高校办公室信息化建设推荐方案

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇高校办公室信息化建设推荐方案范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

【摘 要】在互联网+的新经济形态下，高质量、高效率的信息化系统根植于高校办公室同样会提升高校的创新力和生产力。本文在调研各大高校信息化建设经验基础之上，在资源整合的视角下，打破原有的、陈旧低效的办公室服务体系，与时俱进地利用信息化这一有效手段结合完善各项规章制度，规划了一个科学而又合理的高校办公室信息化建设推荐方案，以便更好的服务学校师生和办公室工作。

【关键词】高校办公室；信息化建设；资源整合

【Abstract】Thanks to new economic form of Internet +， information system of high quality and high efficiency in the office of the university will also enhance the University’s innovation and productivity. Based on the investigation of information construction in Universities and under the perspective of resource integration， this paper breaks the old and inefficient office service system and improves the rules and regulations using the effective means of information keeping pace with the time， and plan a scientific and reasonable proposal for the construction of information in universities in order to service to school teachers and students and office work.

【Key words】University office； Information construction； Resource integration

1 高校办公室信息化建设现状

高校办公室是综合性职能部门和办事机构，其主要特点在于其综合性职能，往往作为牵头部门统筹协调各有关部门，是高校“综合协调的核心部门”；管理和服务职能也是高校办公室的基本职能，例如，学校重要会议或活动的组织及安排、学校行政公文和印签印章的运行管理、学校的外联接待工作等，都是高校办公室的常见工作[1]。

高校办公室的工作繁重错综复杂，办公室工作人员要想在多部门之间做好协同在多任务之间做好有条理的切换实非易事，高效率高质量的需求需要把信息化提上日程，但是当前高校的信息化程度怎么样呢？据调研分析，存在如下问题有待改善：

1.1 缺乏对信息化建设重要性的足够认识

信息化建设对于强化高校办公室的协调、服务和管理职能具有重要的支撑作用，不仅体现在效率的提高、成本的节约上，更重要的是通过信息化建设可以推动信息的科学化管理，促进信息处理流程的革新。目前，互联网、大数据技术的应用带来的不仅是技术的革新，也带来了管理思想的变革，高校办公室必须开拓信息视野不断提升办公室的整体工作水平。

信息化程度已经成为衡量高校办公室管理水平和综合实力的重要指标。顺应信息化发展潮流，加强高校办公室信息化建设，是提升高校教育整体水平的必然要求，也是实现高等教育现代化目标的应有之意，高校领导层、管理部门、办公室行政人员都有必要强化信息化认识以迎接信息化挑战。然而在现实中，高校部分领导尚未认识到信息技术在科学管理、民主决策等方面的作用，认为信息技术只是处理日常业务的工具，不愿加大对网络设备、办公系统等建设的投入，使信息化建设难以得到应有的重视。

1.2 缺乏统一指导和总体规划

目前各高校基本都成立了网络中心以及一些相对独立的应用系统，但由于缺少统一应用平台，信息孤岛现象日益严重；校内各部门的管理信息系统和数据资源类型各异、来源不一，导致大多数可共享的数据重复录入、可重用的系统重复开发。究其原因，主要是在信息化建设的过程中，由于没有制定信息化建设的总体规划，建设缺乏总体目标性，各高校对信息化的认识还停留在项目性的工作层面，这不利于信息化建设的长期开展和推进。

1.3 缺乏对信息化软件建设的投入

某些高校在信息化建设上急功近利，能够在短时间即见成效的硬件设施建设上大力投入，而在费时又费钱的信息资源建设上投入力度严重不足。不少高校在信息化时都是铺路、建网、购买机器，对于软件的应用效果、应用频率、应用普及情况关注较少。之所以出现这种状况，是因为目前高校对信息化建设的目标认识不清，盲目的追求数量上的成果，以此作为衡量学校信息化建设成果的指标，而忽视了信息资源在办公室日常工作管理中的重要作用，没有切实从使用的角度出发，造成了资源的浪费。

2 高校办公室信息化建设的建议及对策

2.1 完善制度建设和信息化总体规划

高校办公室需要建立健全办公室的信息报送制度、收发文制度等，通过系统建立紧密、协调、可靠、简单的管理机制；将具体工作落实到人，使办公室人员能随时查看自己当前的各项任务，以便合理安排工作时间，做到查有所依；有效协调部门内外的沟通，加快信息的流通，实现高效、协同工作。在加快信息化建设的同时，实行长效管理，从而更好的从制度上规范本部门信息化建设，逐步完善办公室信息化工作体系[2]。

高校在办公室信息化建设中要充分重视总体规划，并且在做总体规划时要做到：

管理人员和信息化支持部门同时参与。这样才能保证与学校信息化现状的衔接，保证规划的可实施性；还需要有资深的本校或者专业公司的信息化专家参与，以便保证规划与IT技术发展的统一。

因地制宜逐步落实。要了解学校信息化能够投入的人力和物力情况，根据实际投入来定规划，而不能做成太过理想不能实施的规划；规划既要有宏观的方针、策略，也要有细致的实施计划，单纯粗线条的规划很难落地实施。

2.2 强化信息资源建设的科学性和合理性

信息资源建设要注重科学化和合理性，要走引进与自主建设相结合的道路。除引进网络上一些高水平、高质量的资源和企业的信息化产品外，主要是自主制作和二次开发，这主要是由计算机专业的教师和研究生来完成，他们经过教育技术理论与技术培训，掌握计算机操作技能，再结合丰富的学科教学经验，可以完成信息资源建设的主体需求。

将分散在各部门的信息汇集起来，通过梳理进行分类存储，并进行知识的汇集和整理，最大程度的解决互不兼容的分离状态，进而打通使用，形成一个系统化的集成数据库。如系统中涉及一些公务资源和公共服务的，如统一身份认证等，要开放一些服务接口或者统一建设，避免重复开发和资源浪费。

2.3 强化信息化人才队伍建设

要充分利用分散在各部门的信息化人才形成合力，用于信息化建设及相关工作人员的技术培训。充分利用高校的技术优势、使计算机专业的优秀人才有理论结合实践的机会和用武之地，使其加入到培训专家队伍中来，提高办公室工作人员的信息获取能力、信息处理能力和服务能力。

增强办公室人员综合素质，提升信息系统分析能力，充分发挥现有信息化系统的作用。办公室人员要增强自身的信息意识，在实际工作中增强对信息的洞察力和反应力；高校办公室应加强对行政人员的信息业务培训，掌握最先进的信息工作方法和大数据软件的应用，切实增强信息搜集、筛选、加工、传送、反馈等能力。

3 高校办公室信息化建设推荐方案

3.1 建设原则和总体目标

信息化建设应本着“统一规划、软硬并重、逐步实施、重点突破、与时俱进”的建设原则。在统一规划的前提下，由办公室主任为主导，统一办公室相关员工对办公室信息化的思想认识和研发建设。

办公室信息化建设，首先应按照轻重缓急逐步开发并应用起来，在研发过程中重视系统的实用性，同时注重收集测试人员及用户反馈的问题以免脱离实际需求浪费人力、物力甚至财力。办公室信息化建设的总体目标是：利用现代信息技术将高校办公室工作相关的工作流程、管理、服务等整合到一个数字网络空间环境下，从而达到提高高校办公室员工的工作效率和管理水平的目的。办公室信息化的体系结构如图1所示，图中所示的各个设施及系统，在某些高校若已经存在则需要沟通交互接口直接利用起来以免重复建设，若不存在则需要重新建设。高校办公室需要与人事、教务、档案系统等部门技术人员协调相关系统的完成情况及整合办法，信息化建设的物理展现最终表现为门户网站及APP，用户看到的是一个集办公流程、管理及服务的虚拟化高校办公室。

图1 办公室信息化的体系结构

3.2 信息化分阶段推荐方案

3.2.1 办公室信息化建设初级工程

办公室信息化建设的初级工程，使有线及无线网络覆盖整个办公区域、教学区及宿舍区，提高基本网络服务的带宽承载能力、大数据存储及访问能力、单点登录支持能力，加强网络应用支持系统的开发和应用，开发或者利用现有的办公自动化系统、学生管理系统及相应数据接口，实现办公室收发文的电子化和网络化。对于信息服务系统，开发高校信息交换的公共平台，使高校的信息实现自动化。在初级工程中，在办公室统一规划的指导与网络中心的协调下，使网络线路到达所有的办公室、实验室、研究室，充分挖掘相关单位内部的信息资源，建立单位内部的综合管理自动化系统，为单位内部的信息化建设制定长远规划和详细的实施步骤，为各个二级单位的“信息化”奠定良好基础。

3.2.2 办公室信息化建设中级工程

办公室信息化建设的中级工程，整合现有的或者开发各种管理信息系统，包括人事、财务、教务、资产管理系统等，使这些管理系统能服务于办公室信息化平台，并提供校园内部的查询、统计等功能，同时开发办公室的发文收文系统并应用“公开金钥基础建设”机制（PKI），它能够提供相当安全及可信赖的数字签章与认证机制，我国不少高校办公室已经采用了“自然人凭证”IC卡作为新一代文件系统身份认证及线上签核的依据[3]。PKI相关“安控平台”管理系统信息中心也在不同高校中获得了很好的建设。在中级工程中，办公室相关的部门应在学校综合管理自动化系统的支持下，开发自己单位内部的管理系统并与办公室的管理系统融为一体，提供校内甚至校外网络用户的信息查询能力。在开发和应用过程中，应该注重实用和适用，这样才能将本单位的各种信息资源利用起来，为不断完善这些管理系统打下良好根基。

3.2.3 办公室信息化建设高级工程

办公室信息化建设的高级工程，不满足于上阶段的数据的信息查询和统计，而要从师生员工的数据及使用过程中发现有价值的信息，并逐步利用这些信息进行学校决策支持系统的开发，比如挖掘学生的问答需求形成知识管理系统，挖掘学生的课程需求以引导课程设置、挖掘学生对课程对教师的反馈信息以决策对任课教师的合理配置等等，此外，还需要提供全校范围内的高性能计算服务，提供数据的多维分析及统计报表展现服务，使办公室工作人员能从多个角度多种报表形式了解高校数据，对于高校领导的决策及工作部署也能起到重要的引导作用。办公室相关的单位应配合学校办公室的整体建设，搜集并共享相关的数据资源。办公室信息化建设高级工程完成以后，高校办公室的信息化面貌将会得到根本改善，与高校办公室工作相关的师生员工以及校领导都将收获愉悦的信息化的高质量高效率体验。

4 结束语

互联网给经济社会带来的冲击和积极推动作用有目共睹，信息化在高校办公室管理中的地位、作用也日益突显，大数据技术的发展为高校的信息化建设也提供了强有力的技术保障和支持。高校办公室的信息化建设工作更应该与时俱进推向新的高度，我们应该用发展的眼光创新、高效地开展工作，不断利用和升华信息化工作成果，使得工作能够更加高效、有序、规范的进行，更好地为学校和办公室的发展服务、为信息化工作增光添彩。

【参考文献】

[1]宋清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化[J].江苏高教，2010，（3）.

[2]林芸.浅谈高校办公室信息化管理的现状与改进[J].办公室业务，2012，（23）.

[3]王潇.浅析高校办公室信息化建设的问题及对策[J].中国科技纵横，2013，（11）.