档案网络管理在欧美

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【 正 文】

在网络环境下，档案信息的生产、传输、使用超越了国界，其便捷、高效，得以在世界范围内实现档案信息的共享。数字化档案馆的根本特征是数字化和网络化，从而构建了一种档案信息资源环境，这个环境的构建是以利用者的需求和方便作为创建档案信息资源环境的根本出发点，其宗旨是为利用者快速、准确、全面地提供所需信息。利用者可以通过自助行为实现与档案信息资源的互动。而众多档案馆的互联将构成一个信息量巨大、服务功能强大的档案信息资源网络。

档案网站是网上档案信息的聚焦点和辐射源，就上网内容而言，一般应包括政务公开、档案指南、档案查询、业务咨询、史料开发等类信息。包括公布有关档案法律、政府规章及业务规范性文件，公告政务公开项目，明示文件规定、办事程序、联系方法和投诉渠道；还可及时编发社会性较强的档案工作信息。档案指南类登载的是档案全宗指南、部分珍贵档案全文和档案专题概要。档案查询类提供档案目录数据库，由网民直接检索馆藏全部开放档案目录，浏览部分档案全文，开展有关档案管理和档案查询的指导工作，受理远程委托查档业务，举办网上展览，尽可能满足社会各个层次多方面的需要，尤其是大众化需求，以发挥档案网上服务的社会作用，提供丰富多彩的档案资料信息。档案网站是档案馆室在互联的公共信息网络上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。档案站点建设是档案馆室面向网络世界的窗口。

在虚拟技术背景下，美国的档案工作者提出了一个崭新的概念——“虚拟档案馆”，即建立在档案存储数字化和通讯网络化技术上的“档案馆”。该档案馆可做到档案馆管理无实体（纸质档案），查阅利用不进馆，全世界上网档案资源连成一体。可以说，虚拟技术的应用是档案管理的飞跃。SAA（美国档案工作者协会）网站主要为档案界交流提供综合性、政策性、学术性、导向性信息，主要为档案工作者、档案学者提供工作参考、学术交流、管理信息共享的平台。

欧美国家一般都建有国家档案馆、中央档案馆网站，以丰富的国家级档案馆藏资源为依托，同时领导行政、学术方面的权威报告，每年更新主题词条、政策、法规、业务指导等。它们面向广泛的档案工作者、研究人员、学者及一般公众。从若干欧美国家档案馆的馆藏和利用的情况可以看出，有关人生、家世、家庭、家族的档案，以及个人学历和履历、业绩和财产、城市历史的人物与事件、地方历史风貌和土著（原居民）历史、人间重大事件（如世界战争对一国的影响后果）等方面的档案是大众最常利用的。澳大利亚档案工作者协会在描述档案工作者的工作任务时陈述到：“我们应致力于保护那些具有行政的、商业的、文化的及学术活动的权威性价值的文件被记录、保存及提供利用。档案工作者的工作对确保组织的有效性、可靠性以及通过整理和保留个人的、组织的、社会的记忆来帮助人们了解澳大利亚的生活都是十分重要的。”档案网站在建设过程中始终注意面向包括档案工作者、档案学者、政府、政策制定者、历史学家、人文学者等研究人员和一般公众在内的服务对象，根据不同用户的个性需求，不断丰富信息资源，提供方便的检索方式，不断提高服务水平。

随着欧美各国档案专家对档案服务与互联网络关系认识的深入，越来越多的档案馆在国际互联网上建立了自己的网站，迄今为止，已有2000多个档案馆开通了自己的主页。

美国档案与文件署网站：简称NARA网站，其网址为：HTTP://WWW.NARA.GOV.NARA是美国联邦国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关，1949年由国家档案馆改组而成。改组后，国家档案馆成为该署的一个组成部分。该网站维护比较及时，主页更新周期最短，大约每10天进行一次。更新后的页面，不仅保留了前几期的最新内容供检索，还会刊登出最新馆藏信息及公众通知。该网站内容含量丰富。美国档案与文件署设有：国家档案馆司、行政管理司、联邦文件中心司、联邦登录处、文件管理司、总统图书馆司等。浏览者可以通过联机方式阅读其丰富多彩的内容，只需简单的点击，就可跨越美国3个世纪的历史，涵盖美国联邦机构工作和档案馆工作的方方面面，包括与档案相关的法律法规、行业规章、NARA的发展战略、总统手迹等。更值得推荐的是网站的展览大厅，存放着美国珍贵的历史文件，每隔一定时间，都会予以更新。NARA网站在注重档案内容的同时，还兼顾了档案管理、保管与服务的一些相关信息，如总部及各分馆和文件中心的开放时间、最新动态、展览、培训、讲座等，检索方式便捷。NARA在主菜单中设计了检索标签，提供“检索NARA网页”与“搜索NARA网站数据库”两种方式。美国政府专门成立了保护与存取委员会(CPA)。

CPA是美国图书馆资源委员会的团体会员，它的信息保护与存取研究受到某些基金会的支持，其研究活动受到大专院校、档案馆、图书馆、出版部门及有关协会与组织的支持。它的目标和任务是扶持与发展图书馆、档案馆等机构的合作，以保证各种形式的信息能得以保护。CPA在英特网上有一个网页，专门介绍CPA的出版物。在网页的出版物一栏，可以浏览CPA的《通讯与交流》、《新闻文札》与《报告》。《通讯与交流》是对用户进行保护信息的 教育，《新闻文札》是公布CPA的重要活动。在《报告》这一栏可以查阅到信息保护、电子存贮、非纸质文件保护及对国家信息网络的评价。这些研究报告有的可以免费浏览其全文与摘要，有的是以网络收费的形式有偿提供信息服务的。

加拿大国家档案馆网站：简称NA(NATIONAL ARCHIVE OF CANDA)网站，网址为：HTTP://WWW.ARCHIVES.CA。加拿大国家档案馆是加拿大唯一一个中央级的联邦国家档案馆，成立于1872年，由于历史原因，加拿大的档案采用英、法两种语言文字，因此NA的网站也使用两种文字版本。该网站在关于NA中说：“政府历史档案包括60多公里的文本、地图、照片，19000公里的缩微胶卷，2000多公里的数据卷宗，它们记录了加拿大从18世纪至现在的各方面历史。”它还和加拿大省和地区档案馆、国际档案理事会、加拿大网上档案资源、加拿大国家图书馆进行了热点链接。“在线研究工具——档案网”可以帮助用户从加拿大国家档案馆的各种数据库及自动系统中查找到大量信息。按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”，“邮政档案”、“战争档案”等。“公众服务”栏里，浏览者可进行家谱研究、军事档案和其他历史题材的档案发掘，这里还注明了来访、咨询、复制、借阅及有关法律、限制等信息。“政府服务”栏里提供了政府关于档案保管与利用的措施。“出版物”栏里刊登了国内最新的档案图书、《档案工作者》等期刊出版的情况，极大地方便了国内外的档案研究者。“展览”栏里展示加拿大档案珍藏。该网站较有特色的是保护信息网络数据库(CIN)，CIN它可经由加拿大文化遗产数据库(CHIN)得到，是国际互联网上可免费浏览的保护信息资源。它的职能是便于用户检索有关文献、档案、文物保护与修复方面的资料。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。CIN的信息资源来自以下几个部门：加拿大保护协会、加拿大保护分析实验室、国际文化遗产保护与修复中心、国际博物馆理事会及国际遗址理事会。该数据库的大多数文献是以英文撰写的，主题关键词以英、法两种文字标出，文章标题保留出版物的原始文种，并附有英文译意。其中有：保护信息目录数据库(BCIN)：BCIN是保护信息网CIN的目录数据库，共收入16万条保护技术方面的目录与引文，它们包括：保护技术报告、保护记录汇编、论文、著作、视听资料、未出版的资料，从世界各地网络上收集到的最新信息等大量有参考价值的保护技术文献。信息服务智能化，从而能够提供强有力的新技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，更好地利用档案信息资源。保护用品数据库(MCIN)：MCIN是保护信息网络CIN的保护用品数据库，它含有1000多种用于保护档案、文献的商业产品以及这些产品的技术数据、使用经验等。厂商数据库(ACIN)：ACIN是保护信息网络CIN的厂商数据库，它含有全球范围内700多个制造保护用品销售商信息、224个零售商、43个批发商及217个可提供400多种以上保护商品的供应厂商信息。此外，还以表格形式列出保护用品及与40多个国家的保护技术厂商联系的信息及电子邮件信箱。

澳大利亚档案馆网站：简称NAA网站，网址为：HTTP://WWW.NAA.GOV.AU/。“馆藏特色”栏里介绍了内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府与各部门档案以及总督总理部长的材料。时间跨度从“1901年澳大利亚联邦成立时”开始，还包括一些“19世纪殖民地档案”。在“法律与管理支持”栏里，分别从控制与检索、处置、保护、贮存、保管、利用、电子文件、收费等方面详细阐明了澳大利亚的档案法律法规以及NAA的档案管理制度，还介绍了各州和地区档案馆、专业协会、其他专业档案馆等资料。PADI是保护数字信息存取工作组的英文缩写。它是1993年12月由澳大利亚档案馆、澳大利亚图书服务信息委员会、澳大利亚国家保护办公室与澳大利亚电影录音档案馆共同组建的特别工作组，用以指导电子格式的文件、资料的保护与管理。现今，PADI除以上主要成员外，还吸收了数学与信息学会、通讯技术部及澳大利亚国家博物馆参加。PADI的目标与任务是为澳大利亚的数字信息和非数字信息的存取提供最大程度的保护，保护国家数字信息的调研，制定信息存取与保护的原则、策略等。PADI在国际互联网上有一个网页，在此公布PADI的研究成果（全文数据库）、提供数字信息保护与存取方面的最新信息、论文、研究报告，与保护有关的书目提要、情况研究、有关政策与策略及即将召开的学术会议。在该网页上还链接有数字信息保护与存取的其他数据库的网址。PADI在网页上留有该特别工作组的电子邮件信箱，可以在浏览文献过程中随时与PADI进行学术交流。

欧洲档案信息一体化网络形成及发展：1998年英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划及15条具体的建议。该计划的实施，由英国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站，提供英联合王国的档案目录，并链接到所属的全部网站。其中，英格兰档案网络与苏格兰、威尔士及高教系统等的档案子网络共同构成了全英联合王国的一体化档案网络。通过该网络全国各种档案机构所提供的档案目录信息都能展示给用户。欧盟档案界开展了跨国界的协作，并将其作为专业发展的新方法，共同为欧盟档案一体化网络（简称EUAN）的建立而努力。EUAN计划是由欧洲档案委员会提出并资助的，它本身是欧洲“信息2000年计划”的一个组成部分，目前已有多名成员加入了该网络，包括：瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网络、意大利国家档案馆网络和世界社会历史学会网络等。其中，以瑞典国家档案馆网站为总网管。创建一体化的档案网络比各档案部门分散上网更易实现档案系统整体优势的最佳化，从而充分发挥其潜在价值。

英国的网络档案馆计划及欧盟的EUAN计划都采取了联机目录方式来进行档案信息一体化网络的组织与实现，即国家档案馆作为全国档案联机目录中心，根据标准的著录规则和数据交换格式，对入网档案馆和文献信息机构提供的档案信息进行统一编目，通过网络将档案目录数据进行实时传送和交换，形成逻辑上的目录库，并按地区、类型或载体对这些目录进行组织，供网上所有用户查询使用。

英国公共档案馆网站：简称PRO网站，网址为HT TP//:WWW.PRO.GOV.UK。在“关于”栏里提供公共档案馆与家谱文件中心的具体信息以及新闻事件，为有兴趣研究家族历史的浏览者提供所需信息。“文件管理”栏为形成档案的国家服务部门专设，包括详细的电子档案管理研究的最新理论和众多建议指导。“教育”栏为档案利用者提供详细的服务，包括为教师提供资料，为9-14岁的中小学生提供交互式学习组。“保管”栏包括保管服务部门的当前信息和档案材料的一些普遍保管原则。“档案馆”栏是为档案和文件管理职业设置的，提供全世界成千上万的档案馆网地址链接。完整的公共档案在线目录已于2001年底推出，还提供中央政府档案的简易目录，最利于档案意识与社会的融合。其较有特色的是保护与存取欧洲委员会(ECPA)，1994年，一群学者、图书馆与档案馆出于对脆化的文件与书籍的关心而组建了该协会。ECPA的目标是提高公众对文件保护的意识，特别是学者这一重要用户群：ECPA希望成为档案馆、图书馆与学者间讨论保护问题的欧洲平台。ECPA成员来自五类：高级学者、大专院校、档案馆、图书馆及出版界，都是欧洲著名的专家学者，他们关心文件的保护与存取，通过交流信息与国家间的合作以促进欧洲的保护工作。ECPA秘书部的电子邮件信箱：ecpa@bureau.knaw.nL。可以以任何文字（包括中文）向它发送电子邮件，ECPA会用最快的速度回答用户的请求，通过ECPA的网页可以开展多种学术交流。该网站的主要任务：(1)传递专业信息。收集、记录与传播有关信息存取与保护方面的专业信息；通过各种形式，传统的或是电子方式传递专业信息，并沟通与有关专业机关的联系。(2)开展咨询与合作。在促进存取与保护方法的改进上，加强专家们的合作；帮助收藏部门避免在信息的存取与保护上发生明显的决策失误。(3)组织学术讨论会，交换思想与培训。举办全国与国际性的学术会议，广泛交换专业经验，创设一些课程并制定培训课程的软件包。(4)研究与开发。研究与开发信息保护与存取的新方法。