关于档案信息数字化建设的思索

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摘 要：档案信息数字化是21世纪信息时代的必然趋势，正确认识档案数字化的社会基础，做好档案信息建设的各项准备工作，转变思想认识，对促进档案信息数字化建设进程具有重大意义。

关键词：数字化 档案 思索

随着科学技术的进步，信息化时代的来临，传统的档案管理模式遇到了严峻的挑战，数字化档案必将成为今后档案存在的主要形式之一。档案数字化，是指利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、磁带、光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本的过程。其基本的原则是使档案信息资源得到共享并能准确、方便、快捷地提供利用，以满足社会的需求。

一、档案数字化是获取档案信息最为有效的途径

档案数字化的产生是档案保管、开发利用在21世纪信息数字化的产物，他的成长的过程是以计算机技术发展、计算机网络技术的广泛应用为前提，更是为适应数字时代获取档案信息最为有效的途径。

1.档案信息数字化是档案现代化管理的一次实质性突破

档案数字化是档案工作依靠现代科学技术，通过逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，推动社会经济进步和人们生活方式的改变，逐步从封闭的、以档案实体管理为主的档案管理方式向开放的、以信息管理数字化模式转变。这种转变，将极大推动档案事业的现代化的管理，实现档案信息资源共享，实现档案事业与社会更紧密的结合。

2.档案数字化是国家信息化中的重要组成部分

档案事业的发展在社会生活中的地位决定了档案信息数字化将伴随着国家、社会、时代的信息建设发展而不断进步与创新。由于档案本身的特殊性，即档案的政治性、历史性、文化性，以及档案在社会生活中的社会责任和角色，使得档案信息必然成为国家信息资源中不可或缺的重要组成部分，同时也决定了档案信息数字化在是会信息资源共享中的开发利用、满足社会利用需求方面，与国家其他的信息化、数字化领域相比较更要在管理规范、制定标准、技术条件、经费投入等方面做好管理工作。

3.档案的信息数字化是一项服务社会的高科技工程

数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，运用计算机网络技术向社会和公众提供快速有效的服务，使得社会资源通过信息的数字化实现了共享，因而凸现出档案信息数字化是一项跨部门、跨行业的具有高科技知识含量的大文化工程。为此，档案信息数字化建设和实现必须依靠全社会的支持、关注，理应得到各级政府的经费投入与保障。

4.档案信息数字化要有严格的标准、统一的规范

实现档案信息数字化，使之达到社会资源的有效、及时共享，其目标实现的基础必须首先完成档案信息数字化技术指标标准化、规范化，借鉴数字图书馆信息数字化的实践经验和规律，制订出符合档案信息数字化方法、数字化信息利用的技术标准和规范，最终保证档案信息数字化的资源能够有效、充分发挥其作用。

二、社会的信息化是档案数字化建设发展的基础

档案数字化建设是一项关系档案事业能否稳定、持续、健康发展的战略决策，在档案期建设中作用日益凸显。

档案作为记录历史发展的真实凭证，在人类社会几千年的发展历史中，档案载体已几经变迁，由石刻、青铜铭文、铁卷、丝绸、布、竹筒、木牍、纸、直至演变为现在的数字形式，档案载体的每一次变更不仅成为社会发展的具体表示，也是档案工作实现跨越发展的推动力量。进入信息化社会后，计算机使用率日益普及，电子数据存储、网络通讯技术不断推陈出新，依托计算机技术管理、存储、各类数字信息资源已成为前社会普遍使用的一种手段。在这样一个大环境中，档案数字信息资源管理工作应运而生，各级档案部门围绕档案数字化建设正在酝酿和进行着一场关系档案工作稳定、持续、健康发展的重大变革。

当前在社会的各个行业和各项工作中，数字化的档案信息以其便于管理，查找便捷的用电而成为广大人民群众所喜闻乐见、乐于的一种方式，其生命力和发展的后劲将是传统档案所无法比拟的，新时期的档案工作只有顺应了这一历史的变化，把人民群众所乐于接受的方式进一步发扬光大，整个档案事业才更具发展前景。因此我们必须在整个档案工作中把档案数字化建设作为推动各项档案基础工作的切入点，这样才能保证档案事业的稳定、持续、健康发展。

三、做好档案数字化建设的几项准备工作

1.做好思想转变准备工作，树立现代化管理意识

要破除“重设备购置、轻服务研究”等做法，树立开放意识和创新意识，逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心模式过渡。使档案工作有利于档案信息的利用，服务于社会建设和发展，变被动服务为“面向社会、多方联系”的主动服务，拓宽服务渠道，改善服务功能，积极主动地为利用者提供方便、快捷的超越时空限制的信息服务。

2.做好技术标准准备工作，确保档案管理数字化建设进程

随着新型载体档案的广泛出现，建立完善档案管理业务标准已经刻不容缓，如统计标准、著录标准、标引规则标准、计算机数据库设置标准、新型档案信息载体格式与转换标准、计算机硬件设备标准等。

3.做好数据库建设准备工作，夯实档案数字化建设基础

在数字化档案管理系统构建中，数据库建设显得尤为重要。它要求每一个档案工作部门必须做到以下几点：一是制定著录规则和细则；二是掌握标引工具并熟悉档案；三是对获得的数据进行多次审校等。在搞好传统载体档案数据库建设的同时，加强对电子档案的管理，一方面有计划有步骤地对重要、珍贵、易损、利用频率高的纸质档案进行数字化著录标引；另一方面根据上级业务部门的要求，开发规范、统一的档案管理软件，并加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。

4.做好信息资源开发准备工作，实现档案信息资源共享

按照安全、科学和适用的原则，分步骤建立完善的内部局域网，积极参与政府上网工程，积极稳妥地建立与国际互联网相连接的档案信息网站，通过方便快捷的档案信息网络实现档案信息资源共享。密切档案部门之间以及档案部门与社会的联系，使档案网站成为宣传档案工作、服务社会的重要窗口。

参考文献：

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