浅谈电线制造企业存货的内部控制建设

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【摘要】本文以COSO企业风险管理框架为基础，探讨电线制造企业加强存货内部控制建设的具体做法，以期抛砖引玉。

【关键词】制造企业 存货 内部控制

电线制造企业的存货既有其他制造企业的共性，又有微利的特点，所以对存货的管控尤为重要。基于此，本文以COSO企业风险管理框架为基础，思考了企业存货的内部控制建设。

一、电线制造企业存货的特点

电线制造行业是个“料重工轻”的行业，企业的原材料中铜丝占了成本中的60%～70%，耗用资源量大。首先铜丝需求频繁且多，向本地的供应商采购，货到付款期短，加上铜价波动较大，加大了资金需求量和成本控制难度。由于电线生产设备并非精密设备，在生产过程中容易产生废品，原材料和成品保质期短易老化，而且，电线制造企业为订单式生产，产品规格繁多，每种产品需要按客户的要求生产，一旦形成成品库存，就很难消化。由于存货价值占营运资金的60%以上，而且存货在生产流通过程中涉及到的部门众多，因此笔者选择存货作为内部控制建设试点。

二、存货的内部控制具体做法

根据董事会与领导层的风险管理理念和对存货风险的重视程度，通过权力和职责分配（如部门架构与流程设置）改善内部环境，以提升员工胜任能力和道德诚信。

（一）目标设定

1.保证存货的取得合理。业务订单是存货取得的关键，目标确定后，业务的下单由技术、采购、生产部门签字确认，并与客户进行二次确认，避免下错单造成积压的情况；同样采购购入的原材料须符合客户和生产制造的要求。不合理的存货将造成存货积压，增加保管成本。

2.提高存货周转速度，降低存货成本。电线制造企业属于传统的电器配套行业，技术含量和利润率均不高，一些知名客户如松下、博世都要求销售价格在未来一两年内下降2%～5%。这就要求存货成本至少以同等比例降低，来维持订单和利润。为提高高价值的原材料和成品的周转速度以及避免材料和成品过期报废，存货周转天数的目标值定为20天。

3.保证存货安全完整。存货安全是投资者、债权人和其他利益相关者普遍关注的重大问题，是企业可持续发展的物质基础。建立良好的存货内部控制，为资产安全乃至企业发展战略的实现提供了扎实的制度保障（张群，2007）。

（二）事件识别

1.管理问题造成存货的短缺和积压。不合适的仓管员不熟悉该行业的材料产品特性，或缺乏对存货的管控意识；对各种存货没有制定相应的经济订货量，BOM表转化不精细，造成存货短缺；或是由于客户取消订单，员工差错等原因，造成的材料或成品未及时消化，形成积压。这些均属于人为失误。

2.存货的损失。笔者的企业曾在创立初期因安保措施不到位，造成价值约二十万元的铜丝被盗。同样，生产过程中的额外损耗与成品报废也会增加成本。

3.铜价波动对存货成本的影响。铜价波动是对电线制造企业存货影响的一大外部风险。铜价易受国内外经济、，金融政策的影响而大起大落造成成本波动。而以销定产的生产特点决定了定单中销售单价的确定是建立在铜价的基础上，铜价波动导致定单中标准成本与标准利润难以准确预测，这就需要找到应对铜价波动风险的方法。

（三）风险评估

1.风险分析。适宜定性分析的存货风险来源包括：不相容职务兼容、各部门职责权限不分、企业流程漏洞、员工舞弊、信息传递不畅、奖惩机制欠缺。适宜定量分析的风险来源包括：各种存货的库龄、存货周转率、车间废品率、环比存货下降率、平均销售成本下降率、存货跌价损失、存货非正常损失。

对于适宜定性分析的风险来源，有可能涉及到法律风险，我们运用的方法是请法律事务所对涉及存货的各部门以问答的方式对上述定性分析的风险来源进行评分，从而得出存货的风险评估报告。对于报告中提及的问题及改进建议，重新完善制度及流程，专人对改进情况进行跟踪记录。对于适宜定量分析的风险来源，专人提供以上存货指标及分析报告。

2.确定风险承受度。存货风险范围包括采购材料时的价格、数量风险；存货流通与保管中的损失风险。我们将采购材料的价格、数量对存货成本的影响控制在产值的0.15%以内，废品率控制在0.3%以内，其他控制在0.05%以内。因此除舞弊风险之外的其他风险的承受度为年产值的0.5%。而舞弊风险无论金额大小均属不可承受风险。

（四）风险应对

1.实时观注铜价波动，购买期货规避铜价风险。面对铜价波动，采购部和销售部实时关注铜价波动。且一改以往与铜丝供应商锁铜的方法，选用套期保值的方法。套期保值在锁铜期限和资金占用方面更具优势。客户对选择哪个时点或时期的铜价为基础，确定销售单价各不相同。国内客户通常按前期1～3个月的平均铜价确定售价，国外客户通常按下单时的铜价行情确定售价。因此针对某些客户的订单，在市场对铜价看涨的情况下，结合流动资金情况，购买相应数量的铜期货以达到锁铜保值。例如，某客户定单中需采购80吨铜丝，交期为三个半月，下单时铜价行情为5.8万元/吨，假定未来铜价看涨，因此买入铜期货16手（5T/手），保证金支付69.6万元，（保证金通常为15%），等到三个月左右，采购该订单现货铜丝用于生产时，铜价涨到6万元/吨，这时期货平仓，现货购入，用期货市场上的盈利弥补现货市场的损失，并相应制定了期货交易流程和安全操作规范。

2.做好员工管理工作和完善企业措施，降低存货风险。对仓管员和其他各部门重要岗位人员，人事部门遵循德才兼备，以德为先的原则来选聘员工。员工上岗前做好相应的岗前培训与考核，使之对从事的工作有一定的认识；采取培训和老员工带新员工的办法，使之提高工作能力、管理能力。做好企业的安保措施，包括在厂区各关键位置、死角安装摄像头。此外，购买同等金额的存货财产保险，以使存货在万一发生损失的情况下尽可能得到赔偿。

（五）控制活动

1.流程控制。采购部必须会同品质部、技术部、财务部定期审查现有供应商的资质和对潜在供应商就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查，签订新合同，经总经理签字，财务部留档；采购部严格遵循生产申购计划制作采购计划，跟进采购流程，对于质量不合格的材料及时通知供应商退货；品质部严格按照材料确认书的要求进行抽检或全检验收；生产部根据业务订单制定精确的BOM表，严格依此编写申领单向仓库申领材料。生产领料由生产副总审批签字，异常领料须由总经理审批签字。仓库的职责较为重要，材料入库时根据采购计划单、供应商的送货单、品质的验收单，编制相应的入库单，将材料清点数量放至规定的仓位；按计划的入库交期收料，以避免某些供应商提前供货占用仓位；设置各种材料的经济定货点，关注ERP中的材料数据，及时通知采购部材料的短缺与超量；仓库入库采用批号入库的方法，通常用采购日期+物料代码+供应商（客户）标识的编制方法，专料专用；根据财务部审核的销售部发货通知，开具送货单备货发货。

2.预算控制。年底，财务部会同各部门编制次年全面预算。涉及存货的预算报表包括：生产预算、材料预算、人工预算、制造费用预算、产品成本预算等，其执行情况需进行考核，将实际数与预算数、上年数差额对比和指标对比情况根据权重计算综合得分，作为奖惩依据。

3.会计控制。会计机构中涉及存货管控的设置包括：外派仓库会计，生产统计会计。将仓库和生产部门开具的单据输入ERP，登记台账；财务部的成本会计对输入人员进行直接领导，并对相关数据审核、监控，发现问题及时询问、修正。重大问题，即时向总经理汇报。及时分析存货库龄，每月从ERP中获取各明细存货的库龄分析表，对于库龄3个月及以上未有业务发生的存货，出具《呆滞存货报告》。该报告包括形成呆滞库存原因、相关部门责任及处理意见。经审批后尽早处理变现，并将该责任纳入绩效考核体系。

（六）信息与沟通

1.信息平台的沟通。企业的ERP中的有关存货管理的模块包括：销售、采购、生产、仓库、财务。按防范各类风险的需要赋予各部门严格的权限，如防范采购和销售的价格风险；防范采购订单数量多于采购计划数量的风险；防范生产领料数量多于BOM表的数量的风险。利用ERP建立风险模型，结合其报表分析系统实现存货风险的自动警示；各部门从不同角度对ERP进行运营、管理和控制，以获取存货信息，达到内外有效沟通的目的。

2.信息报告制度。每周例会，各部门出具涉及存货的报告：销售部的订单报告；采购部的采购计划报告及供应商分析报告；生产部的生产计划报告；仓库的库存分析报告；财务部的存货综合分析报告。包括定期的周报、月报、年报和不定期的重大事项处理报告，并利用每月存货指标，考核各部门指标完成情况。如采购部门的采购成本下降率，生产部的废品率、返工率，仓库的存货周转率等。

（七）监控

1.盘点制度。重新修订的存货盘点制度，引入了更多部门的参与，如增加生产部参与监督、年终全面盘点时，引入会计师事务所的抽盘，并设置不定期的抽盘，财务部于盘点后编制盘点分析报告，领导层对盘盈亏存货的处理意见进行相应处置。

2.建立反舞弊机制。设立举报邮箱及电话，行政部受理举报；建立举报受理、核查、处理、反馈制度。

参考文献

[1] 赵团结.ERP环境下存货的内部控制要点[J].北京：国际商务财务，2011（2）：71-73.

[2] 张群.试谈供销社系统发展中的内控机制的构建[J].北京：现代商业，2007（11）.