浅谈如何做好城市节水档案管理工作

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随着“节水型社会创建活动”在全国的不断深入开展，各地市的城市节水管理工作越来越完善，随之产生了新一类型档案――城市节水档案。城市节水档案是在城市节水管理工作中形成的各类监管数据、技改方案、处罚案卷、规章规定等多种形式的文件材料。对节水档案规范化、标准化的管理是保证节水工作深入开展的重要依据，是实现水资源可持续利用的坚定基础。鉴于“节水档案”的重要地位，不断有档案工作者对它的管理提出了深入探讨，笔者根据一线管理工作实践，提出一些自己的看法。

一、目前城市节水档案的分类

在现在各地市的“创建节水型城市”活动和实际节水部门的管理工作中，主要产生以下几个方面的档案材料。一是节水报表。在计划用水管理中，要对各用水单位实行定额管理，定量考核，每个用水单位要按月报送用水情况报表，管理单位根据用水报表掌握各单位用水情况，对比用水指标进行定额考核。二是节水技改工程材料。针对各时间段用水情况，对存在浪费用水的单位制定技术改造方案，审批通过后开展技改工程。期间形成的材料，包括节水技改方案报告书、网络图纸、资金预算表等。三是水平衡测试报告书。包括一个单位的基本情况、自来水管网图、各总表分表数据等。四是地下水资源档案。包括每个井位取水许可证，取水量核定表、年检材料等。五是稽查处罚文档。包括每个举报查处案件的立案报告书，现场勘查笔录，行政处罚书等。六是节水课题项目。包括可行性报告、立项书、项目内容、获奖材料等。

二、各类节水档案的管理方式及特点

1.计划用水档案，包括定额档案、用水报表和超计划价加处罚卷。首先按照用水类型分为工业类和生活类，在不同类别下，实行一户一档档案制度，每户档案中包括本单位的年度定额，每月报表处罚记录，这样不但使用水单位的用水有了历史记录，确保了管理的连续性，同时也能清楚地查找到每一单位各个时期的用水管理水平及用水量波动情况。

计划用水档案重要的在于它的完整性，如秦皇岛市目前纳入计划管理的用水单位有500户以上，要保证每一个用户每一个月的报表齐全完整，因为只有保持用水单位档案材料的完整性、一贯性，才能依据它的数据分析出不同时期的用水情况、管理水平，使其在利用过程中帮助用水单位管理人员详尽了解本单位的用水管理情况，使节水管理人员科学公平监管各单位用水浪费数据，使分析人员科学分析出整个各行业用水情况等，所以这个环节的档案管理重在收集、整理，必须保证齐全完整。

2.节水技改档案，包括水平测试报告书和技改项目案卷。水平衡测试报告书比较完整，每年度产生的量不是很大，一般在几十本左右，按照年度---行业类别分类保管。技改项目档案比较零散，因为一个项目从立项到制作方案到审批、完成，经历的时间较长，所以在档案材料归档时要注意它的完整性和时间段的划定，根据不同的情况分析、立卷时间。有的课题比较简单，当年能够完成，立项和完结时间在同一年度，立卷归档时比较容易掌握。有的项目时间跨度比较长，不在同一年内，期间又涉及不同的部门审批、配合，有的有分支项目支持，这样的技术项目立卷归档时要认真分析掌握，既要保证总体案卷的完整性，又要便于各项目案卷的查找利用。

3.水资源管理档案

实施对地下水资源的科学有效管理，防止地下水位沉降造成的重大危害是城市节水工作的一项重点工作，在此期间，主要形成了自备井档案，远程监控管理资料，自备井收费台账，各时间段城市水资源统计分析表格等材料。

自备井档案实行一井一户口的管理方法，每一个自备井档案中包括该井的成井时间、审批材料、井位、井深、核定取水量等。户口档案是井的身份证明，同时也是掌控全市后备水源分布情况的基本材料，它的科学完整决定了这口井是否有合法身份，所以户口档案要有严格的借阅手续，必须保持其安全完整。对于后期产生的产权变更，要注意收集齐全其变更材料，归入户口档案。

远程监控管理资料，随着管理信息化、自动化的不断深入发展，对部分重要位置的自备井，形成了远程监控管理。通过安装在井位上的监控设备，随时传送数据到管理计算机上，这样就形成了实时监控数据，主要包括井的流量、使用时间等。这些数据每天每时都有产生，数量大不便于打印出纸质材料归档。数据是每个井的实际开采情况的真实记录，对于地下水整体环境监测、控制禁采区、防采区的地下水环境状况具有重要的指导意义。数据材料应该归档保存，鉴于它的特殊性，采取电子文档立卷归档方式。

其他还有自备井收费台账，各时间段水资源分析统计报表等材料，按时间流水保存。

4.节水稽查档案

在处理浪费水举报、节水稽查案件过程中形成的文件材料。在这部分归档案卷中有一个重要的形成部分就是水行政处罚案卷。在一个水行政案件接案开始就形成了一系列的文书材料，立案审批表---询问笔录---勘验笔录---行政处罚通知书---陈述笔录---处罚听证书---终结报告---处罚决定书---强制执行申请书等。行政处罚案件案卷是一个独立的案卷类别，一案一卷，有全宗号、目录号、案卷号。它的重要性在于它不仅是水行政执法工作的记录，同时也是提请法律诉讼，申请行政强制执行的法律文件，故对其严谨性有特殊的要求。在管理中我们发现，有的案卷填写不完整，存在随意涂改现象；有的案卷承办人及领导审批签字为机打，案卷归档顺序混乱；有的案卷不完整，没有结案报告；有的案卷归档未制作目录；有的案卷送达书中无当事人签字和盖章等，这些情况要求档案人员对移交归档的行政处罚案卷必须认真审核，不能全盘照收，对细节部分不合要求退回改正，避免在以后提供利用时造成重大损失。

三、进一步加强城市节水档案管理的措施

1.加强节水档案人员整体素质，完善节水档案人才队伍。节水档案人员不仅要有扎实的档案管理知识，还要懂一定的节水管理业务。懂得节水技改工程流程，知道不同阶段产生哪种文档；懂得行政执法处罚程序和水行政执法案卷文书表格的填写要求，这样在收卷审核时才能不疏忽、遗漏各个细节。同时要加强人员培训，更新知识，与时俱进，参加业务知识培训，适应岗位技能要求，参加计算机知识培训，适应电子档案管理需求等。

2.建立完善相应的规章制度，为节水档案管理提供保障。城市节水管理的各个业务管理部门分类清楚，形成的档案材料各不相同，档案管理人员不能按统一的要求去收集，在共性要求的基础上还要看到各部门的个性，这就要求更加详细严谨的制度去保证材料收集的完整性。一是业务部门档案核实制度，各个业务部门对档案工作认识不够，重视程度不到位，只重视本部门的业务成效，忽略文字材料的保存积累，不能按时完整齐全的提交，有些材料又不便于日后补充，所以对归档工作造成困难。详细严格的移交制度是便于档案完整收集的基础。二是节水工程档案有其特殊性，不同阶段的材料形式各异，在工程竣工验收形成的材料相对齐全完整，而档案管理部门往往是不参加工程验收的。一是档案人员不熟悉业务，不能较好地参与其中；二是业务部门没有相应的制度制约，不能主动联系档案部门参加，这就造成失去了齐全完整收集此项档案的最好时机。所以综合节水档案的特点，建立同时验收制度，可以大大促进档案工作的管理力度。三是完善提供利用制度。由于节水部门主要以管理为主，好多用水部门忽视了节水档案的服务作用。城市节水档案记载着每一用水户的多年用水情况、管理情况，厂内改造情况，这些对企业（部门）的节水管理、节水规划、节水改造是珍贵的参考数据。由于节水机构的管理性偏重，服务性偏轻，造成节水档案提供利用偏低，没有更大限度地发挥性能。更加全面开放的提供利用制度，是使节水档案发挥其重大性能的重要途径。

3.加强基础设施建设，提高节水档案管理硬件条件

一是网络环境建设，随着办公现代化的发展，网络在各工作岗位上是必不可少的工作方法，所以，为了便于档案的搜集管理，积极建立内网、与政府相连接的政务网、与互联网相连接的公众网等，配置相适应的网络设备、服务器、电脑设备等，为电子文件管理系统和数字档案室的建设，提供保障基础。二是加强库房设备的更新完善，如灭火消防设施的更新、库房消磁柜、消毒机、除湿机、空气净化器的配备等。

水是不可再生资源，随着城市化水平的不断提高，污染的不断加剧，人类社会对水的珍贵需求不言而喻。为了人类的生存发展，节约用水已是一个迫在眉睫的事情，同时节水工作也是一件任重道远的事情，所以城市节水档案的科学化、标准化管理不但是目前指导工作的重要依据，还是长期指导、积累人类节水实践的一个重要途径。

（作者单位：秦皇岛市政府节约用水办公室）