以“四有”标准提升 企业信息资产管理水平
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【摘要】随着信息化水平的不断提高，公司信息化设备也日趋复杂。与往年数据相比，公司的信息设备种类和数量逐年增加，庞大的信息设备对于日常信息运行维护工作提出了更高的要求，如果信息设备没有做到帐卡物对应，将会给运维工作带来极大的困难。国网浙江浦江县供电公司通过近两年资产工作的实践，制定了“四有”标准：即管理有制度、记录有台帐、体系有支撑、人员有培训，规范推进信息资产管理，以相对完善的管理办法、规范而又简洁的工作流程，保证了资产管理的规范有序，提升了资产管理水平。
一、专业管理的目标描述
（1）专业管理的理念或策略。如果在工作中能做到卡帐物一一对应将大大降低资产的日常维护的难度，当用户反应设备出问题时候，可以第一时间的到达现场去维护。做好资产维护工作，更加有利于对资产的统计和审计工作，能更好地对资产全周期的管理。
（2）专业管理的目标和范围。在公司日常的信息通信资产维护工作中，做到资产正确率百分之百成了运维工作中一个最主要的目标。信息资产管理的主要范围为公司所述的全部信息设备，包括个人办公电脑、打印机、扫描仪、网络交换机和服务器等等。
二、专业管理的主要做法
（一）专业管理工作的流程图
目前国网浙江浦江县供电公司拥有个人办公电脑753台，打印机和扫描仪等附属设备共计515台。公司信息设备数量庞大，不仅如此，各类信息设备种类繁多，就以PC机为例，目前公司正在使用的有DELL740系列、DELL760系列、DELL780系列、联想6100T系列和联想8300T 系列等10余种型号，每种型号的配置也完全不同，而且办公计算机所用的操作系统也完全不同，有WIN XP、WIN2003、WIN2008和WIN7等等，在对计算机的硬件和软件采集工作也有较大的困难。所以如何做到设备的帐卡物对应是一个难点工程。
目前国网浦江县供电公司信息化管理部门共有成员3人，需要担负着公司全承担信息通信管理、建设、运维、服务的全部职能。与公司数量日益繁多的信息通信设备和维护工作相比，现在的人员配置简直就是杯水车薪，好做好信息资产维护和管理工作是一个比较大的困难。所以，选择一种合适本公司实情的信息资产管理办法也就显得尤为重要。经过国网浙江浦江县供电公司信息化管理部门经过近两年资产工作的总结，制定了“四有”标准：即管理有制度、记录有台帐、体系有支撑、人员有培训，规范推进信息资产管理，以相对完善的管理办法、规范而又简洁的工作流程，保证了资产管理的规范有序，提升了资产管理水平。
（二）主要流程说明
公司信息化管理部门在日常工作中，严格执行图一的工作流程。下面对照流程图对公司信息资产维护的几个步骤进行说明和解释。
（1）管理有制度，以制度规范信息资产领用各环节。2013年年初的时候，通过借鉴相关经验和班组日常工作的总结和分析，研究出了一套相对于比较规范的信息资产管理的管理办法，在征得公司领导同意的后以公司下文的形式下发《国网浙江浦江县供电公司信息设备管理办法》（如图二所示），在管理办法中明确对公司信息设备从申请、迁移、更换到报废的全生命周期管理。
例如，以前公司某员工申请更换电脑一台，往往申请的新电脑并未安装给申请人或把更换下来的电脑又安装给他人，在维护过程中，造成多台信息设备资产的变更，稍不留神就会造成信息资产混乱。长此以往，信息资产将会产生一定的混乱和差错，不利于信息运维。目前，针对此类情况严格按照这个管理办法的规定，填写相应的申请单，在申请单中明确新装还是更换，对于新装一律执行谁申请，谁使用，谁保管的原则，对于更换一律将新电脑装给申请人，并把更换下来的电脑进行收回。有了这个管理流程之后，对于每台信息设备从安装源头上进行规范，在电脑送到员工安装前完成IMS系统上信息的变更以及完成资产二维码的打印和粘贴，通过以上措施和办法，在源头上做到实物与IMS系统的一一对应。
（2）记录有台账，以痕迹化管理确保信息设备账实相符。公司在每个部门设置一名兼职管理员，作为公司信息化管理队伍的补充。通过下发《关于成立国网浙江浦江县供电公司信息系统管理网络的通知》（如图三所示），以文件的形式任命了各部门的兼职管理员的职务。对于这支队伍，公司每年开展两次信息安全培训使其掌握最基础的信息运维技能。每个季度的第一个月初，公司信息资产运维人员从IMS系统中导出各部门的信息设备资产清单以OA的形式发送给各部门的兼职管理员，兼职管理员通过对照清单现场核实所在部门的信息设备资产，并将变动过的信息设备及时反馈给公司信息运维人员。对于信息兼职管理提出有问题和疑义的资产，由信息资产运维人员在现场再次核实，对错误的资产在IMS系统上做相应的更改。
与此同时，由于兼职管理员在无法实时对IMS系统的查看以及各部门存在信息设备使用人员更换情况，若各部门没有一份自身的信息设备台账也会造成资产的管理混乱。班组通过制作了《信息设备台账》，要求各部门兼职管理员将部门内的信息设备填写在《信息设备台账》上，从而在日常使用上杜绝了因为部门内部信息设备调整而引起的资产混乱的情况，实现信息设备的无死角管理。
（3）体系有支撑，以省公司IMS和ERP系统提升资产管理信息化水平。公司通过使用省公司的IMS和ERP系统，把相应的信息设备全部录入系统，实现实时全方面的对设备的管理。经过公司近2个月的信息设备资产的普查并将相关资产信息录入IMS系统。在日常工作中，对信息设备资产的变更及时在系统上更改，实现系统与实物相对应。同时，IMS系统与ERP系统联动保证资产的正确性。当公司采购一批信息设备，公司将资产信息及时录入IMS系统，IMS系统自动同步到ERP系统中，将生成的资产号、设备号填回IMS系统，实现新设备的账卡物一一对应。当有资产因为使用年限过长等原因需要报废的时候，及时在IMS系统中更改设备为退役，并联系省信通公司财务部资产管理专职参与信息设备报废，在将报废的信息设备统一保管由省信通公司安排人员进行报废，让财务进行签字确认，财务人员通过确认单及时在ERP系统上报废相对应的资产数据，实现资产下线帐卡物统一。
（4）人员有培训，以定期培训提升信息资产管理人员专业性。从2013年至今，公司信息化管理部门每年组织两次针对全公司信息安全骨干的信息安全培训（如图4所示）。培训的内容包括如何采集计算机的硬件信息（包括电脑品牌型号、出厂编号、出厂日期、CPU类型、内存大小和显卡型号等等）和软件信息（包括操作系统、IP地址和各硬盘容量等等），当前信息安形势，信息安全操作技能、违规外联防范措施及案例以及有关桌面设备资产的两个管理方法。在技术上给与了桌面设备管理里的支持。在每次信息安全培训的过程中，各部门兼职管理员对近半年以来的资产管理工作进行总结，并提出有疑问的资产信息。信息化管理部门运维人员进行一一记录后，进行逐一核实，保证信息资产的正确率达到百分之百。
（三）确保流程正常运行的人力资源保证
国网浦江县供电公司在公司层面成立了国网浦江县供电公司信息化管理领导小组，全面负责领导公司的信息化管理、日常运行维护和信息化设备建设工作。与此同时，成了公司信息化管理网络团队，在每个部门设置一名兼职管理员，在公司信息化管理小组的领导下，作为公司信息化管理队伍的补充。
目前，公司信息资产维护工作处于“1+2+N”模式，“1”指的是公司信息化领导小组全面负责领导，“2”指的是由信息化管理部门在信息资产管理中制定相应的运维管理办法和提供技术支持，“N”指的是由N名兼职管理员负责各部门信息资产的运行维护工作。在此工作模式下，上一级负责下一级的管理、指导、监督和考核工作，责任落实到每个人员，保障资产维护工作的顺利开展。
（四）保证流程正常运行的专业管理的绩效考核与控制
在经过公司主要领导同意以后，信息化管理部门联合人力资源部制定了相应的信息资产管理的考核标准，考核标准的主要指标是各部门信息资产的正确率，并以公司的名义进行了发文。在日常的信息资产运行维护过程中，严格管理信息资产的调整的每个环节，并列入了班组的绩效考核。
信息化管理部门将公司的信息资产信息按部门分配到部门管理人员中，部门各管理人员负责自己责任区内的信息资产的管理和维护工作。每个季度的第一个月，班组对部门管理人员在自身责任区资产情况进行抽查，随机抽取几台资产判断其数据的正确性。若有发生错误时，对其个人及部门严格考核，列入个人或部门的月度、季度和年度的绩效考核中。通过此项措施，可以把信息资产管理责任到部门管理人员，让每名管理员都有责任心负责好自己责任区中的资产。
三、评估与改进
（一）专业管理的评估方法
判断此项管理办法是否有效最简单的方法便是检验实施管理办法前后信息资产正确率的变化。
通过公司信息化管理部门对两年资产的维护工作总结，公司信息资产正确率有了非常明显的提高。2013年初的时候，公司信息资产管理较为混乱，IMS系统内的信息资产数据半年都得不到更新一次，连资产设备总数与实际情况有较大的差距，系统的信息资产数据根本无法与实际相对应，更无法和财务的ERP系统的数据同步。在报废工作中，旧仓库的待报废设备堆积如山，而且无法确定待报废设备的种类和数量。所以，2013年之前公司信息资产管理工作是没有任何头绪的。经过两年多以来信息资产的规范化管理，资产的维护得到了明显的改善。
目前，经过班组自行的抽查，信息资产正确率达到了百分之百。在班组对公司信息资产的日常运行维护工作中，正确的资产信息带来了极大的方便，一旦有员工反映所使用的设备有问题的时候，运维人员就能及时的查到该设备的任何硬件和软件信息，提高了运维的效率。与此同时，报废工作也有了流程化管理，对于每一台报废的信息设备做到了有章可循。
（二）专业管理存在的问题
虽然，公司在信息资产运行维护的工作上有了比较的进展，但是在目前信息资产运维的工作流程较为复杂，例如一名员工申请了一台新的办公计算机，需要将旧的计算机给另一名员工使用，现在的流程处理起来较为复杂，流程上需要运转较长的时间。综上所述，运维人员在处理信息资产管理流程的时间上过长。
（三）今后的改进方向或对策
今后，班组将在如何精简信息资产运维工作流程方面做进一步研究，制定出一套既精简又有效地管理办法。于此同时，将联合公司工会和公司人力资源部开展信息兼职管理员竞赛活动，促进管理员进一步学习信息技术，更好地为信息资产管理服务。