浅谈文书档案以“件”代“卷”的利与弊

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【摘要】2001年1月1日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式施行，《规则》中明确提出了文书立卷改革的中心内容是将以“卷”为保管单位改为以件为保管单位。本文将两种立卷方法的利弊进行比较、论述，并提出一些看法。

【关键词】档案立卷方法利弊

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

随着办公自动化的迅速发展，计算机用于档案管理已逐渐普及化，传统的文书立卷归档工作已不能适应现代化的档案管理工作，改革文书立卷方法势在必行，档案不再以“卷”为归档单位，而是以“件”为单位进行整理方法在大多数单位中已基本推行，现结合笔者在工作中的实际情况，将传统的文书立卷方法与改革后的立卷方法的利弊作一比较。

一、文书以“卷”和以“件”归档方法比较

传统的文书立卷的方法是：运用文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件及编号，填写卷内文件目录与备考表，编制案卷封面并对案卷进行装封。全部案卷整理完毕后，再按照保管期限年度――组织机构或保管期限、年度、问题的方法进行案卷排列及编制案卷目录。

改革后的方法是：档案的整理以件为单位，按保管期限、年度、机构结合问题、时间进行分类、排列，每一份文件用不锈钢钉装订，并加盖档案号章、装盒、编制档案目录。这两种方法无论是传统的案卷级整理还是改革后的文件级整理，都强调了文书档案的整理原则，即“遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系”。改革后的方法对档案实行文件级管理；全部档案分类后按形成时间排列，以避免人工排序造成的不规范；不编大流水页号，将档案本身的页数注明以便于核查；以卷盒作为保管单位，取消硬卷皮和软卷皮，用“归档文件目录”代替“卷内目录”，取消“目录号”增设“保管期限”。取消案卷目录增设归档文件目录，作为手工检查工具和移交清册。所以，两种方法在整理原则上是一致的，只是整理程序有所不同。

二、两种立卷方法的利弊比较

（一）传统立卷方法

优点：1、案卷经过装订切齐，外观整齐美观，保管较为方便，便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失。

2、在手工检索下，便于连索查找。由于传统方法在立卷时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具体时间、详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。

缺点：1、程序繁琐，且工作量大。任何一个单位的立卷工作都要经过各部门专兼职档案人员向业务员收集，收集齐全后进行整理，然后向档案部门移交这一过程，任何一个环节的工作脱节都会影响全部档案最后的编目、入库工作。

2、易造成立卷思想的不一致。虽然立卷的原则、方法是统一的，但由于立卷人的素质、观念、理解的角度不同，往往一卷相同档案会由不同的人组出不同的样式，即使是同一个人，有时也会在一些细节上产生偏差，出现不同的组卷方法。

3、易产生杂卷。虽然我们在组卷时提供“以问题为主，一事一卷”的方法，但在实际操作中会出现许多只有一、两页有保存价值，但和任何其它事情都不靠边的文件，往往不知归在何处，这时不论是把它按作者特征立卷，还是按文种特征立卷，都会造成内容上的混杂，对案卷题名的拟写、日后的编制检索工具、查找利用率带来不便。

4、案卷题名拟写复杂。案卷题名的三要素说起来简单，但具体拟写时往往会有一定的困难，尤其是事由部分，当有两、三件或者更多事情放在一份案卷时，科学、简明、概括地提炼事由部分是一项艰苦的工作。

5、不便于单份提供使用，安全保密低。由于一卷档案中有若干份文件，利用者在借阅一份文件时就会看到其它文件。一方面不利于保密，另一方面在反复翻阅、利用中也导致了对不需要的档案的无端损耗，也不便于复印。

6、手工劳动量比较大，人力、物力、财力的投入也比较多，而当今由于计算机的出现，电子文件的发展，档案管理实行双套制。传统的立卷方法已不再适应当前的形势，严重地制约着“文档一体化”的进程。

（二）改革后的立卷方法

优点：1、可以采用“随办随归”的方法也可采用“分散整理”。

（1）“随办随归”就是档案人员可以做到公文处理完毕后，先进行装订、盖章等前期基础性工作，等到编卷内文件号时再做调整，做到随时归档。比如一个单位的发文，一旦文件印发出去，马上就可以将正本与定稿进行整理编号，同时归档保存。

（2）“分散整理”就是在每项工作、每次活动结束之后，马上将本项工作或本次活动形成的文件材料进行整理编号并归档，将归档工作化整为零。

2、便于整理。按年限分类，一般不会产生概念上的混淆，只需区别不同的保管期限，同一保管期限的内容放在一起，按照时间先后排列，不用耗费大量精力。

3、便于查找。同一期限的文件集中存放，就算没有计算机辅助查找，相应的查找范围也被固定在相对较小的一个或几个盒内，可以提高查准率。

4、便于保密，单份文件立卷，提供利用也就只有这一份，只要确定该份文件内容是否可以刊登提供利用，办理好相应的手续即可，避免了一本案卷提供时可能会出现的秘密文件夹在当中，以及内容外泄的保密隐患。

5、便于增加。一旦有文件未按规定及时移交或有特殊情况需要推迟移交的，可以及时增加，无须重新拆卷。

6、便于单份文件的复印、扫描、利用、减轻档案原件在利用过程中产生磨损破坏。

7、便于计算机管理。该方法更适应计算机文档一体化管理，能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点。

缺点：1、同一问题的文件材料因归档时间先后不同，有可能显得较分散和零乱。如请示与批复件，立卷时一般是放在一起归档的，“改革方法”则没有要求排在一起编号，如果请示发出就归档，因时间的差异，批复往往只能跟在其它无关文件之后归档。而遇到这样的情况，往往会带来利用中的不便。

2、单份文件易折、易损、查找不便，借阅时可能会造成文件的丢失和损坏，不便于利用和保管。

3、借阅者如果借阅相关问题的所有文件，就要查找多个档案盒，为查找带来了不便。

解决这几点不足之处，需要档案人员要有高度责任心，完善借阅制度，做日常的清点、核查工作。同时要完善档号章，明确每份文件的位置，建立多种检索工具。

总之，以“件”为保管单位代替传统的立“卷”方法，这是档案管理的必然趋势，是档案工作发展的必然结果。但任何新生事物都有其产生和发展的过程，人们对新事物的认识和了解也要有一个过程。以“件”取代“卷”作为档案工作改革中的一种新生事物，不可能尽善尽美，其自身还存在一些缺点。但我们不能因噎废食，应在工作中不断总结，充分利用以“件”为单位进行档案整理的优越性，不断改善其缺点，使以“件”为单的归档方法更好地服务于档案工作。