转向以客户为中心
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文档管理之所以存在诸多问题的关键在于很多企业的文档管理仍然是以自我为中心的管理模式，要提高文档管理的效率，必须实现从自我为中心向客户为中心的转变。
以自我为中心的文档管理把软件公司资料管理部门作为文档的客户，重视文档的收集、存档，而忽视文档的有效利用。他们往往把收集的文档激光打印，然后精美装订，分类存档，摆放整齐。借阅要审批、签字，可谓管理正规、有序。
然而，与此同时，编程人员开始按自己的理解编制软件功能，测试人员按自己的标准在测试，编程人员把撰写技术文档当成一种负担，新接手的开发人员看不懂前任的代码，项目经理以技术为借口和客户交涉交货期，验收的前夜开始匆匆补写使用手册，上线实施培训兴师动众，软件使用手册往往成为一种摆设。
事实上，造成文档管理和软件产品的开发两条线运行，这是大多数软件公司遇到的困惑。
如何把文档管理变成软件项目管理的剂，变成各组织的中枢神经，起到纲举目张的作用？首先分析文档的真正客户是谁，客户有什么需求，然后研究如何有效地满足客户的需求，从而使文档管理成为自发的、自适应的过程。
从客户为中心的视角，软件文档可分为三种类别: 需求文档、开发文档、产品文档。这三种文档是相互联系的。大多数软件开发项目通常被划分成若干个任务，并由不同的小组去完成。业务专家提出要求，分析员阐述系统需求，制定总体设计，程序员编制详细的程序代码，测试员评价整个系统性能和功能的完整性，实施人员反馈改进各种操作或增强某些功能的要求等。文档在不同客户之间传递、使用、反馈、修改起到了项目剂的作用，用户通过有效的文档管理，提高效率，增长技能。其循环过程如图1所示。
实现以客户为中心的自适应的文档管理大致可分为三个主要阶段:
一、观念的转变。公司管理层和项目经理分析各阶段的真正用户是谁？他们对文档有什么需求？哪种类型的文档是对他们工作有帮助的？如果在合适的时间提供他们所需的文档？文档管理不是为了存档，而是为了高效使用。在此理念下，分析如何有效地为客户提供价值。
二、设计面向客户的文档管理组织结构与流程。梳理软件文档管理要达到的目标，设计关键业绩指标KPI，从最终用户出发反向推到公司内部各部门、组织、团队，核心流程提前，部门组织退后，以工作流驱动的方式实现文档的高效流通。实现结果管理和过程管理的协调，让合适的文档在合适的时间到达合适的人。此过程中大而全的文档可能要拆分成小而精的文档，权限管理和版本管理需求加强。
三、文档的增值利用。积累的软件文档可用作未来项目的一种知识资源。软件项目完整的文档记载了系统的开发历史，从管理层面，系统开发人员通过审阅以前的系统以查明哪些部分处理失误，哪些部分运行良好，哪些环节因何种原因管理不善而后来是如何被排除的等。从软件复用层面，良好的系统文档有助于把程序移植和转移到各种新的系统环境中。另外，通过文本挖掘等分析工具，可挖掘出很多的经验、知识，用于以后的项目管理、员工培训。
当文档真正为员工带来价值时，管理者对文档工作的支持和实际鼓励已经不再重要，文档的编写、修改、形成、分发和维护等将成为自发的、自我适应的过程。文档管理作为整个开发工作的一个重要组成部分将为软件项目管理的提升发挥更大作用。