浅谈高校教学档案优化管理
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摘 要：教学档案作为一种信息，是在教学活动中形成的保存查备的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。它是事实的载体，是衡量教学质量、教学活动的重要尺度，是教学评估工作的必然依托。因此，优化高校教学档案管理，对于高校建设和教学管理发展来说势在必行。
关键词：高校 教学档案 教学评估 教学管理
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2014）05（a）-0255-02
教学档案是高校档案的重要组成部分，是历史的记录，信息的源泉，决策的依据。它随着学校的发展逐渐积累而成，来自于教学各个环节中具有查考利用价值的文字、数据、图表、声像等载体材料。教学档案是将教学管理实践活动全过程的文件材料及时、完整、准确、规范地呈现出来，是广大师生在教学中辛勤劳动和智慧的结晶。它为教职人员提供多方面的借鉴资料，为总结和研究新时期学教育和教学规律，提供全面而丰富的原始资料。是反映一所高校的教学管理，是衡量管理单位教学质量、教学活动、学术水平的重要尺度。
1 教学档案的重要性
1.1 教学档案对教学工作评估的参考价值和凭证价值
2004年8月《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中高校教学工作水平的整个评估指标体系的支撑材料，例如教学质量、教学活动、学术水平等方面的材料都集中体现在高校的教学档案中，其唯一性保证了教学档案的凭证作用。
“在高校教学评估工作中，无论进行何种形式的评估，无论评估的程序、领导机构、指标体系如何制定，最有说服力的依据是原始的档案资料，只有依据这些在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的具有参考和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，才能全面、客观、公平、公正地对评估单位进行评价。”[1]教学档案承载着大量的教育教学、科研和管理建设信息，完整、真实地反映了学校或教学管理单位的建设和发展过程。而随着高等教育事业的发展，档案内容和建设在不断的丰富和完善，主要包括党政管理、教学文件、教学活动、教师业务、学生工作、实验室建设、学术水平、考试考核档案等档案，通过大量档案的自我综合分析、整理和完善，在不同方面体现出教学档案对教学评估的参考价值和凭证价值。
1.2 教学档案对教学管理工作的监督和指导作用
教学档案是教学管理工作的真实记录，它存在的根本目的是针对学校提升教学质量及管理工作水平。由此可见，教学档案内容的完备与管理水平的高低，直接影响到教学管理工作的水平。
教学档案是经过长期“教”与“学”的教学管理中不断产生和积累的，在高等学校本科教学工作水平评估和各职能部门考核评估时，教学档案演绎着无可替代的重要角色，占有者绝对性的地位。鉴于其本身的凭证和参考价值，教学档案对管理职能部门有独一无二的监督和指导作用。
总之，教学档案是在高校教育建设和发展中逐渐丰富和完善的。它的参考价值、凭证价值和指导作用，创造性地为高校发展、教学管理提升服务。
高等教育事业在日新月异发展的同时，教学档案工作的建设和发展也必须做到更新观念、与时俱进。在教育部五年一轮本科教学工作水平评估和近年来省教育厅不断开展的各种形式教育评估，如2008年本科教学工作水平评估、大连海洋大学2013年学院本科教学工作评估等，如此形式多样化的教育评估更是对本科高校的教学档案管理提出了严峻的挑战，同时也为其发展建设提供了发展契机，确定了教学档案的主导地位，充分体现了教学档案的价值。所以，教学档案管理规范化是高校办学质量体现的视口，不断优化教学档案管理是保证高校教学质量提高的途径之一。[2]
鉴于此，逐步实现教学档案的管理制度化、归档自动化，馆藏数字化，通过教学档案标准化、信息化建设推动教学档案管理的现代化进程，使教学档案的管理理念、管理理论、管理队伍得到全面提升，是实现教学档案优化管理的重要途径和方向。
2.1 以评促建，明确教学档案管理重要性，实现档案管理的制度化
教学档案是反映一所学校的教育秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，具有很高的使用价值和保存价值。通过对各项指标进行定量分析，不仅可以为评估提供强有力的证据，而且可以把学校围绕教学中心工作所取得的成绩系统而准确地再现出来，把学校教学工作中的特色展示出来。[3]因此在形式多样的教育评估的中，档案管理作为掌握信息资源的重要性，足以引起高校各级领导和专职档案工作者的重视，并加大管理和建设力度。运用科学合理的管理制度，结合档案管理的基本规律对档案进行标准化、规范化处理。例如标题名称、主题词、档案形成者、档号编制等，做到有计划、有检查、有总结。
围绕高校档案管理的效率和现代化建设需要，立足长远进行档案管理队伍建设和人员知识结构的培训培养，强化高校各部门办公室人员档案管理意识和能力。只有教学档案的作用和重要性得以明确，教学档案在高校建设中的地位才能确定起来。以教学评估为契机，各个高校为能使教学档案在评估中更好地发挥作用，因地制宜地制定了档案管理的各种相关文件。例如，大连海洋大学制定的《2008年本科教学工作水平评估》《大连海洋大学2013年学院本科教学工作评估》等文件，使教学档案的管理更加科学化，规范化，为评估支撑材料的重要依据和源泉。
2.2 加强管理体制化，理顺管理过程规范化
“无规矩不成方圆”，要使教学档案更好地为高校建设服务，就必须制定明确的教学档案管理制度。按照档案分类、分级原则建立一整套切实可行的档案管理制度，使档案管理规范化、学科化。
首先，有前瞻性，预见性地加强教学档案的规范化管理。实行“三纳入”，纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。[4]教学档案管理几乎涉及到学校或教学管理部门所有部门和岗位的工作人员，而不同职位、承担不同任务的人又会从不同的角度上认识档案管理和系统的应用。因此，工作冲突、思想抵触、观念差异将会影响档案管理工作的建设和发展。因此，标准和规范是实施档案管理的建设的重要基础和前提。例如《大连水产学院本科教学档案管理规定（试行）》、《大连海洋大学各类档案归档范围和保管期限表》等制度，详尽列举各类档案的归档范围及保管期限，使档案管理工作有章可循。
其次，突出档案管理学科化，档案管理队伍职业化。积极优化档案管理工作职能和结构，打造专业队伍。需要有针对性地对各级档案工作人员进行不同方式的培训和指导。一是打破过去档案管理人才队伍的结构模式，注重专业学科人才的交叉互补，例如档案传统学科、管理学科、信息技术等人才的全面组。二是加强对档案管理工作人员的知识更新和技能拓展。培养档案人员的责任心、职业操守、计算机应用基础知识和数字化网络技术知识。三是引进档案管理的高学历、高素质人才，包括有经验的社会型人才和相关专业的高素质人才，推动档案管理工作队伍建设，使每一位档案工作者将档案管理与现代化发展的相融合，打造档案管理职业化队伍。
2.3 加快教学档案的信息化建设、数字化管理
推进教学档案管理的信息化建设，是指要实现教学档案的信息化网络化，加强教学档案的目录数据库和全文数据库的建设，使教学档案管理工作与现代办公技术相结合，实现教学档案信息资源共享。[5]2002年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》，逐步构建了档案信息化的实施战略。而档案信息化是一个复杂的系统工程。在信息化的建设和发展上，必须以整合、集成、共享作为出发点和落脚点。将传统纸质文件通过扫描电子化；将传统档案进行数字化处理；将现有电子文件进行逻辑归档、备份。在自动化网络办公条件下，将教学档案信息管理同办公自动化管理融为一体，利用信息化应用支撑平台、建设数字档案资源库、实现信息采集、共享与开发、档案智能化控制的效能。对提高教学档案管理工作效率意义重大。
随着我国高等教育事业的不断深化改革，国家对高校教学工作水平评估的经常性开展，高校档案优化管理工作愈发重要。高校教学档案的优化管理，必须与时俱进，立足现实，着眼未来，在矛盾和创新中不断进步，并提出针对性地切实可行地改进对策。推动教学管理工作和高校建设发展。
参考文献
[1] 赵延昌.高校本科教学评估与档案管理，学校档案，2007（4）：176-177.
[2] 王凌燕.从教育评估角度思考独立学院二级院系下的教学档案管理[J].经济研究导刊，2012（8）.
[3] 常艳杰，冯晓莉.以教学评估为契机 规范高效教学档案管理[J].机电兵船档案，2009（3）.
[4] 申占军.再探高校教学评估机遇下的档案管理[J].咸阳师范学院学报，2010（7）.
[5] 牛青芬.高校档案管理与教学评估[J].青海大学学报，2012（2）.