浅谈如何全面提升办公室服务效能
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【摘要】办公室服务效能的提升是保证办公室工作质量优质性的重要措施，办公室身为机关企业的重要核心组成部分，其服务质量直接影响着各方面的工作效果，对于全面提升办公室服务效能这一问题，已经受到越来越高的重视，对其具体措施的实施，也成为人们主要关心的问题。本文针对办公室服务的实际情况，对如何全面提升其服务效能提出了一些建议，希望能够通过研究为办公室服务质量的管理和效能的提升作出积极的贡献，进而对办公室工作的全面优化产生积极的影响。
【关键词】办公室；服务效能；全面提升
一、引言
在社会全面发展的大环境之下，保证办公室核心能力的充分发挥其非常重要的，这关系到企业和单位的发展，也关系到社会的进步。在强调办公室工作重要性的同时，保证办公室服务效能提升是人们关注的问题，对于提升办公室服务效能的具体措施，应从不同方面进行全面考虑，这样才能够保证办公室工作优质化。办公室工作是一个整体，想要提升整体效能，好的制度是必要的，同时对办公室队伍的建设也是其中不可缺少的重要部分。并且在此基础上，对办公室服务效率和水平进行科学化把握，才能够真正实现办公室服务效能的全面提升。现社会发展新形势下，提升办公室效能是非常必要的，也是非常迫切的，但是人需要打好办公室工作开展的基础，逐渐做好服务效能提升工作。
二、加强办公室制度管理
办公室工作是一项全面的工作，所涉及的范围广泛，这就需要有一定的制度对办公室工作进行全面的管理，以保证在工作方面能够科学化和合理化。办公室的工作在部门的全面工作中有着十分重要的地位和不可忽视的作用，它既要对领导负责，也要对部门全体人员负责。这种正式的规章制度越制订得越详细，越能提升办公室的服务效能。首先，正式的规章制度会对办公室的各岗位职责进行清晰的描述，职工根据自身的岗位职责，按照规章条例来办事，为提高服务效能奠定了基础。其次，正式的规章制度会对办公室的办事流程进行明确，避免了工作中可能存在缺位的问题，避免部分人员推卸责任，不服从安排的情况。再次，由于办公室工作必须对领导安排的各项工作予以落实，而完善的制度规定一方面为办公室执行自身的职能，与其他部门进行沟通协调提供了制度支撑，这将提高服务效能。在制定规章制度时，可以跳出框框，最大限度地发挥人的主观能动性，结合实际进行创新。为高速发展提供制度保证，办公室需要加大与各职能部门的协调，下任务、压担子，督促他们按时、按量、按质完成分管工作范围制度的编制和修订完善工作，办公室工作人员也不时深入基层，调查研究掌握第一手资料，做到心中有数、统筹大局。
三、强化办公室队伍建设
办公室工作的主体是工作人员，工作人员的自身素质和综合水平直接影响着办公室工作的效果，想要全面提升办公室服务效能，建立一支有能力、有积极性的办公室队伍是至关重要的。办公室的工作内容较为复杂，更可能存在出现突况的可能性，在复杂的工作环境下，对工作人员的专业素质和应变能力都有很高的要求。要求工作人员能够在日常工作中，能够细致处理工作中的每一个小的细节，并且在发生突发事件时，沉着冷静地面对，并能够及时妥善地及其进行处理。强化办公室队伍的建设，可以从三个方面入手：首先，从办公室人员的录用和分配方面进行综合管理，尽量挑选跟方面优质人员进入办公室工作；其次，在办公室工作的过程中，应加强对在职工作人员的培训，逐步强化培训力度，在培训中突出重点，因人施教，充分发乎出每一位办公室工作人员的优势；最后，要对工作人员的办事能力有信心，强化其独立办事的能力，使其在面对工作困难时能够肯定自我，进而提高在工作中的效果。另外，在办公室工作人员的应用和培训时，应注重其团队协作能力的培养，以保证在办公室组织的办公环境下，更好的完成自身的本职工作。
四、提高办公室服务实效
办公室工作与其它各方面的工作都存在着密切的联系，并且有许多工作需要办公室工作来进行安排和传达，这就要求办公室工作在时效性上加以提高。在实际的工作中，需要全力参与中心工作、服务大局，充分体现了办公室的价值，发挥办公室的作用。保证办公室工作的效率是保证其工作效果发挥的重要手段，想要提高办公室的工作效率，就需要采取科学的方式面对其中存在的种种困难。在工作人员不足的情况下，借助更方面的力量，以实现工作的顺利进行。在资源不足的前提下，充分发挥工作人员的主观能动性，协调和处理好各方面资源的分配和利用。要求所有工作人员都必须谙熟分管工作的范围、程序、权限和规程。严格照章办事，既不越权处理又不推诿扯皮，区别情况，统筹把握。对所有工作都定人、定时、定目标，凡是能上午处理的决不拖到下午，凡是能当天办完的决不留到次日。做到事事有人管，件件有着落。提高办公室服务的实效，需要充分做好人员的协调和工作的合理分配，避免不必要的工作和重复性的工作，在工作中尽量保证工作的准确性，以免因工作出现失误而需要重新进行，甚至影响其它方面工作的顺利进行。
五、提升办公室服务水平
充分发挥办公室职能作用，通过创新制度、加强管理、严格规范等方式进行办公室工作的全面处理，是提升办公室服务层次的有效途径，同时需要强调办公室职能的重要性，而已内部人员以及工作形式进行科学管理，保证在进行办公室工作时，能够较大程度上发挥出办公室工作的作用。提升办公室服务水平是实现办公室服务效能全面提升的重要方式，可以通过电视、报纸、期刊、互联网等多种媒体搜集最有价值的信息，为领导决策提供参考素材，实现领导决策的科学性。做好督促检查，狠抓跟踪落实。紧跟工作部署，狠抓重大决策、中心工作的督促检查，确保了决策部署的贯彻落实。同时，定期通报各自工作部署，组织大型调研、督查活动，研究重大接待方案，讨论重大会议筹备，交流各部门工作情况等，形成了互相配合、整体联动的良好工作局面。对每一个接待任务，都需要进行实地调查研究、多方征求意见、认真制订方案，确保了接待质量。另外，在提高办公室服务水平的同时，不能忽视对服务整体效果的把控，在实际工作中，需要强调重点，但是更需要对工作进行全方面的考量，避免工作各方面失衡。
结束语
文中从四个方面强调了全面提升办公室服务效能的方式和措施，从文中的研究能够看出，在进行提升的过程中，建立办公室科学管理制度和建设办公室队伍，是提升办公室服务效能的基本条件，而对办公室服务质量和效率的管理则是提升办公室服务效能的重要方式，这几方面都能够在服务下能提升方面产生积极的作用。但需要重点强调的是，提升办公室服务效能应从全面的角度进行考量，避免重视某一点而忽略其它方面的工作，同时，服务效能提升应是办公室工作中的长久工作，需要循序渐进地进行，急于求成只会产生相反的效果，而且过快的提高也不能保证服务效能提升质量全面的优质性。