浅谈电子档案的管理与保护
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【摘要】随着科学技术的快速发展，人类社会进入信息时代，文件资料的信息化和数据化处理日益成为档案管理的主要方式。目前，电子档案管理技术存在有软硬件设施老化或缺少有效维护、安全保障机制不健全以及管理人员的技术能力较弱等问题，需从电子档案系统运作的各个环节进行革新与改进，从而提高电子档案的管理与保护效果，保障其应用价值。
【关键词】电子档案；管理；保护；问题；策略
在信息时代下，现代科技得到了广泛运用。电子档案管理技术能够对大量档案文件进行收集整理，因此在社会的工作实践中得到了日益广泛的运用。同时，社会对电子档案技术的操作性与安全性提出了更高的要求。为适应社会发展需要，提高电子档案管理的效果，本文对电子档案在管理与保护过程中存在的问题进行分析，并探讨应对策略。
一、电子档案管理与保护中存在的问题
电子档案即以计算机的磁盘为载体，对实体的档案信息进行数据化处理并储存在计算机网络中，通过将虚拟数据可转换为网络用户能够认知的文字、符号、图像等档案信息，为用户提供信息服务。由于电子档案技术依赖于一定的内外部条件，因此具有一定的不稳定性。现阶段的电子档案管理与保护存在以下问题[1]。首先，计算机、磁盘以及内外部网络空间作为电子档案信息传输的主要载体，其检修与维护工作重视性不足；其次，电子档案的安全性需要健全的安全机制进行保障，在电子档案的使用过程中，可能在防火墙、电子印章、数字证书等方面产生部分漏洞，形成安全隐患；最后，电子档案的正常传输依赖于信息管理与维护人员的技术水平，部分技术人员的技能难以满足电子档案的需求，影响了电子档案的维护与运行。
二、电子档案管理保护问题的应对策略
（一）注重软硬件设施维护，保障档案系统运行
电子档案存储技术是新型的信息科学技术，其作业能力的发挥依赖于软硬件设备的正常运行，因此，对软硬件设施进行检修与维护具有重要意义。电子档案系统的软硬件设施包括电子计算机、磁盘、光盘，以及内部的局域网和外部的公用网络空间，在使用过程中存在有机器老旧、故障以及网络平台的恶意攻击等威胁。因此，在实际工作中需重视对设施的定期检修和维护，同时注重设备和技术的革新，以保障系统的正常运作。
硬件设施的检修包括对计算机内部组成零件的检测、更换，以及对光盘、磁盘等电子数据存储载体的质量保护，检修工作可以通过以下方式开展：第一，招聘专业的设备检修人员与网络环境安全工程师，该类技术人员均经过专业的检修知识以及检修技能的学习，对计算机的组成原理、磁盘光盘的维护以及网络环境的监测具备一定的了解程度与丰富的操作经验，能够有效执行对软硬件设施的检修[2]。第二，信息科学技术的快速发展，使得软硬件设施的革新速度不断加快，因此，档案管理系统应注重软硬件设施的更新换代，及时淘汰系统中的老旧硬件设备，同时关注先进的网络安全应用技术，不断提升软件环境的兼容性与革新度。通过软硬件设施的双重维护，保障档案系统的正常运行。
（二）健全安全防御机制，提升档案信息安全
档案信息的传输依赖于内部的局域网与外部的公共网络空间的数据交换，在传输过程中，面临着计算机黑客以及电脑病毒带来的安全隐患，对信息的保密性造成威胁。因此，安全防御体系的建立健全具有重要意义。网络的安全及防御机制的主要内容包括对局域网的安全维护、对网络病毒的防范、对TCP/IP协议的管理，涉及到各服务点的防火墙维护以及虚拟内部网的划分[3]。通过对网络安全防御机制的完善，提升电子档案系统的安全性能。
电子档案完善的安全防御措施包括身份认证措施、信息加密措施、访问控制管理措施等，身份认证措施包括数字信封、数字签名等安全管理认证技术，可以有效保证电子档案的信息传输的准确性和终端定位的安全性。信息加密措施包括对称密钥与非对称密钥，两种加密系统配合使用，将电子档案进行加密、解密处理，降低信息内容的泄露威胁。访问控制管理措施包括网络权限和入网访问，能够有效避免电子档案资源遭到非常规性使用。除对安全加密技术的采用，还可使用网络入侵的检测防御设备，实时监测电子档案系统的网段中出现的外部入侵或内部破坏行为，对其进行及时的警报或拦截，以弥补部分网络防火墙软件在网段边界保护上存在的漏洞，保障电子档案信息传输的安全性和保密性。
（三）强化人员技术培训，提升档案管理效率
传统的档案文件以纸质材料为主要载体，对管理人员的信息技术水平要求较低，现代档案管理方式的革新，使得档案内容由实体文字、图片转换为字节、比特等虚拟数据形式，在管理工作中涉及到对各类机器、设备的操作以及对网络环境的基本配置方式的掌握[4]。部分工作人员由于缺乏计算机信息知识培训，在实际作业中不能按要求完成电子数据的复制、刻录和存盘操作，并且作业流程缺乏规范性，易造成对设备的人为损害，影响档案管理的效率。
对电子档案管理人员的能力培训可通过以下途径：第一，在管理人员内部开设培训课程，根据其计算机技术基础的掌握程度进行分班教学，目的在于提升基础较弱学员的计算机基本操作原理，强化基础较强学员的理论知识梳理，教学内容包括电子档案管理软件（如超易、智信等）理论知识介绍，以及相关设备的规范操作方法，通过教学全方面提升管理人员整体的技术水平。第二，通过向管理人员叙述实际工作中的电子档案安全保护案例，直观地介绍由于操作失误或技术能力缺失所导致的安全隐患，为用户隐私及和社会安全机制带来的威胁，从而提升管理人员的安全防范意识。
三、结语
社会的快速发展造成了档案文件的大量产生，电子档案技术的运用也日益广泛深入。随着科学技术的不断进步，电子档案系统在安全方面的发展将日益完善、健全。在电子档案的使用过程中应始终注重对系统设施的维护、对防御机制建设以及对人员技能的培训。通过全面的保障策略，促进电子档案技术的长效发展。
参考文献
[1]包晶飞.试论电子档案管理面临的问题及解决策略[J].民营科技，2014，15（01）：101.
[2]丹.关于电子档案整理与保护的探讨[J].黑龙江史志，2014，24（05）：109.
[3]李嘉.浅析电子文件和电子档案的管理和应用[J].华章，2014，17（02）：304.
[4]高芳.电子档案管理问题探讨[J].东方企业文化，2014， 31（02）：174.