企业合同管理难点与解决办法
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1合同签约依据环节中的难点与解决办法
在日常生产经营实践中,企业合同签约依据主要来自于月度采购计划、年度设备大修计划、月度资金预算、年或季度投资计划、科技项目计划、安全技术措施计划、年度职业健康体检和职业卫生监测计划、具有相应审批权限领导批准的临时采购、维修项目等、其它等等。对于拟进行的合同项目,应在计划形成前就开始进行调研论证,根据较为成熟的前期调研论证结果,报经企业月度计划会议或预算会议批准,形成企业月度计划与资金预算等。或向上级有关部门上报项目资料,申报相应计划,在被上级有关部门纳入相关计划下达后,再根据这些计划、预算等,进行合同的签订和履行,同时要求合同主办单位的合同经办人在发起合同时,就必须在合同管理系统中先行输入合同签约依据。此环节的难点就是合同经办人在发起合同的准备阶段,合同管理系统就要求合同经办人输入合同的签约依据,这就给合同经办人带来了较大的困难,同时也产生了较大的矛盾,表现为由于合同经办人属于企业最基层员工,处于信息末端,通常不掌握、也看不到各种生产经营计划、资金预算等(包括采购计划、维修计划等计划、月度资金预算等),也不知道这些计划、预算等下达到企业的哪些职能部门,甚至连这些签约依据的具体名称都不甚清楚,而在合同管理系统中发起合同时,系统又要求输入合同签约依据,因而合同经办人在输入合同签约依据方面存在较大困难,由此也产生了较大的矛盾,即能够看到各种计划、资金预算等签约依据的人员,往往不需要输入这些信息到合同管理系统中去,而不掌握、也看不到各种计划、资金预算等签约依据,处于信息末端的合同经办人却被要求在合同管理系统中输入这些签约依据,因而合同经办人对此很有情绪。对于上述情况,相应的解决办法应是采取“合同经办人主动了解,有关部门人员积极告知”解决方法,来了解和获得作为合同签约依据的各种计划、资金预算等信息。具体来说就是采取合同经办人主动积极地向企业计划、财务、装备、科技等部门及其它有关职能部门、项目主办单位或掌握这些计划、资金预算的相关人员进行了解并获取相应合同项目签约依据的具体内容,同时要求有关职能部门、项目主办单位以及掌握这些计划、资金预算的相关人员积极予以告知,提供相应合同项目签约依据的详细信息和内容,使合同经办人能够顺利获取签约依据的有关情况和资料,按合同业务管理规定将合同签约依据及时准确地输入到合同管理系统中去。
2合同谈判环节中的难点与解决办法
企业内控制度中关于合同谈判规定:“企业应明确合同谈判的适用范围。合同谈判前,合同主办部门应根据需要牵头组织由经济、技术、法律、财务等人员组成的合同谈判小组,拟定谈判方案,……”;“谈判小组应做好谈判记录。……”。而实际工作中的难点在于合同谈判往往由企业业务部门而非经济法律部门牵头组织,业务部门往往不太清楚谈判方案和谈判记录的制作,因而出现以下困难和问题:其一是不知道怎么具体制定《谈判方案》,谈判方案中谈判策略的确定,以及全面、明确、具体的合同经济、法律、技术要求应包括哪些关键内容,谈判过程中应注意哪些问题、哪些重要事项不能遗漏等等。其二是不清楚《谈判记录(要)表》中应包括双方哪些重要信息,哪些主要情况或议定事项不可或缺,谈判过程中应对哪些重要事项进行记录,对双方的权利、义务也不甚明了,甚至有所疏漏也在所难免。鉴于实际工作中存在以上困难和问题,要求他们提交谈判方案、谈判记录,他们也很难完整准确地提供,且有较大的畏难抵触情绪,另外他们还认为,按企业内控要求,谈判应有《谈判方案》,这不假,但我们也没见过谈判方案是个什么样子？谈判记录都该记录哪些东西？不知道怎样才能全面、准确地记录谈判内容,觉得只要对方所提供的产品或服务符合我们的要求,价格优惠公道,基本上也就行了,对谈判的许多关键性细节内容,如具体的付款方式和条件、质量标准或技术规范、质量或技术保证期等等,不甚清楚,因而要求其提交合乎规范的谈判方案和谈判记录,也的确是勉为其难,有着相当的难度。对于以上难点的相应解决办法,企业一是应先行制定合同谈判适用范围,确保合同谈判有据可依。根据企业合同类别(包括货物贸易类、服务类、知识产权类)、合同要素(包括资金流向、合同性质、标的金额等),规定达到一定金额及以上的货物贸易类、服务类,所有不论标的金额大小的知识产权类,均需进行合同谈判,谈判参加人员应包括法律、技术、财会等专业人员,[2]并形成由谈判双方参加人员签字确认的《谈判记录(要)表》。且将此规定形成企业文件下发至所属有关单位执行。二是推行“模版化”的《谈判方案》和《谈判记录(要)表》,实现谈判过程的“三化”。为使牵头谈判业务部门在谈判前有所预案,谈判中有的放矢,减少疏漏,应先行制作《合同谈判方案》和《谈判记录(要)表》模版,进行“模版化”管理,通过抓住以上问题症结,并采取将谈判方案和谈判记录(要)表的电子化模版下发至企业牵头组织谈判的业务部门,由他们按照模版内容要求制定谈判方案、进行谈判记录(要)表内容的记录,这种“模版化”解决办法具有较强的针对性。同时实现谈判过程的“模版化、标准化、程序化”这三化,即《合同谈判方案》和《谈判记录(要)表》“模版化”,谈判方案和记录表内容“标准化”,谈判和记录过程“程序化”,从而规范了谈判方案与记录,极大地方便了实际操作,提高了工作效率,同时也使谈判牵头单位对谈判细节内容做到心中有数,增强其在整个谈判过程中的目的性和全面性。
3谈判内容与合同内容保密环节中的难点与解决办法
企业合同既包括采购、修理、施工和其它一般合同项目,更包括生产经营与科研等合同项目,在合同洽谈、签订履行过程中不可避免地要涉及合同项目中包括相应技术参数、配置、功能,研究数据、技术方案与文档资料等技术秘密,以及数量品种、规格型号、成交价格等等。还包括企业提供或告知对方的其它技术秘密和商业秘密,以及随后双方或多方合作执行合同过程中,对方接触到的大量数据、资料等等。此环节存在的难点就是,在合同谈判和此后的合同执行过程中,出现企业个别专业技术人员或管理人员欠缺保密防范意识,使谈判内容和合同内容在保密方面存在较大漏洞,觉得反正在谈判中都提交了企业的相应资料,或都与对方展开合作了,大量资料和数据在执行合同过程中,也都被对方知晓了,保不保密也就那么回事了,表现为保密观念淡薄,积极防范意识严重不足。此难点的解决办法应是加强企业员工保密防范教育,做到保密工作警钟长鸣,同时在与这些专业或管理人员的日常接触中,经常润物细无声地向他们灌输保密防范意识,提醒他们若因谈判或随后履行合同的保密防范存在漏洞,企业又未与对方先行签署具有约束力保密协议的话,不但会因泄露技术和商业秘密,造成企业有形或无形损失,还会造成企业维权困难,无法依据双方在保密方面的协议或约定来追究对方相应责任及对企业损失的赔偿。因而也应要求牵头谈判业务部门积极配合,在谈判前就主动与对方签订保密协议,将保护企业合法权益、避免造成可能损失的措施前置到合同谈判之前。
4合同授权环节中的难点与解决办法
企业在合同文本签署时,要求对方签约人必须是单位或公司的法定代表人,但合同法还规定“当事人依法可以委托人订立合同”,[3]因此,如果是委托人签署合同,必须是在提交了法人授权委托书后,委托人方可代表委托人签订合同。在此环节的难点是对方提交的授权委托书中常存在某些问题:一是企业单位名称不准确或不全,如名称为“中国石油化工股份有限公司江苏油田分公司”被写成“中石化江苏油田”;二是甚至出现开具授权书的部门在授权委托书上修改、杠划的现象,如某石油类大学在为被授权人开具法人授权委托书时,将对方单位名称一栏错填成项目名称,随后即在其上直接用黑色签字笔划去错填的项目名称,写上对方的单位名称,再盖上法人的印章和该大学的公章。对于以上难点问题解决的办法,首先应是尽量采用规范的《授权委托书》模版来要求对方填写,一是防止他们填写不准确;二是防止他们填错后在授权书上直接涂改。其次是预先将企业的准确名称填写到模版中去,授权签订的合同名称也预先填写到模版中,防止对方写错或填错;其三最好是将授权有效日期也预先填上,防止对方再填错授权有效日期,导致合同签订日期不在授权有效日期之内;其四是将签发日期也预先填上,但应在授权有效日期起始日之前或当天,不能倒置到起始日之后。这样,有利于减少出错率,节省往复纠错时间,提高工作效率。
5合同终结环节中的难点与解决办法
合同按约定履行完毕,企业合同主办部门的合同经办人应进行合同终结类型选择包括正常终结、异常终结、相对人异常履约情况说明、合同完毕情况说明、相对人后评价。实际工作中的难点是合同主办部门的合同经办人在完成合同全部价款结算后,往往就在此停滞不前了,认为合同全部价款结清后,整个合同业务流程就算结束了,许多人不清楚或根本不知道应该办理合同终结手续,即使知道应该应进行合同终结,但也不知道应该如何恰当正确地表述:相对人异常履约情况、合同完毕情况说明和相对人后评价的内容。难点解决的办法应是针对这种普遍情况,在对照内控规定的基础上,采取合同管理人员经常不定期地深入合同主办部门、合同经办人之处,展开一对一的检查,督促他们及时在合同管理系统中办理合同终结手续,完整地进行相对人异常履约情况说明、合同完毕情况说明、相对人后评价,提高合同终结率,促进他们对于合同终结意识的养成,同时在合同终结流程中予以严格要求,合同终结信息未填写,或填写不清楚,不予通过经济、财务、法律部门的合同终结审批。
6结语
综上,对于合同管理中的难点,企业合同管理人员要善于与其合同主办单位和合同经办人沟通,针对难点问题,积极寻找解决问题有效办法,化解合同业务流程中的难点与困难,最终达到不断提高合同管理工作效率的目的。
作者：徐正东 单位：中国石化江苏油田分公司物探研究院