关于国土业务档案数字化建设的思考

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数字与信息技术的高速发展以及数字档案馆理论和实践的不断进步，为档案的信息化管理工作提供了基础性的技术支撑。电子档案作为一种新的档案存在形态，凭借其实时性、方便性等诸多优点，越来越受到档案部门的青睐，各级部门对档案数字化建设也越来越重视。随着国土部门在办理业务过程中形成的电子文件日益增多，加强国土业务档案数字化建设愈发重要与迫切。

一、国土业务档案现状

国土资源档案是在国土管理业务工作中形成的有永久保存价值的真实历史记录。国土资源管理对社会、经济发展具有举足轻重的作用。随着国民经济的不断发展，土地、矿产等国土资源市场十分活跃，国土档案为经济服务的重要性日益显现，国土资源档案信息已成为一种极具重要价值的信息载体。而国土档案管理不规范，软硬件建设基础薄弱，面对信息内容复杂，档案数量日益增多的情况，原本的档案纸质管理模式已无法满足新形势下国土工作发展的需求。

二、推行档案电子化管理、实现国土档案数字化的可行性

1.电子档案的优势明显

（1）电子档案较之纸质档案优势明显

电子档案利用十分方便，可突破时间、空间限制随时随地进行查找，通过关键字搜索等可快速定位所需查阅的档案全文；存储方式多样化，只要是电子存储介质均可存放电子档案；国土业务档案附件多，内容复杂，如同一宗用地如若办理次数多，重复件也多，电子文件一次采集归档，许多文件便可多次重复利用，避免因重复件过多出现“越装越厚”的现象，减少了库存压力；电子档案的出现摒弃了对纸质档案的依赖，对保护实体档案起到了积极作用。

（2）电子档案在国土业务管理中的优势

国土业务档案是国土资源管理工作的真实反映。在实际工作中，今天业务的办理要依据之前年度形成的档案。依托电子档案数字化的管理，增强行政效率，提高档案信息挖掘的能力，为领导决策提供实时的参考。例如历史征地档案数字化后，对不同行政村、不同年度的征地面积、次数、补偿、征地项目非常明白，改变了过去“糊涂账”的局面。同时大幅度地减少人工找档、查档的工作量，使档案管理人员的工作重心得以从过去单一的纸质管理转到如何高效利用国土档案上来。

2.国土档案实现数字化管理的条件与基础

（1）数字和通信技术使电子档案成为可能

电子档案的出现打破纸质档案的局限，将文字、图像、视频、照片等都通过数字化加工转换、整合，充分发挥数字化的优势，通过接口将档案管理系统集成到业务系统，电子数据可以随时在业务网内通过多种形式浏览、在线查获，以实现跨平台使用，满足各种的利用需求。

（2）档案数字化建设是“金土工程”信息系统的组成部分，“金土工程”的实施带动了国土档案数字化建设

“金土工程”是以信息化建设助推国土各项基础业务的规范化管理。目前，国土业务如用地报批、用地预审、耕地保护、矿产资源和土地开发整理等具体工作已逐步在“金土工程”平台上进行系统搭建，网上审批、信息传递，使国土管理制度方式发生重大变化，业务工作在电子政务平台上开展，国土档案电子化管理自然成为今后国土档案管理的必然选择。“金土工程”信息化建设与国土档案信息化管理相得益彰，必将有力推动国土业务工作的开展。

三、对国土电子档案优化发展的几点建议

在依托功能日益强大的电子政务平台的情况下，电子数据的虚拟性、非直读性和对软、硬件环境的依赖性及结构复杂等特点，对电子档案的发展提出了更高要求。国土业务错综复杂，从电子文件产生、归档到维护，全过程如何优化发展，对技术、人员、政策等多方面提出了更高要求。

1.业务档案管理系统需“量身定做”，并与业务系统集成，相互联系相互作用

电子档案具有信息资源管理的特点，决定了在系统设计时均需结合不同的业务。如用地业务中可能涉及到用地档案的调阅和测绘图件的比对、地籍档案的参考。根据“金土工程”的“统一平台”要求，结合实际进行系统设计。使未来信息系统归档同纸质归档一样制度化、科学化、标准化，电子档案管理由内部封闭走向开放兼容，档案管理系统贯穿业务平台始终，按照“前端控制和全过程控制”的原则，清晰再现业务办理的整个流程，以保证归档的完整性、真实性。因此档案信息系统的研发和实施需要“量身定做”，这是实现档案信息化管理的前提条件。

2.谁建档、谁归档，明确各部门分工

国土业务错综复杂，各业务环节内容和表现形式不一，档案信息系统可以按不同业务订制归档流程。业务部门负责执行办理过程中产生的电子文件收集，在系统的配合下分门别类、在线归档交换数据，归档的内容可在系统中自定义，为今后的利用服务，这是国土档案有别于一般档案之处。业务档案需要不间断的利用，坚持实时收集、部门立卷、及时移交的原则，保证电子档案的完整性和有效性。

3.加强国土电子档案安全保密工作

电子档案的易变性、可分性、虚拟性，使安全保密工作难度加大。国土电子档案的安全管理主要有采集过程的安全，可以凭借档案系统来实现，档案系统在安全设置、传输方式、权限设定、操作日志、角色分工上需要考虑周详，引入风险管理，用技术和制度有效控制，保证不失密、不泄密。其次是利用的安全，提供电子档案的范围应该严格控制，电子数据不以任何形式对外提供，只能提供复印件并注明用途和有效时间。再次就是电子档案保管的安全，电子文件存储、备份不低于三份，系统有数据自我恢复的工具。

4.改变管理模式，提升人员技能素质，适应发展需要

传统的档案管理部门一般只能被动地接收档案，而电子档案的特殊性，让档案管理重心前移，界限变得模糊，档案管理工作要求参与者有大局意识，把国土电子档案建设工作放在整个国土工作中把握。积极创新档案管理制度，通过技术上的可操作性带动档案规范管理，加强不同层面、不同部门协同合作，更好地为国土工作服务。

人是信息化中最积极、最活跃的因素，是信息化能否成功的重要因素。国土档案信息化的开展和管理，要求档案管理人员具备一定的信息技术处理能力，对国土多项业务精通了解，在信息化框架下重点进行档案利用方面的研究，积极应对挑战，努力提高技术和操作水平。

（作者单位：珠海市国土资源信息中心）