IT环境下会计信息及时性与相关性影响因素分析
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一、引言
会计信息质量，是会计信息系统对外所提供的会计信息就信息使用者的决策有用性而言应具备的基本特征，包括可靠性、相关性、可理解性、可比性、实质重于形式、重要性、谨慎性和及时性等，这些要求既相互作用、相互支持，又相互制约、相互影响，共同构成了会计信息质量要求的有机体系。在这一体系中，相关性是首要的质量要求之一，而及时性虽然在会计信息质量要求体系中被列为是次级质量要求，但它对会计信息的其他质量要求（如相关性和可靠性等）有着重要的支持或抑制作用，是会计信息其他质量指标优化的前提和保证。当前，IT技术已经广泛应用于社会经济生活的各个方面，计算机技术与网络通信技术飞速发展，使会计信息的收集、处理和传递在瞬间完成。计算机在会计领域广泛而深入的应用，改变了传统手工会计的作业模式，为优化会计信息质量提供了强大的技术支持。但现有的计算机会计信息系统在模型设计中，仍然存在着严重影响会计信息质量指标进一步优化的制约因素，这些因素不仅涉及技术方面的问题，更需要从理论角度对其进行反思并找出相应的对策。
（一）信息化的涵义 关于企业信息化的定义归纳起来有以下几种：（1）企业信息化技术是一种直接或间接促进信息的采集、获取、汇总、分析、展示、存储、共享、传播等活动的技术，是以现代信息和通信这两种技术为基础的。（2）企业信息化的过程是企业通过运用信息通信技术不断深化从而达到信息化目标的动态过程，是一个循序变化的过程。（3）技术在会计信息化的过程中只是手段，其最终目的是为了提高企业业务和管理过程中的效率，从而提升企业的整体竞争力。（4）信息化的主要内容不仅体现在企业的业务过程还体现在管理过程中，只要是由于信息通讯技术带给企业的改变内容都属于这一范畴，包括企业设备上的更新改造、信息资源的加工、管理活动的电子化和智能化等内容。因此，企业信息化的定义是企业通过信息通信技术这一媒介，开发和利用各种信息资源，促进企业所有业务或管理过程的规范化和效率的提高，从而提升企业效率和整体竞争力的过程。
笔者所指的信息化环境不同于社会信息化、区域信息化以及产业信息化等广义上的定义，仅指随着网络的发展，在社会信息化的环境下会计人员面临的以数据库、各种应用软件的信息系统为背景的全新工作环境。按照企业的信息化程度不同，信息化环境可以分为相对开放和相对封闭两种情况。相对开放的信息化环境指的是企业实现部分或者全部业务的网络化和电子化，并能通过互联网实现单位内外部的信息集成和流通。目前我国有很多经济单位已经具备这样开放的信息化环境，如政府机构、事业单位、各种大中型企业以及高新技术和网络虚拟企业等。相对封闭的信息环境指的是虽然记载企业活动的载体因为使用互联网和管理软件实现了信息化，但在企业内部仅仅建立局域网进行单位内部的沟通和信息处理，没有展开企业内外部的网络交易，这种类型的经济主体一般常见于中小企业和其他经济单位。
（二）会计信息质量的理论发展 会计信息质量特征更突出信息的有用性，着重研究财务报告目标对会计信息所要求的质量。判断更有利于决策的会计信息，比财务目标更能指导财务会计的确认、计量和信息传递，是会计系统为达到会计目标对会计信息质量的一种约束。对会计信息质量特征的研究在整个概念框架中有着十分重要的地位，应将其与目标放在一起，作为对其他的诸如要素的确认、计量进行选择的依据。会计信息质量的概念虽然在早期的文献中经常出现，但其不是作为一个独立的问题引起学界的关注。APB 在Statement No.4（1970年）中，将会计目标分为三类，其中第三类质的目标相当于目前所理解的会计信息质量特征，包括相关性、可理解性、可验证性、中立性、及时性、可比性和完整性。
（三）相关性与及时性 FASB 在其 SFAC No.2 中，对相关性作了一个特殊的解释，即“通过帮助使用者预测过去、现在和未来事件的结果，或证实或更正先前的期望，从而具备在决策中导致差别的能力”。即相关性的本质特征是具有改变决策的能力，使使用者产生差别。特定信息的相关性会在用户之间进行变换主要是根据使用者所做出决策的需要。判断一项信息是否具有相关性，主要是看其是否含有预测价值、反馈价值和及时性三个基本要素。预测价值和反馈价值都是从为预测现金流量和经管责任提供有用信息的目标而衍生出的两个质量特征。预测价值主要是指会计信息作为一种能够帮助决策者预测现金流量或盈利能力的信息，帮助投资者、债权人和其他用户评价企业过去、现在和将来的事项，而不是指会计信息本身作为一种实际的预测；而反馈价值是指会计信息能够证实或校正先前的预测。因此，一项会计信息的反馈价值能够使决策者评估当前的企业状况，将来再作同样决策时可将其作为参考。及时性对预测价值和反馈价值都是一个约束性条件。及时性是指“（会计信息）在失去影响决策能力之前，提供给决策者”。放宽时间性的约束条件，虽然会计信息会更加完整和准确，但是相关性可能就会丧失，因此需要在及时性和相关性这两个主要方面进行权衡。
（四）会计信息系统 会计信息系统的观点最先由美国会计学会提出，于20世纪80年代引入我国并逐渐占据主流地位。20世纪60年代，系统论、控制论和信息论几乎运用到一切领域。50年代中期，电子计算机开始应用于工资管理，随后很快普及到会计的主要领域。信息科学带来的新思想和新技术，使人们开始重新探索和认识会计的本质与作用。正是由于信息论、系统论和控制论的产生，人们才能把会计表述为一个信息系统，从而更准确地认识和把握了会计的本质，会计信息论由此产生。1966年美国会计学会（AAA）发表了最早的关于会计信息论的权威解释，“在本质上，会计是一个信息系统，更正确地说，它是一般信息理论用于解决经济效率运行的问题，是为了使用者能够做出有根据的判断和决策而辨认、计量和传递经济信息的过程”。随后，悉德尼・戴维森在其《现代会计手册》中亦指出：“会计是个信息系统――一种用来将一个企业或其他实体的有意义经济信息传达给有关部门的信息系统。”这一观点不仅揭示了会计的本质并且能很好地解释相关会计理论和方法，会计信息系统论即成为美国会计理论中的主流派观点。
三、会计信息及时性与相关性影响因素分析
（一）数据加工导向对及时性与相关性的影响 “输出决定输入”与“各取所需”是两种不同的信息系统数据模型设计理念，受作业条件所限，传统手工会计的原始数据源很难使会计信息的加工和利用实现“各取所需”，而只能做到“以需定产”，这种“需”只能是大众化的“需”，无法做到个性化的“需”，它预先把会计信息的需求粗略地分之为内、外两类。而外部需求可进一步分解为“了解企业经营状况的需求”和“了解企业经营成果的需求”，以及“了解企业现金流量情况”和“了解企业利润分配情况”等需求。在需求基础上，设计会计系统的对外信息报告内容和格式，即资产负债表、利润表、现金流量表、利润分配表等，以这些报告为导向，制定出企业账户的分类方案，从而设计会计科目表，再通过会计科目表来决定会计系统要输入的“原料”。因此说传统手工会计是一种报表导向式的会计。这种由“输出决定输入”的数据加工导向，强调在整个会计数据加工过程中会计科目表的分类作用，并以此为基础设计和规范会计信息的基本加工“链条”（会计循环）。由于受手工作业条件所限，这种加工“链条”需要增加许多对手工作业有用、但对会计信息并不增值的加工环节（如制证、记账等）。这种加工导向使会计数据在阻碍既定的“链条”下缓步地向前推进，极大地制约了及时性指标的提升空间，此外报表导向式会计也限制了会计信息系统向外提供信息的种类，使使用者无法从不同角度分析与决策相关信息。
在手工条件下为了解决信息需求多样化的问题，企业想出各种办法：如采用设置虚拟账户、明细分类账和抵销账户等办法来修补会计科目表的不足；通过建立多套会计科目表的办法来迎合财务会计、管理会计和税务会计等多角度的信息需要等。限于手工作业条件，所有的信息需求都只有在会计科目表上想办法，但可以看出即使是把会计科目表制定得再全再细，也很难顾及到内、外部需求者的个性化信息需求，特别是当信息用户的需求随经济环境发生变化时，这种经过精心制作的会计科目表将会过时，而需要重新进行复杂的会计科目表修改工作，这不仅会波及到凭证编制、输入、过账、结账、试算平衡等诸多会计加工环节的稳定性，而且也会影响到会计前、后期信息数据的可比性。
实际上，会计科目表本质上只是会计数据的分类方法而已，在计算机技术广泛应用的今天，会计信息的处理成本已大大降低，先进的信息技术为会计系统多元化数据采集、处理和多角度报告提供了十分广阔的操作空间，完全有能力把会计数据的采集“源头”向前追朔至经济业务的发生过程，即由业务事件处理器按照业务和信息处理规则，从业务事件中直接采集原始数据并形成业务数据仓库，然后将业务数据仓库直接作为会计信息系统的加工数据源。这样信息系统就可以根据信息需求者的不同需求，按照系统的初始设定，实现由计算机在瞬间完成从初始数据到报表信息转换的全过程，而将那些对会计信息不增值的加工环节压缩掉，实现会计信息的“柔性化”生产，使系统对外所提供的信息与信息使用者的决策更为相关、更为及时。
（二）数据采集范围对相关性的影响 企业中一项经济业务发生，往往会牵涉到企业内部的多个职能部门，而各个职能部门对信息的需求又各具特色。为了从不同“视角”记录和报告企业的业务活动，企业各职能部门通常都会建立自己的业务信息系统。在传统的信息利用模式中，这些系统一般会从不同的角度分别“摄取”业务活动的不同“视图”，以满足用户的多样性信息需求。如以企业的采购事件为例：生产部门需要清楚订单以安排生产的进度，销售部门需要知道订单以便为产品进行定价、安排广告活动并为销售工作确定目标，人事部门需要知道订单以确定该给销售员多少佣金，执行经理需要知道订单以评价这笔业务对组织的影响，投资者和债权人需要知道订单以评估他们投资的获利情况以及投资回收的可能性……。各业务系统都有自己的信息分类方法，可分别从同一业务事件中选择和记录业务数据的不同子集。
传统的会计信息系统也是这种信息利用模式下的诸多子系统之一，它采用会计部门作为研究对象采集财务度量结果，通过预制的会计科目表来进行数据的组织，数据加工的导向以是否影响会计报表项目为标准，以货币度量作为价值的判断标准。会计信息系统的工作起点仍然是记账凭证，而作为记账凭证的数据源――原始凭证，其记录工作则由企业各职能部门来完成。当经济业务发生时，各职能部门对于那些符合会计事项定义的业务事件，提取其事件数据的一个视图，以纸制文档或电子文件的形式提交给会计部门。数据只是部分业务事件的部分信息，并且是以汇总的形式表现出来的，会计部门则被动接收外部传来的数据。这种数据采集方式会忽略甚至丢弃很多对企业有价值的非货币或非财务数据。如在原材料的采买过程中所涉及到的供货商名称、地址、信用等级、产品批次、质量、颜色、以往供货延期情况等，在产品生产过程中所采用的流水线，在产品销售过程中所签署的合同号、交货地等。因此这种数据采集方式不仅制约了会计信息系统反映和管理职能的发挥，而且也制约了信息加工与使用者之间的相关度。随着企业生存环境的变化，企业的生产经营方式、组织结构等也发生很大变化，用户对会计信息的需求和预期也相应改变。使用者对会计信息的质量提出了更高的要求，不仅要求会计信息系统能提供更为及时、准确的信息，而且要求提供跨职能领域的信息。如在企业采购活动中，采购经理不仅需要知道财务信息（包括在特定期间内同特定的供货商签订的原材料的数量和金额等），而且也需要了解非财务信息（包括以往延期交货的次数和天数，以及由于交货延期导致生产停顿而造成的损失），以实时综合的信息来支持其对采购事件的情况作出判断。由此要求会计信息系统的模型设计必须要能有机地集成财务信息和非财务信息。
（三）数据加工方法对相关性的影响 分类与汇总是传统会计常用的会计数据加工方法。首先各职能部门在采集环节对数据进行某种程度上的业务分类汇总，然后将这些信息进一步分类汇总记入日记账和分类账，在报表环节这些信息在更大程度上按项目进行更高强度的分类汇总。这种分类汇总加工方法，直接导致了信息系统对外最终只能提供按会计事项借贷方以及按会计事项类型进行累积的合计数和连续的账户余额，要想获取按其他标准进行汇总的相关信息，则需要另外开发应用系统。事实上基于计算机信息处理视角看，分类与汇总本质上只不过是对会计数据库数据的一种极为简单、极为普通的加工形式，它反映的只是会计数据库数据的加工表象而不是加工的本质。传统会计过分关注了这种数据的加工形式，而忽视了数据源的存在价值和增值利用。
（四）传统会计系统与业务系统间的数据传递方式对及时性和相关性的影响 传统会计信息系统的设计，通常在物理上独立于企业其他业务部门的信息系统。即会计系统与业务系统之间没有被有机地集成，因而会计系统无法实现在业务发生时直接从职能部门的信息系统中实时提取数据，而是被动地依赖业务系统提供的业务数据作为数据源，系统的数据处理起点仍然设计为从会计凭证开始。传统的会计系统与业务系统之间，一般采用以下两种数据连接方式：（1）继续使用手工的方式来传递业务单据。此时的会计系统与业务系统是完全分开设计的。它们之间的数据通过单据在财务部门和其他业务部门之间手工传递和核对来完成。此时，财务人员需要利用专业知识来分析业务和编制相应会计分录，制成会计记账凭证，然后录入到会计信息系统中进行加工。（2）会计软件模型设计时增加与业务系统（主要是进、销、存部分）间的数据接口。通过数据接口，利用自动转账来实现业务系统与会计系统之间的数据连接，但由业务系统生成的转账凭证在向会计系统传递时，要靠人工控制时间来完成。这种人为的干预和控制，使会计系统不能实时地进行相关业务的账务处理。因此此时的会计系统并没有在真正意义上与业务系统有机集成。
由此看来，无论哪种方式，传统的会计信息系统都不能有效地实现从业务系统实时采集数据。会计信息系统与业务系统间的人为传递和控制，割断了业务系统与会计系统间数据处理时间上的连续性，使业务与财务不能同步，同时也阻隔了系统间的有机联系，使系统成为一个个“信息孤岛”。也正是由于这种业务与财务的不同步，使得传统会计系统模型的设计，通常只能采用“批处理”的数据加工模式。“批处理”加工模式，极大地制约了会计系统对外提供信息的及时性，这就导致使用者不能及时通过会计信息了解企业的财务状况和经营成果，自然也对会计信息的相关性和有用性构成了较大的制约。
四、结论
现有会计信息系统的模型设计中确实存在着较大的理论思维误区，这些误区的形成与以往传统的会计电算化理论的“惯性”思维有关，它只是机械地模拟了手工会计的作业模式和习惯，因此需要从根本上基于信息化的视角，并以信息使用者的信息使用为终极目标进行反思、改革和创新设计。全球化与信息技术的快速发展己引起诸如美国注册会计师协会（AICPA）、IASB、FASB等会计职业团体的关注，美国注册会计师协会的财务报告特别委员会对于信息技术的发展所引发的一系列变化，经过多年广泛调查和深入研究，了《改进企业报告――用户导向》的综合报告，提出将用户对企业详细信息的需要概括为：财务和非财务数据；管理当局有关财务和非财务数据的分析；前瞻性信息；有关管理当局和股东的信息；企业的背景信息。这就意味着信息时代对会计信息系统寄予了更高的期望和要求，要求企业为达成其经营目的与策略，要综合考虑外部环境（政治、法令、科技及市场竞争等）的变化，及内在资源的限制与本身优缺点来规划企业现在与未来的信息要求，针对需求做出整体长期会计信息系统构架，依据这些项目的需求做好信息资源（包括硬件、软件、网络、科研、资料、人员、预算等）的最有效配置与安排，使IT环境下会计信息的及时性、相关性等质量指标相辅相成，从而更好地为信息使用者及时提供企业真实的财务状况和经营成果。
参考文献：
[1]梁丽瑾：《会计信息化理论与实务》，经济科学出版社2006年版。
[2][美]阿尼特.S.霍兰德、埃里克.德纳、J.欧文.彻林顿著，杨周南等译：《现代会计信息系统》，经济科学出版社1999年版。