新形势下银行会计电算化的内部控制探讨
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随着我国金融电子化的快速发展, 现代信息技术在商业银行会计中的广泛运用,银行会计电算化已基本普及,电算化水平日益提高。近年来,国内商业银行均开发了综合业务处理系统,全面实现了银行业务数据的区域性乃至全国的大集中,拓宽了服务范围与内容,提高了工作效率、服务质量以及银行的管理水平,取得了显著的社会效益和经济效益。
由于银行业务数据不断集中,会计电算化信息系统进一步向深层次发展,这些改变既给中国银行业带来效益,也带来了内部控制上的问题和挑战。作为会计信息系统重要组成部分的内部控制,在新的会计电算化信息系统环境下,其作用不是削弱而是加强了。它的控制手段呈多元化发展趋势,对控制本身的要求更加严格,所以要充分认识商业银行会计电算化系统的风险,并采取相应的措施加以防范,化解风险。
新形势下银行会计电算化系统的建立和发展,对会计处理过程中弊漏的防止和揭发更加困难,所以会计系统处理结果的正确与否将有赖于会计内部控制制度的完善。二者的关系表现在:
(一)新形势下银行会计电算化系统的建立和发展增加了控制操作风险、舞弊犯罪的难度
由于银行会计电算化操作风险具有多发性、多样性、普遍性的特点,因此,操作风险的表现形式和危害也是多种多样的。有的属于无意操作风险,如因工作粗心大意造成的差错,这种情况下常常会造成结算事故或给银行经营带来损失。有的属于有意操作风险,这主要是银行内部犯罪分子通过窃取他人密码或本人通过某种操作方式,单独或内外勾结达到侵吞国家财产、占用或骗取银行资金的目的。操作人员这种情况下产生的操作风险,是一种犯罪行为,通常给银行造成巨大的损失。随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁重要的数据,具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失也可能更大。
(二)会计电算化下信息系统的内部控制必然具有新的内容
银行会计内部控制制度是指为了提高银行会计信息质量,保护银行资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行,通过制定和实施一系列制度、程序和方法,对全部会计业务风险进行事前防范、事中控制和事后监督与纠正的连续动态的过程与机制。随着银行会计电算化系统的建立和发展,原来手工会计操作条件下的内部控制方式被全部或部分地取消或改变,如原来的账证核对、账账核对、账表核对等内部控制方式将有所改变,而代之以更加严格的输入控制;原来通过签章等方式实现的控制,而代之以密码、权限控制实现;控制的方式也从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面控制。总之,银行会计内部控制方式将由原来的人工控制转变为“人―机控制”。控制的要求更为严密,范围更加扩大。
二、新形势下银行会计电算化系统加强内部控制建设的途径
(一)建立健全银行会计电算化管理制度
包括会计电算化内部管理制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬(软)件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度、意外情况处理制度等。建立健全银行会计电算化管理制度是贯彻执行会计法律、法规、规章制度,保证银行会计工作有序进行的重要措施。良好的管理制度可以维护银行各项资产的安全完整,防止发生损失和跑冒滴漏,防止失误和及时纠偏,是弥补设计风险、技术风险、操作风险的重要手段。
(二)强化银行会计电算化的组织与管理,建立健全要害岗位人员管理制度
按照业务需要和不相容岗位、职责相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确各岗位职责权限,制定科学合理的业务处理流程,形成各岗位和人员的相互制衡机制。会计软件操作应坚持事权划分授权制和复核制,对重要业务和大额业务实行双人操作,并采用多级密码控制和多级数据库存储。严格密码与作业授权制,防范操作风险,防止一人身兼数职,责任不清。
(三)加强系统开发和维护管理
银行会计软件开发与维护应本着“统一规划、统一开发、统一维护”的原则,在会计部门和信息技术部门的直接领导下进行。人民银行应尽早制定银行会计软件规范与技术标准,使开发与维护有章可循。全行通用的系统由总行组织开发,分行特殊业务的需求,应上报总行审定并经总行授权后由分行开发,开发完成后须经总行验收通过才能正式使用。使用中发现问题,应做好详细记录,并逐级上报上级主管部门经专家确认后,由原开发单位统一维护,并严格维护后的测试、验收、文档修改及保管制度。
(四)建立监督、检查制约机制和与之配套的赏罚机制
会计、科技、保卫、稽核、监察、纪检等部门要通力合作,加大银行会计电算化业务稽核的范围和力度,定期组织安全检查,防患于未然。健全事后监督机制,开发独立的稽核软件,有效监督会计软件的运行。监督系统在使用人员和系统管理上应与临柜处理系统完全分离,对会计信息系统进行实时或定期稽核,对异常及大额交易及时通过系统进行实时预警。
总之,银行会计电算化程度的不断提高,无疑给商业银行的经营带来了极大的益处,但也给银行经营带来了风险。只有重视防范风险,加强银行内部控制,才能避免风险。这对于确保银行会计电算化系统运行安全,加快商业银行电子化发展步伐都有着十分重要的意义。