浅谈企业档案数字化管理工作
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【摘 要】随着信息技术水平的飞速发展，档案的载体正在经历由纸质档案到电子档案的演变，档案管理也在逐步实现数字化管理，档案数字化管理工作已经成为衡量企业管理水平的重要标尺。
0 引言
随着计算机技术的发展和普及应用，企业在生产经营中产生了大量的电子文件。以笔者所在的大型汽车集团为例，我集团每年有大量的电子档案和纸质档案归档，做好电子档案的收集、整理、利用工作，同时还要把企业长期积累的大量纸质档案转化为电子档案，这就构成了企业档案数字化的主要工作，做好这一工作任重道远。
1 企业档案数字化管理的益处
档案数字化，就是将传统纸质、图像、声像、缩微胶片等档案通过扫描、摄录等手段采集，转换成数字形式的计算机文件的过程。企业档案数字化管理益处很多。
1.1 企业档案数字化管理方便档案的检索
通过计算机可以快速的在大量的数据中查找出所需信息资料，大大提高了工作效率。
1.2 企业档案数字化管理可以把几十万张图纸、文献等纸质文档转换成可机读的电子档案
电子档案是存储在光盘或磁盘上的信息，它占用空间小，更加节能、环保。电子档案可以代替原件提供查阅，保护珍贵的历史档案。
1.3 电子档案可以通过互联网或企业内部局域网进行传输，达到资源共享，避免资源浪费
1.4 企业档案数字化管理，可以使用专门的档案管理软件进行二次加工编研，提高档案信息的时效性
2 企业档案数字化管理存在的问题
目前企业档案数字化中存在的主要问题就是电子档案载体的特殊性导致的一系列问题。
2.1 电子档案的真实性问题
由于电子档案与纸质档案载体性质的不同，电子档案可以删减，可以不留痕迹地反复修改，不能通过字体和印章鉴别，导致无法辨别真伪，使其不具有法律效力和依据。
2.2 电子档案的安全性问题
电子档案与纸质档案由于载体不同，容易被外界环境影响，消磁或者无法读取；还容易被网络黑客通过特殊程序截取或被计算机病毒入侵，使信息丢失。
2.3 电子档案对生存的技术环境过分依赖问题
企业的电子档案形式多样，有文档、图形、视频、音频等，而这些档案无法直接阅读，人和电子档案之间有一道数字屏障，计算机成为必须工具。而计算机技术和软件的更新速度极快，使电子档案也同时需要不断的更新才能被读取和利用，导致电子档案对计算机的依赖性极大，也极易丢失信息。
2.4 电子档案的增殖速度极快，存储密度增高
企业在生产和经营中产生的电子档案越来越多，而且组成结构复杂，每年都在成倍的增长，这就要求存储的载体空间和密度不断加大。自1957年硬盘诞生以来，存储密度提高了5000万倍。而存储密度越高，导致安全问题就越多。
2.5 档案数字化对档案人员也提出了更高的要求
做好档案数字化工作要求企业的档案管理人员不仅懂得纸质档案的整理、编研，还要能够熟练地使用计算机、扫描仪、相应的档案管理系统软件等，能够熟练进行计算机软件和电子档案更新、升级等后期维护工作。
3 针对企业档案数字化管理出现问题应采取的措施
3.1 企业应该加强数字档案的安全性管理
对归档电子文件做到全程管理，即对电子文件的形成、收集、归档以及电子档案的保管、利用、统计、销毁等实行全过程管理与监控。可以采取身份识别、权限控制、电子签名等技术手段维护电子档案的真实可靠性。
3.2 企业要根据实际情况建立完整的电子档案归档和保存制度
电子文件归档一式三份，一份封存保管，一份借阅使用，一份异地保存。归档的电子文件尽量转换成通用格式，如不能转换就在同一载体中同时保存其应用软件，以防止若干年后无法读取。要选择专门的档案光盘，其寿命大于20年，合理安排存储结构，科学保存。每4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，发现问题及时解决。
3.3 在档案数字化转换过程中要遵循规范性、安全性、真实性、效益性的原则，制定出符合本企业实际情况的、合理的、最优化的档案转化方案。
3.4 做好电子档案的保存和维护工作，尽可能的延长使用寿命
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，但是由于电子文件形成的时间短，缺乏实际存储的经验，所以要求电子档案的保存环境高于纸质档案，要恒温、恒湿、防尘、防磁、防震、防光、防有害气体。
3.5 重要档案还是要双套制保存
有的大型企业有很多珍贵或机密的档案，它们可能是有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，要双套制保存。既有电子档案也有纸制档案，以防止电子档案出意外导致无法挽回的损失。
3.6 有条件的企业可根据具体情况开发专门的档案管理系统
用专业档案管理软件收集、整理、编研电子档案；把纸质档案数字化之后挂接到档案管理数据库，系统定期自动备份数据，防止丢失，全面实现计算机管理。
3.7 企业应该重视档案管理，有计划地培养和引进档案管理人才
在做好纸质档案管理同时学习当今先进的数字化管理经验，加速本企业的档案数字化管理工作，推动企业的快速发展。
总之，在信息化条件下企业数字化档案管理工作已经成为企业管理的重要组成部分。企业要克服各种困难加快档案数字化进程，它可以促进企业的发展，为企业腾飞助力加油。