对民族地区财务档案管理信息化建设的思考

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摘 要：档案信息化管理是档案管理工作适应社会信息化发展的必然要求，全新的信息化档案管理模式得到了社会的普遍认可。但在较为落后的民族地区，档案信息化建设中还存在许多不足，需要进一步改善和提高。本文针对当前甘南藏区档案信息化管理中存在的若干问题，提出了自己的几点看法。

关键词：档案信息化;问题;思考

档案信息化是档案管理部门适应社会信息化发展的必然要求。自上世纪末期提出档案信息化以来，我国的档案信息化建设工作已经初见成效，全新的信息化档案管理模式也得到了社会的普遍认可。但对档案管理整体工作来说，档案信息化还属于比较新鲜的事物，对档案进行信息化管理也属于一种全新的管理方式。目前民族地区档案信息化建设中还存很多不足，需要在管理过程中进一步完善和创新。

一、财务管理信息化的必要性

（1）财务管理的难度增加。作为一个单位项目管理的重要内容，财务管理能够有效推动单位财务管理的针对性和有效性，并达到节约投资的目。然而，在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下，财务管理水平不断提高，财务工作难度和强度也逐年增加。所以，随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，既是适应现代化管理的需要，也是搞好工程建设财务档案管理的必然选择。

（2）信息化档案彰显优越性。首先，将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务纸质档案，电子财务档案具有无可比拟的优点。另外，随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，能够方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，极大地提高了工作效率和工作质量。

二、当前民族地区财务管理的问题分析

（1）财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面，首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由非财务专业管理人员兼职担任财务人员，或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多，造成会计处理不当，账目混乱，甚至引发机密资料外泄，造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位，领导对会计核算和财务管理质量不重视，只设一位报账员，而没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些工程项目，其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突，往往使得项目法人具体执行为难。某些工程建设项目在管理中不注重自身规范性，甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象，这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床，也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便，直接影响账目的可靠性和有效性，为日后的信息化处理埋下巨大隐患。

（2）财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后，许多部门仍存在资料管理低效的问题，数据冗繁和重复的现象屡见不鲜，致使信息化后的财务状况提效有限。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位，为谋求更大利益，面对客观的数据往往随意操作，篡改数据，例如在处理债权债务时，将收入挂债权债务账户来偷税漏税等，将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形，因而信息化程度还不到位，不能及时满足对外对内信息需求者的要求。

三、如何加强民族地区档案管理的信息化建设

信息化建设内容包括数据库系统、网络系统、安全系统、信息规模、信息服务等，在具体实践中，应围绕建设质量的高标准，把财务信息管理基础部门工作与改善单位管理结合起来，有效地促进单位管理和发展的信息化、现代化。

（1）及时采集、整理和挖掘动态数据信息，完备数据库资源。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的源头，是进行其他的财务管理工作和基础项目建设的前提。传统的档案大都以纸质为载体，管理烦琐且费时费力，实现档案管理的信息化后，向数字化档案管理转变是首要特征。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源，是数据存储、管理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。数据库的建立、数据的录入和管理、隐含信息的挖掘，使完备数据库资源达到要求。

（2）加强财务档案信息网络建设，确保档案使用的实效。档案管理信息化带来的档案信息在传输、分析上的便捷，极大地提升了档案材料的利用率。档案信息的充分利用，是建立完善的财务档案信息网络的基础准备。将财务档案网络信息化处理后，既可以将财务会计文档、文件直接进入或转换进入档案数据库，这样大大减少了档案管理人员的重复录入工作，也保证了档案信息的完整性和同步性。

参考文献：

[1]马玉昆.浅谈会计档案的管理[M]，2008

[2]任晓红.会计电算实务化与实训[M]，2010