信息化环境下教学管理队伍建设浅析

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[提要] 本文通过对信息化环境下教学管理队伍现状分析，基于基层管理者角度，从五个方面提出提高教学管理队伍建设相应措施。

关键词：信息化；教学管理；队伍建设

本文为辽宁省民办教育协会2014年教育科研立项课题，课题名称：“民办高校学院制模式下教学管理信息化建设研究”（课题编号：LMJK201409）

中图分类号：G647 文献标识码：A

收录日期：2014年10月10日

高校教学管理信息化是一个系统工程，他充分利用了现代的计算机、手机等信息设施以及网络、管理软件等信息技术，使高校内部的人、财、物、事、时间、空间、信息等各要素有机配合。它减少了数据输入、保存的重复劳动，减轻了教学管理人员的负担，做到资源共享，从而提高了办学质量和效率，使得教学管理人员有更多的手段与方法来提高自身的工作效率，促进教学管理改革。以保证教学活动的高效、便捷、快速运行。高校教学管理队伍是指校、院（部）两级教学管理人员。笔者认为信息化环境下教学管理队伍应该分为高层管理者、中层管理者以及基层管理者三个层级，此文主要探讨的是第三个层级即具体的基层管理人员的队伍建设。因为这个队伍是具体实施执行和落实信息化建设的关键人员，没有他们的具体操作就无从谈起信息化的延续和发展。

一、现状

（一）工作理念有待进一步转变。但凡改革都需要一个过程，其进程的快慢则取决于参与者理念转变的快慢。受固有思想的禁锢，目前无论是中层的落实者还是基层的执行者，都缺乏主动性，缺乏主动学习信息化的热情，缺乏主动运用信息化手段服务师生的意识，缺乏以现代化的教学管理软件、QQ群、微信、短信平台、专用的互动软件等为基础进行管理的工作理念。工作中繁乱，疲于应付，总是以老路子的传统经验去工作，缺少思考，缺少责任心，很多问题形成死循环，周而复始的出现。

（二）工作职责有待于进一步明确。信息化环境下如何实现管理高效，首先基于明确的工作职责和任务流程。没有明确的工作职责和清晰的工作流程，便无法进行网络软件的参数设定，功能的完善以及指令的分配等。特别是一些基本的信息数据，一旦设定则轻易不要改动。信息化环境给师生带来了网络前端的使用便捷，但同时其后台软件的数据维护是需要一定的人力、物力及财力资源的。目前，在各高校学院制管理模式的改革中，基于前期工作准备的不够充分，导致工作职责不够明确，或者是不断地变动，这些都不利于信息化环境下的管理，这一现状给基层的管理人员带来了极大的困扰。

（三）工作能力有待于进一步提高。多数高校不够重视教学管理者，特别是基层管理者。我们很多时候会听到“要向一线教师倾斜”，但是很难听到“要向一线教学管理者倾斜”。决策层领导对教学管理人员的工作角色认识上存在偏差，并未真正意识到教学管理人员除了服务以外，另外一个重要角色就是起控制及组织作用以及协调、教育的角色。学校高层对基层管理者的不重视，就造成目前普遍的基层管理者整体素质不高，因此也就缺乏应有的培训，缺乏应有的待遇和尊重。信息化环境下，要适应发展，管理者自学软件使用的较多，有针对性的系统培训较少，这一现状加剧了基层管理者能力不足，工作不完美的现实。

（四）工作指标有待于进一步细化。很多人形容教学管理部门就像菜市场，就连基层管理者本人也有同感，说这个还分“旺季”和“淡季”。这一现状纵然有诸多原因，但其中一个主要原因是缺乏细致而周全的指标体系。教学管理工作任务繁重，这个是公认的。但并不代表其不可以形成一个有序的工作氛围，不可以制定量化的有时间限制的可操作的标准质量体系。特别是信息化环境下，从软件的使用到与软件公司的沟通、到与师生的联络、到培训学习、到软件的开发利用、到使用流程的制作等，目前都没能一一列入工作的指标当中。

二、措施

（一）转变理念。信息化环境下的教学管理信息化的过程不是简单的计算机、手机等现代设施或软件、网络等信息技术的引入过程，教学管理信息化的过程同时是教学管理观念、教学管理思想转变的过程，是以信息化的观点对教学管理过程进行系统分析、统计、决策的过程。工作理念是工作行为的核心指导思想，有什么样的工作理念就有什么样的工作行为。因此，教学管理信息化建设要有成效，必须首先转变管理者的工作理念。首先是以管理为主向以服务为主转变，实现扁平化的管理模式，着眼点就是促进“师生参与”，着力点是“激发师生的思维风暴”，落脚点就是“简政放权”和“促进参与”。要站在社会发展最前沿的高度来服务教师和学生，把教师和学生是否满意、工作是否高效快捷作为服务是否合格的衡量标准。其次是以传统的经验管理向现代的信息化管理模式转变，在以服务为核心的基础上充分运用信息化进行快速、便捷、高效的管理，让师生在办理业务中能够“一次结”，有效实施“一站式”服务和“一键式”服务，把工作做到教师和学生当中去，将管理寓于服务之中。有效保障教师和学生的权益，为师生提供更好的教学和学习环境，以推动高校“全员质量管理”的实施和进程，进而促进高校校园和谐稳定、高效发展。

（二）明确工作职责。要使信息化环境下教学管理工作有序高效，必须明确“现实中”的工作职责，细化工作的流程。学院制管理模式即校、院两级教学管理模式是指为了实现学校的总体办学目标，学校、院的教学管理机构（人员）在教学管理活动中，分级负责，相互协作，相互支持，共同发挥各自管理效能，以提高教学管理的效率和效益的教学管理活动。当前，教学管理信息化的关键之处就是教学管理队伍之间即高层、中层和基层三个层级间的责、权、利的明晰。（图1）

1、学校高层负责宏观调控。学校高层成为宏观决策中心，即主要定位于做好总体的发展规划和专项规划的设计，立足于宏观决策、调控、协调和监督。学校高层主要凭借政策与制度导向从外部影响和引导各教学部门的教学活动，运用规划、督导、评估和经费投入等杠杆来调控各教学单位的教学管理目标、发展规模和速度，以确保信息化教学管理水平的提高，使之符合学校宏观发展的总体目标。

2、各部门中层负责研究部署。教务处、督导处以及二级院（部）这几个核心部门的中层，应该定位于对学校宏观规划进行研究、分析，依据各部门的职能制定相应的计划，并进行合理有效的设备与技术的配备和任务部署。同时，要定期总结，及时反馈工作动态，以使本部门的工作符合学校整体的发展规划。

3、各部门基层负责落实实施。要使管理真正有效运行，离不开各部门最基层的脚踏实地地去落实实施。作为基层人员首先要明确自身职责，理解自身的任务，在认真执行的同时要不断地对信息化的管理手段和软件进行学习和研究，以精进业务。管理人员必须结合工作实际，提出对所运用软件在信息化管理中更适宜的需求，以更好地创新管理模式。

（三）加强培训。社会的发展是飞速的，信息化虽说不是最新产生的，但高校教学管理模式的改革是新的，教学管理的全面信息化是新的，是新的就需要投入一定精力和时间去研究、去学习，在实际的工作中管理者自学是一种不可或缺的途径，但高校有组织的、有针对性的系统培训是必不可少的。就教学管理的工作性质而言，笔者认为应从以下几个方面进行培训：

1、心理素质的培训。包括耐力、定力，情绪的控制，无论是以管理为主还是以服务为主，无论是过去的传统管理模式还是如今的信息化服务模式，教学管理工作始终面临的一项核心工作就是――咨询服务。无论是你做了还是没做，无论你通知里写了还是没写，无论网络操作可行还是不可行，也许还有公认很明了的事情，在师生眼里可能因为思考问题的角度不同，人生经历不同，而非如想象中的明了简单、可操作。因此，总有那些个教师和学生会沉浸在“依赖的怀抱”，必须先“问问”，以求“安全感”和“自我满足感”。所以，管理者的咨询量始终是有增无减的，特别是在每一项改革的初期和中期。因此，高校才会推出“首问负责制”和“限时办结制”，以督导管理者更好地开展咨询服务，提高师生的满意度。就是说无论多么无聊和幼稚的问题，管理者都要予以耐心的解答。因此，基层管理者必须在工作期间很好地控制自己的情绪，调节自己的心情，拥有一定的耐力和定力，始终以饱满的热情来应对重复问题的解答以及重复工作的实施。我们要培训管理者在良好的心理状态下进行微笑服务，这是一个双赢的培训，即保障了基层管理者的心理健康，也化解了工作沟通中不必要产生的矛盾。

2、工作能力的培训。工作能力培训要坚持在“精、实、新”上下工夫。“精”即培训内容设置精确，突出针对性，所设培训专题要能反映现阶段高校管理工作的核心内容，反映教学管理工作中有关政策把握的问题；“实”即在培训中解决实用性，坚持理论联系实际，联系教学各管理部门工作实际、针对管理中存在问题的找出解决的方法；“新”即体现时代性，不仅注重基本理论的培训，还注重对创新理论的教育，及时开辟新专题，丰富培训内容。

信息化环境下，工作能力培训要包括工作责任心、工作思路、工作方法以及工作的礼仪、工作语言表达、计算机的熟练度、教学管理软件的运用等。首先，必须加强管理者责任心的培训，信息化管理中因为信息的沟通渠道增多了，沟通的媒介增多了，诸如QQ群、软件管理平台、短信平台、微信平台、邮件等等，必须要求管理者及时回复来自于各种网络沟通渠道中师生的问题；我们的每一项工作都是要经过全校师生评价的，我们的每一个行动都是要师生过关和评价的。因此，只有拥有了基本的责任心，管理者用心服务于广大师生，才会有和谐的校园教学和学习环境；其次，要求管理者工作思路必须清晰，工作流程必须简洁，在关注细节的情况下，结果和过程的重视度要视不同的工作内容有不同的侧重点，不能各项工作一刀切，要真正的贴近师生，了解师生，简化流程，用最明了的流程，最快速、最直接的信息化手段，服务于教师和学生；第三，培训管理者要避免重复劳动，常规化的一定要常规化，以节省时间，比如教务常用的通知与表格，可以固化其格式。并充分利用网络公开公示，以更好地方便师生随时下载使用；第四，教学管理部门从另一个角度来看也是一个“窗口单位”，凡“窗口单位”都应有自己的形象文化也就是工作礼仪，从外在的形象到内在的语言表达，包括接电话的礼仪、文件的专业、被咨询时的态度等等；第五，信息化的模式下，计算机的熟练度是最基本的工作能力，因此在专用软件的培训中要结合进行基本的办公自动化软件的熟练掌握，特别是EXCEL操作系统的应用，包括数据的导出与导入、数据的运算、数据的比对等。

（四）量化指标。量化指标是在明确工作职责的基础上对每一位基层管理者进行工作任务的细化分配和明确要求。量化指标的目的是要每一位管理者明确知道自己的工作职责，明确知道自己的工作目标、工作结果以及工作效率。量化指标，从心理学的角度来看，同时也是另一种形式的激励，他可以让员工清晰地看到自己的方向在哪里，看到自己的贡献在哪里，自己的价值在哪里，进一步促进了管理者由忙乱向有序迈进，由有序向有质提高。指标的具体量化是整体管理质量提升的关键因素。信息化环境下管理者的指标制定，要包含软件的使用、与软件公司的沟通、与师生的联络、软件的培训学习、软件的开发利用、软件的使用流程的制作等。

（五）关注待遇。因为基层管理者的工作得不到重视，其工资待遇等均低于一线教师，这一现状极大地挫伤了管理者的工作热情。因此，决策部门必须认真考虑基层管理者的待遇问题，特别是要予以特别关注关乎其职业发展的个人规划，出台相关政策，在待遇上提高，要让每一位员工真正感受到“家”的温暖，进而才会全身心地投入到工作中。

主要参考文献：

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