浅谈中职学校学籍管理的信息化
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【摘要】本文主要针对目前的中职学院内部学籍管理工作中相应的管理机制进行较为深入的研究，同时就传统学籍管理过程中的不住以及缺陷进行简单的分析，同时对学籍管理工作的信息化进行简单的分析以及阐述。
【关键词】信息化管理；学生；学籍档案管理；优越性
对于中职学校而言，其对学生的学籍档案进行管理的过程中，所实行的信息化方式，其根本就是建立在传统类型的学籍管理以及收集工作的基础之上，通过互联网络技术以及计算机技术，柔和档案管理工作相关的理论知识，更加集中以及安全的对学生的档案文件进行妥善的保管，从而使得学生在档案、学籍管理方面形成更加安全以及稳定、优质的管理空间以及储存环境，使得档案信息服务更加的真实、快捷。
对于中职学校而言，其在今年学籍档案管理系统信息化建设的过程中，必须建立在实际情况的基础上，开发一套高效、全面、科学、合理的信息化计算机系统。准确一点来讲，便是中职学校的档案部门按照一定的时间或者是不定期的进行档案网络化、信息化的传递以及储存，并且在整个管理的过程中，通过一系列的信息化手段（计算机、光盘储存以及图文扫描）对档案进行科学的分类以及全面的管理，同时后期通过信息化手段对其进行科学化、信息化的管理、维护。
在进行学生学籍档案管理系统建设过程中，其主要内容有以下几个方面：
（1）学生基本情况收录表格；（2）学生在校期间行为表现；（3）应届毕业生信息记录表；
二、中职学校学籍档案管理进行信息化改革的优势分析
对于传统方式的学籍档案管理工作而言，其主要包括有档案的收集、整理、归档、立卷、传递以及保管等几个方面的内容。但是就学籍档案而言，其包括的种类较多，形式多种多样，并且学生对应的学籍档案并没有进行有效、科学的统一管理，致使统一的调用、阅读以及管理得不到实现。每一个职能部门所形成的各式各样的档案在各个办公室分布，并且始终都处于一种原始的状态下，并且没有专人进行相应的整理工作，使得整个档案资料变得极为的残缺，并且内容分散，同时因为保存环境的影响，导致所有档案不能得到长久的保存，随着时间的不断推移，档案将不断的收到损坏，完全无法满足后期的使用。但是，对中职学校学籍档案管理进行信息化改革，从一定程度上的将上述的问题进行了有效的解决。
（一）信息化的归档方式
对中职学校学籍档案管理进行信息化改革，保证了在学籍档案完成相应的办理工作以后能够得到及时的档案归属处理，或者是能够使得档案在某一个时期内（或定期）完成归档工作。当档案形成部门将所有形成的档案发送到相应的信息档案部门，并且通过相应的工作人员对这些档案进行接收处理，并且按照相应的档案归类原则对整个档案进行访问权限、分类号的确定，这就使得在日后的档案调用以及查找过程中，得到方便的工作。对于学生相关的档案管理工作而言，其信息化改革与现代化的信息技术发展而言，有着极高的契合度，并且整个工作流程简单、高速，同时整个档案文件不易毁坏，同时一定程度上避免档案的遗漏，似的学生档案的完整率以及归档率得到了有效的保证。
（二）易于检索、查阅以及整理
对中职学校学籍档案管理进行信息化改革以后，学生的纸质文档就变成了电子档案，电子档案的管理工作以及方法与传统纸质档案的管理方法而言，有着一定的差异性，对于电子文件而言，其能够较为容易的便实现以及完成文件级的管理工作。因此，对学籍档案相关的文件进行和信息化处理的同时，将每一份档案文件进行唯一序号的编制，并且对其进行唯一分类号以及档案号的编制（可以根据文件之间的上下级关系，进行文件号的编制），这就使得后期的档案调阅以及查询工作变得更加的方便。
三、中职学校学籍档案管理完成信息化改革后具体的实施要点分析
（一）将档案管理人员自身业务水平进行提高
就目前而言，绝大部分的档案管理人员在进行管理的过程中，技术水平较低，难以胜任工作，虽然校方引进了大量的现代化、信息化的技术设施，但是这部分管理人员并不能将其作用以及功效进行充分的发挥。对于这部分的档案管理人员而言，必须强化自身改的业务水平以及综合业务素质，同时强化对整个档案管理工作的重要性认识，较为全面的将信息化档案管理基本技能以及知识进行掌握，能够肩负起学校学籍档案相关的管理工作，使得电子档案信息化、标准化、网络化趋势得到良性促进。
（二）完成相应的技术处理方面的工作
对于学生个留言，其学籍档案室学生个人的私密信息，所以在对其进行信息化处理的过程中，必须对其安全性以及保密性进行绝对的保证，同时保证整个学籍档案原始资料在进行信息化过程中不会受到恶意的篡改。从这一点进行分析，使得档案管理人员在进行学生学习档案相关的信息化管理以及使用过的过程中，首先便需要采用现代化的计算机技术对整个电子文件进行较好的加密保护措施，从而使得整个电子信息不会因为技术缺陷的原因导致受到恶意的篡改。除此之外，在学籍档案中有一部分需要进行权限管理，因为其中大部分的信息都是属于学生或者是学校的机密内容，其不允许被其他无关人员或者是机构获知，如果没有学校或者个人授权，无法进行查阅。这部分档案在进行储存的过程中，其安全问题就是一大难题，所以在对档案管理工作进行信息化改革的过程中，相关工作人员必须通过信息化、科技化的手段对其进行强化处理，从而使得信息的安全性得到有效的保障。
结束语
对于中职学校而言，学生档案管理工作是整个学校工作中不可或缺的重要环节，同时也是学校的基础工作之一，更为深层的，也是对一说学校内部管理水平进行衡量的指标之一。只有充分的应用现代化管理技术以及信息化管理程序对其进行管理，才能保证管理工作的顺利开展。在今后不断的运用过程中，中职学校学籍档案管理工作信息化程度也会不断地深化，完善。
参考文献
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[2]倪慧敏，柯友良，黄文卿等.高校评估档案管理规范化的探索[J].档案学研究，2006，91（5）：16-18.