浅谈如何做好城建档案服务利用工作

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【摘要】本文从做好城建档案服务利用工作的意义、城建档案服务利用工作的现状、加强城建档案服务利用工作的举措三个方面，就如何做好城建档案服务利用工作加以阐述。

【关键词】城建档案 服务 利用

中图分类号：G271文献标识码： A

城建档案对于一个城市的建设十分重要，是进行城市管理、城市改造和城市现代化建设的重要凭证和依据。随着城市化进程和城市建设的发展，如何做好城建档案服务利用工作，最大限度地为城市建设提供真实、可靠、完整的利用服务，是需要我们认真研究和探讨的课题。

一、城建档案利用服务的主要特点

（一）城建档案利用产生的效益显著

城市建设的项目随着经济的发展逐渐成为国家的发展重点，城建档案对于城市建设的作用越来越显著，由于城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字，图表、声像等技术资料。因此，城建档案也成为城市高速发展不可缺少的依据。 城建档案的经济价值在于利用，其可以转化为经济价值，可以避免经济损失，避免重复投入，从而节约投资、节约时间、节约人力和物力等。城建档案信息内容服务给利用者带来的间接或直接的经济效益、管理效益比较容易观察和判断。

（二）城建档案利用者具有特定的地域特点

绝大多数的城建档案馆分布在各省（自治区、直辖市）、计划单列市、特大城市以及大、中型城市中。各地城建档案馆的馆藏档案主要来源于所在行政区域内各专门职能部门以及参与专门档案形成、处理、管理的其它机关、团体、企业、事业单位等，各馆的馆藏表现出了明显的地区性、区域性，其利用服务对象大多是本行政区域内的机构或个人，而跨区服务的对象相对较少。

（三）城建档案工作人员具备相应的专门技能

城建档案馆的服务人员要做好档案服务工作，除了要掌握档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等一般档案工作的基本技能之外，还需深入了解所保管的城建档案形成和处理的专门技能。其必须能够看懂一般工业与民用建筑及市政工程的施工图，了解各种建筑结构施工技术和方向及各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格，了解工程测量有关知识，熟悉城市建设项目管理程序。实际利用最能检验档案人员对馆藏档案的熟悉程度和提供利用服务的质量，检验档案馆能否快速、高效、准确地为实际利用者提供档案信息和凭证。如果没有专门档案内容所涉及的相关专业领域的专业知识、专门技能，服务人员就无法为利用者提供及时有效的档案服务，这是馆藏档案的技术性所决定的。而且一部分实际利用者是代表档案的移交单位或相关单位来查档案，档案馆如果轻视了对其服务，就可能产生丧失档案来源及其利用者的危险，并由此造成城建档案馆作为全市城建档案信息中心的地位和信誉的下降。

二、城建档案利用服务中存在的主要问题

（一）城建档案的信息资源基础建设不完善

一个城市的建设工程繁多，专业技术性强，城建档案的形成和处理过程中涉及多个管理和技术部门，档案来源比较宽泛，包括地上和地下还有多门类专业技术。而建设过程中直接形成的对国家和社会具有保存、利用价值的文字、图纸、图片、声像等各种文件材料，是城市规划、建筑设计、施工、扩建、改造、维修的凭证和依据。城建档案只有准确、完整才具有保存和利用价值，然而实际上进入城建档案馆的档案内容其实不够丰富，降低城建档案利用价值。这些问题最终都会集中体现于利用服务环节，出现无档可查，有档无人用，有档查不到，以及有档不予查用等现象。

（二）城建档案提供利用的方式大多较为单一

当前城建档案馆提供利用服务的方式，大多仍是传统馆内人工查阅方式，而在线咨询、网上自主查阅、编研成果服务等利用方式的运用并不多。随着社会的发展，科学技术的不断发展，互联网的普及应用，各种信息的快速传递，城建档案的用户群体不断扩大，用户的需求也呈现出多样化，过去传统的城建档案人工查阅方式已满足不了利用群体的要求，在城建档案查询利用上人们希望能够实现科技化、便捷化、简易化、高效化。由过去的调档查阅改为现在的网上查阅，有些档案资料可以在计算机上直接下载，希望足不出户就能查阅到所需的城建档案资料。

（三）城建档案利用的收费标准相对过高

城建档案馆的利用服务大多实行收费政策，收费项目主要包括综合服务费、档案查阅费、出具档案证明费、档案咨询和验证费、资料复制费等。与综合档案馆相比，其收费标准也相对比较高，如果是机构利用者因工作需要查阅非本单位移交的档案的收费标准较个人利用者更高，查阅档案的卷次越多，费用越多，收费带来的负担也会更大。

三、城建档案利用服务的优化措施

（一）进一步加强城建档案服务的业务基础建设

城建档案利用服务的每一个环节都关系着城建档案利用服务的质量和效率。因此，优化城建档案业务流程十分重要。一是优化馆内各业务流程，包括收集接收要齐全完整，分类整理标准要统一规范，开放鉴定要科学、及时、有效，检索系统要多样便捷，编研成果要富有特色，且能为利用者提供集约化信息服务。二是要优化馆外业务流程链，即主动加强与城建档案形成单位的沟通，提前介入专门文件材料形成、收集、整理、鉴定等工作，予以指导与服务，延展管理服务范围。普通公众对城建档案利用的需求也在不断高涨。社会公众利用需求的不断增长，要求城建档案馆突破原有行业服务的限制，站在“公共服务”的高度来为社会公众提供个性化、多样化、差异化的服务。

（二）增强城建档案网络化服务的能力

随着社会信息化的发展，利用者对城建档案网络化服务的需求越来越迫切。因此，城建档案数字化、网络化服务工作迫在眉睫。一方面，要加快实现现有馆藏档案信息的数字化。通过对现有馆藏档案的数字化，建立起各类档案数据库，健全查询功能，这既有利于原件保护，也有利于网络传输，满足社会多层次的利用需求。另一方面，要逐步开展城建档案的网络化服务，如设立人性化的网络互动社区，建立城建档案馆与城建档案形成单位、档案利用者三者之间的在线交流机制；借助网站平台提供已开放城建档案分类查询目录，以图、文、声、像等多种形式公开城建档案原件以及专题编研成果等，推动城建档案网站成为名副其实的信息利用服务中心。

（三）完善城建档案利用服务的收费制度

对于城建档案馆而言，利用档案收费政策应该确立和坚持“公益主导”的基本原则，鼓励不断地减少面向普通民众的基本信息服务的费用（免费利用是最佳理想状态）。城建档案馆的公益性意味着档案馆服务职能范围内的基本信息服务应该免费或者尽量低收费。由于信息服务具有层次性和区别性，付出的人力成本，档案的保护费用，耗费的服务时间等因素的差异性。可根据利用档案的数量、珍贵程度和服务人员的劳动量，允许暂时收取一定的费用补偿。但从长远来看，应随着国家经济发展水平的提高和档案事业经费的增长，不断向更低收费直至免费的方向调整。总之，城建档案服务利用收费必须以公益性收费为主，经营性收费只能是公益性收费的一种特殊补充形式。这是由城建档案馆利用服务的公共性和公益性所决定的。

四、结束语

综上所述，不断强化城建档案利用服务意识，不断改进服务手段，努力提高服务质量，是社会主义市场经济和社会文明建设对城建档案馆工作的客观需要，同时也是城建档案事业自身发展的必然要求。当今世界已进入信息化时代，这对城建档案馆事业的发展，特别是对强化城建档案馆社会利用服务功能来说是挑战更是机遇，城建档案部门应该充分认清形势，抓住机遇，迎接挑战，成为新时期行业生存竞争中的强者。作为从事城建档案事业的工作人员，只有不断进取，开拓创新，与时俱进，才能使城建档案工作不断迈上新台阶。