私营企业档案管理与经济效益的相关性研究

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摘 要：私营经济的发展，对私营企业的档案发展提出了更高的要求。从私营企业档案管理与经济效益的关系出发，科学合理地分析私营企业和经济效益的关系，提出建立科学合理的私营企业档案，应坚持灵活性、自主性、方便科学的原则，合理选择档案管理的模式，最后提出通过档案管理提高经济效益的措施。

关键词：档案管理；私营企业；经济效益

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）07-0183-03

私营企业和国营企业是国家经济的重要组成部分，国营企业的档案采取集中统一管理的模式，具体表述为：在企业内设置档案室或是档案中心，有相应的机构领导将所有档案放入档案室，统一管理和调配促进国营企业的工作顺利开展。国营企业的档案受到上级机构的监督和审查，使得国营企业的档案管理有序化、透明化。但私营企业因为并不受上级机构的监督和审查，私营企业主并没有引起足够的重视，使得私营企业的档案管理出现了混乱状态，私营企业的档案管理中存在“死档”“弃档”的现象。由于电子档案的出现，一些私营企业开始利用电子档案对企业进行管理，但如何合理利用电子档案，如何开发电子档案的利用价值，如何使电子档案和纸质档案更好地结合，依旧是一个需要解决的问题。

一、私营企业档案管理与经济效益之间的关系

1.科学的私营企业档案管理能够促进经济效益的提高。首先，需要明确什么是企业档案这个概念。企业档案是指借助文字、表格、数据、报告、论文等形式记录企业的过去和现在生产、经营、管理等方面的成果。企业档案不仅是对过去和现在企业发展的总结，更主要的是通过档案企业可以安排生产，总结经验促进企业的发展。企业档案作为企业的重要知识产权，在发挥企业的发展和预测企业的发展动力等方面，发挥着不可替代的作用。现有的企业档案的类型分为人事档案、科技档案和会计档案等类型[1]。私营企业的发展中企业档案通过对社会和企业的相关方面，对各类信息进行再加工，解释企业出现的问题，进而对企业进行合理规划，促进企业的长远发展。其中，企业档案中的人事档案是指在某一时期，企业所任免的员工的基本信息、职位、履历劳动合同、绩效考核、人员调动以及员工所具有的能力的信息。人事档案是一个无形的资产，可以很清楚地搜索员工的信息，并且能够形成具体职位的员工应该具有怎样的素质。为员工的升迁提供重要的参考项目，能够做到真正的任人唯贤。人力资本的正确使用能够促进企业人力资本的开发，评估企业的发展潜力。科技档案是指企业在发展时记录企业科技人员的科技成果和智慧。在科技档案的记录中，企业的科技成果和智慧代表着企业的创新和创造能力，宣示了企业的发展动力。一个企业的科技档案越丰富，证明企业人员的积极性和创造力得到了很大程度的开发，提高企业的发展水平。会计档案是指企业在一个时期收支情况的明细。一个企业是盈利还是亏空，在会计档案中能够很清楚地显示。会计档案是一个企业档案的重要组成部分，代表了企业生存和发展的结果。会计档案中含有企业的保密信息，在档案管理中药明确档案的性质和档案的重要性。只有合理的档案管理，才能促进企业工作的更新和发展，促进企业发展的正规化和品牌化。

2.客观的私营企业档案管理，能够评估企业的发展动力。私营企业的档案的管理不仅包括企业档案的管理，而且还包括档案的保存。只有合理地保存，才能开展下一步的管理。企业的档案管理要做到不能有“死档”“弃档”，所有档案的资料齐全，才能进行档案的管理。在企业的人事管理档案方面，通过对员工的评估和员工的晋升能够很容易地判断员工的发展潜力，人力资本的开发能够更好地促进企业的发展动力。当然，对员工等人力资本的评估要做到公正客观。一个企业的发展潜力除了人力资本外，还需要财力和物力的支持。人、财、物的充分开发，才能评估到企业的发展动力。会计档案和科技档案有着不可替代的作用，会计档案能够为私营企业理清企业的财务，为企业正常的运转提供保障；科技档案是一个企业人力资本得到最大程度的开发的依据能够为企业和员工个人的发展提供更多的无形资产。对各个方面档案的评估能够评估私营企业的发展潜力。但现存的私营企业的档案存在流动性大、规范性不足等问题，所以私营企业需要建立一个统一的档案管理规范。

3.规范的私营企业的档案管理能够有理有据地解决纠纷。在法治社会中，在企业界有经济往来的私营企业免不了会发生经济纠纷。对待经济纠纷，最好的方式是能够达成某种经济利益的一致，如果达不成一致的意见，只能寻求法律途径解决。在寻求法律途径时，要想打赢官司，必须有相应的证据，证明企业在整个经济往来中的合法地位。在经济纠纷中，规范合理的企业管理为解决纠纷提供相当有分量的证据。如果一个企业陷入到经济纠纷中，却没有足够的材料证明自己的合法地位，对整个企业来说会是致命的打击。此外，在私营企业的内部，合伙人或是员工之间也会存在利益的纠纷，档案的合理管理，为解决这些利益纠纷提供了依据。在处理纠纷时，应秉承公正公开的原则。规范的私营企业的档案管理在档案的采集、档案的保存、档案的管理、档案的提取等方面都有明确的规定，在各个环节都做到了公正和客观的原则，能够促进档案管理的正常发展。如果在档案管理的某个方面出现了遗漏或是出现了纰漏，在整个档案的发展方面都是不利的。如果做不到在档案的管理方面正规，企业所面临将是重大的困难。无论哪个层面的纠纷，都无法正常的处理。纠纷无法正常处理，就会出现影响企业正常发展的现象。

二、私营企业档案管理的原则

1.灵活性原则。私营企业档案管理存在管理意识淡薄、内容单一、手段落后、灵活性较差等问题。档案的管理是为了服务于私营企业的正常运转，而不是为了保存档案而保存档案的问题。在档案的体制和规章制度上，要体现灵活性原则。特别是在规章制度的建立时，要把握哪些问题是可以视情况而定，不需要大领导的审批的，哪些是必须经过大领导的审批后才能调动档案的。如果所有涉及到企业档案的都属于保密工作，势必会使具体的操作更加烦琐。足够重视档案的管理是为了促进档案的公正公平，同时档案也需要有公开的信息，例如某一个员工升职是因为员工的履v和他的能力，这些都是可以公开的，这样的公开效果能够促进企业的人员的积极性。在档案管理方面，灵活不只是一个词，要具体落实到行动中。在规章制度上体现灵活，在审查方面体现灵活等等，各方面都体现灵活，才能将灵活的原则贯彻到实际中。同时，灵活性原则也使私营企业的规章制度能够有序可循，整理断层的档案和管理陈旧的企业档案。

2.方便实用原则。在档案的管理模式上存在着集中统一管理模式、分散式管理模式和协作式管理模式。在具体选择某一管理模式时，要根据企业的具体发展情况具体选择。分散式管理模式是在各个部门进行档案的储存和保管；集中管理模式是指在企业内设置档案中心，档案中心专门负责档案的管理和保存；协作式的管理模式是指将管理网络化、将管理层次呈现多样化的特点，协作式管理是坚持档案的集中统一管理和分散管理相结合的原则。在具体选择不同的档案管理方式时要秉承方便和实用的原则，方便档案的管理、有利于档案管理工作的原则。方便管理原则是指对于企业的现在发展和未来发展都有利的情况下，秉承为企业的员工和企业的长远发展，在档案的使用和提取等方面呈现方便的特点。实用性原则是指在企业的档案的模式选择方面，一定要贴近企业的发展前景和发展近况，能够用最少的成本促进企业效益的最大化，使企业获得更好的发展。

3.效益性原则。灵活性和方便实用的原则是更好的服务于企业，私营企业是盈利性企业，其最终的目的就是追求利润。灵活性和方便实用性能够促进企业各个机构的协调，提高企业的工作效率。效益型性原则突出了私营企业的性质，私营企业在合法的范围内最求效益的最大化，除了能够促进自身的发展外，更能够促进私营企业之间的发展，活跃我国的市场经济。效益性原则并不只是追求效益，更是要在合法的范围下。只有在合法的范围内的合法经营取得的效益，才能更好地为私营企业的发展提供动力。规范的私营企业的档案能够协调各个部门，提高企业的工作效率，在人力资本的使用上，规范的私营企业档案能够使人力资本得到最大程度的开发和利用，在这个方面，档案的功劳功不可没。企业需要多少人员和企业需要多少技术员工、多少领导阶层的员工，分析档案能够促进企业人员的合理配置。在会计的档案中显示企业的收支明细，会计档案的明细能够更多地体现企业的发展现状，会计资源的合理分配能够减少不必要的开支，增加必要开支的金额数目，这些都体现规范的私营企业档案管理能促进企业的发展。同时，在制定和执行企业档案的规则时，要遵守企业的效益最优化的原则。

4.自主性原则。私营企业和国营企业的区别是私营企业拥有更多的管理权和自。国营企业的档案管理要受到上级或是本企业的监督和审查，而私营企业的档案管理更多的是只受自己本企业的监督并不受上级机构的审查和监督，私营企业的档案管理只对自己负责，不对上级机构负责，所以在发展中有更多的自主性。私营企业具有更多的自主性的原则，但相应的也存在一定的问题，例如因为不受上级机构的检查和监督，一些企业在档案管理上随意性较强，使得档案管理参差不齐，规范性差。在给予一定的自由但是并没有将自由合理地利用，这样的自由是没有意义的。私营企业档案管理时要秉承自由和规范的原则，将自由和规范的规章制度相结合，充分发挥自由的作用。自身档案部门的发展要有充分的监督和审查制度，将档案这种无形的企业资产充分得到开发和利用。

三、现有私营企业档案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私营企业学习国营企业的档案模式，在企业的内部设置档案中心和档案室，各部门的档案都放进到档案室中，这样集中的档案管理，使得档案的利用和开发能够有了更规范的发展。集中式管理模式是指将档案管理的权力进行集中，档案的调配和开发利用等的权力归档案室的领导阶层。权力的集中，使得档案的管理规范化和系统化[2]。规范化和系统化是指档案的存储、管理、开发和利用有了相应的规章制度的制约的规定。集中式的管理模式的管理促进权力的集中，促进企业档案发展的系统化和规范化。但与国营企业相比，私营企业的档案管理呈现出更多的自主性，没有了上级机构的监督，私营企业的集中式管理模式也会呈现出管理混乱，权力的过分集中也会使得企业中滋生腐败。在采用集中式管理模式时，不仅要注意到集中式管理的优点，还要明确私营企业的缺点。取长补短，促进私营企业的长足发展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指将档案的使用权和管理权交给各个直属的部门。各个部门的档案归到各个部门的门下，使得该部门的档案的提取和储存工作能够及时地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈现出管理的机制灵活和职责分明的特点。各个部门有权力对自己所属的机构进行审查和管理，呈现出灵活性的特点。各个部门只对自己部门的档案进行管理又呈现出职责明确的特征。职责明确、灵活性高的特点能够促进档案管理的有序发展，同时也能够在一定程度上提高工作的效率。同样，分散性的管理方式有优点，也有缺点。分散式的管理模式如果在档案管理上没有统一的规章制度，则会出现各个部门各自为政，不能有效的利用档案的资源。对待这个问题，分散式管理在企业统一的规章制度的管理上，还要根据部门实际情况，在统一规章制度的基础上，设置服务自己部门的档案管理方法。这样能够更加有效的利用档案资料，促进档案的合理开发利用。

3.协作式管理模式。协作管理模式是指将统一管理和分散管理相结合，促进管理的层次化和网络化。协作式管理坚持管理的集中统一，同时也下放档案管理的权力。这样的管理适合大中型的私营企业，大中型的私营企业有自己比较完善的规章制度，有专业化水平比较高的档案的从业人员，有相应的配套设施，成熟的软件和硬件设施。网络化的协作式的管理更能够使档案工作高效、有序地运行。协作式的档案管理能够突出档案管理的重点，针对重点的档案管理有区别对待档案，分类的管理促进档案管理的健康有序的开发和利用。协作式的管理因为网络化和多样化，在具体的档案管理中需要消耗较多的人力和物力还有财力去维持，成本较高，对于小企业来说，并不能达到效益最优化的原则。综上，对于选择哪种具体的模式，要分析具体的档案管理的运营成本和企业自身的发展规模和发展现状。

四、通过档案管理提高经济效益的措施

1.完善档案管理的规章制度。规章制度的建立是为了促进机构或部门的运转有章可循，促进机构或部门的正常的运转。规则制度能够促进档案管理的正规化、正常化。规章制度的内容应包括采取什么样的档案管理模式和设置什么样的机构，机构具有哪些权利和义务，有哪个机构对档案的管理进行监督和审查等等。如果没有思路清楚的规章制度，档案管理也就会出现各式各样的糊涂账和相互推诿的现象。同样，对相关的工作人员的责任要通过具体的规定进行相应的规范，使得档案的入库和提取有章可循。将规章制度进行完善，建立高效合理的规章制度，为企业的长足发展提供保障，从另一方面也能够提高经济效益。规章制度的完善是企业的软件，是无形资产，促进企业软件资产的发展。

2.推动档案管理的信息化建设。传统的档案管理是纸质为载体呈现档案的信息，纸质化档案的存储需要进行合理的整理，在提取和储存方面对档案的工作人员提出较高的要求。档案的工作人员要熟悉档案的分类和整理，要理清档案管理的思路。但到了现在的信息化时代，档案管理也呈现出信息化的趋势，各式的电子档案在各个企业中发展起来。电子档案因为本身的轻便、快捷等特征，在档案管理中占据着重要地位。私营企业要将电子档案和纸质的档案管理相结合。此外，电子档案的管理对工作人员的素质有了更高的要求，工作人员除了熟悉纸质档案的分类整理等，还要熟悉各类软件的使用和操作，信息化的档案建设能够使档案管理更加快捷化。

3.重视档案管理的保密工作。档案资料是一个企业内部的重要资产，理应受到严格的保密。现今信息化的社会，信息的传播速度加快了，同样也容易出现了信息的泄露。黑客的攻击能够使得整个公司的系统崩溃，数字化的资料在短短几分钟就能复制和泄露。在数字化的时代，应将保密工作做到位。此外，除了建立强大的系统和开发防攻击的软件，还要在员工的任免上，提高防范意识，尽量将一份保密的资料分为几个员工管理，这样能够起到制衡的作用。在一些企业，一个员工的离职就很容易将企业的机密泄露出去。企业从事档案管理的工作人员要有基本的保密意识，分明别类的对保密信息进行储存。加强炔亢屯獠康姆婪叮给企业档案的管理营造一个和谐的环境。

参考文献：

[1] 刘晓晨.档案管理和经济效益相关性[J].管理世界，2015，（11）.

[2] 项玉玲.企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技，2007，（4）.

[3] 刘冰.民营企业档案管理模式研究[D].长春：吉林大学，2011.