关于档案资源体系建设的几个原则

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档案资源是开展档案工作的基础，也是关系到档案事业可持续发展的重要条件。加强档案资源建设，建立齐全完整、丰富多样的档案资源体系，是档案事业科学发展的要求，也是档案部门服务党和国家的中心工作、服务社会、服务公众的根本途径。那么，如何建立起完善的档案资源体系，笔者认为应遵循以下原则：

1.需求导向原则

国家综合档案馆收集和保存档案，目的是为了满足社会对档案的需求。凡是社会需要的档案，理论上都可纳入收集范围。这一价值准则，可归纳为“需求导向原则”。所谓“需求”，既包括机关、团体和企事业单位的需求，也包括各种社会组织和个人对于学习研究、宣传教育、权益维护和休闲娱乐的需求；既包括当前的、现实的需求.也包括长远的、潜在的需求。在经济社会日益多元化的今天，档案的社会需求也日益呈现多元化趋势。档案资源越丰富、门类越齐全，越能满足社会需求。

2.职能决定原则

确立资源建设战略，首先取决于对档案馆的职能定位。职能定位决定着资源建设的重点和方向。如果将档案馆定位为“为历史研究和其他学术研究服务的史料基地”，那么档案的史料价值势必成为资源建设的关注点；如果定位为“公众获取个人信息的中心”，那么各种专门档案应是个人信息的重要载体；如果定位为“政府公开信息查阅中心”，那么就必须广泛收集各种已公开现行文件和政务信息；如果定位为“宜传教育和休闲娱乐基地”，那么就必然要有丰富的照片档案、音像档案和其他有鉴赏价值的档案等。可见，档案馆的职能定位对其资源建设影响巨大。我国综合档案馆职能定位虽有相关法律法规界定和悠久历史传统，但也不是一成不变的，不同的时期可以适当地调整，而职能的调整必然要求资源建设方向作出相应的调整。

3.公共性原则

这里所说的“公共性”，一是指档案形成者的公共性。党政机关、人民团体、国有企事业单位，这些机构形成和收集的档案，属于国有资产，具有公共档案的特性。二是档案服务对象的公共性。为人民群众服务是党和国家对档案工作的根本要求，也是对档案资源建设的根本要求。国家档案馆的服务对象不是特定的群体和个人，而是社会公众。从这个意义上讲，只有为国家所有并可为公众所利用的档案，才可以纳入国家综合档案馆收集范同，反之则通常不能纳入收集范围。

4.地域化原则

在档案资源开发利用过程中，应突出地域特色。构建档案资源体系除了从源头抓起，注重丰富档案资源外，还要在档案资源开发利用过程中，注意突出地域特色。档案资源的开发利用是将零散档案系统化梳理的过程，经过档案工作者开发的档案信息资源能够更加清晰地体现出本地区的地域特色，方便利用者利用。档案馆可将馆藏档案资源开发利用的成果建立专题数据库，以达到丰富馆藏的目的。

5.突出特色原则

一般来说，每个档案馆的馆藏都有自己的特色，如地域特色、时代特色、经济特色、文化特色、民族特色等。本文所要阐明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如档案馆除了依法接收应进馆的档案外，可从实际情况出发，加强自身特色建设，如参照民间收藏爱好者的做法，集中收藏某一类档案资料，如票品、证章、信函、字画、艺术品、商标、特定类型的图书资料等，这些档案资料收集不受地域性限制，每个档案馆都可收藏。当然，各级国家档案行政管理部门适当引导还是必要的。

6.规范化原则

一是制度的规范化。以科学发展观为指导，按照建立“两个体系”的要求，健全归档制度，完善归档范围、保管期限、到期档案移交规定等，针对目前各项规范性文件中不适合当前档案事业发展的条款，进行认真调研和修改完善。随着经济社会的飞速发展，产生了各种新兴的经济组织、社会组织，因此，档案资源建没已经不局限于传统的立档单位，这就要求档案部门必须关注新组织、新领域的档案工作，以档案资源建设为契机，将其纳入国家档案事业体系，同时还要有选择地将部分有特色能够反映本地区经济、社会发展的二级、三级单位纳入到国家档案体系中，以达到档案资源的齐全完整。此外，还要将涉及本地区的重大活动和有关民生的档案材料，列入归档范围并确定科学的保管期限。二是流程的规范化。流程的规范化是档案资源体系建设良性发展的重要保证。只有将档案资源体系的每一部分建设流程都纳入规范化管理，才能够保证整个体系按照预定的设计轨道发展。如青岛市档案馆在流程规范化管理中提出“让下一个环节满意”，就是要环环相扣，每一个环节都按照流程要求，规范化操作，以达到整个档案工作规范化。立档单位要按照制定的归档制度、归档范围、保管期限等，要求到期将档案向相关档案馆移交。档案馆接收档案后按照规范化的要求进行整理，同时档案数字化等相关工作同步跟进，整理完成的档案转入开发利用部门，进行开发利用或提供社会工作利用等。在整个流程中还要注意设立验收监督机制，对整个流程进行验收监督。三是制定规范要具有前瞻性。前瞻性就是要求档案工作者要有敏锐的观察力、判断力，对今后档案事业的发展走向有一种长远的判断，并对将来进馆的档案内容、数量有调查、有预测，掌握今后一定时间内可能进馆的档案资料的来源、线索、数量、门类，做到心中有数，避免肓目性，有计划、有目的、有准备地建设档案资源体系。在制定规范性文件时，充分考虑这方面因素，超前“立法”，为档案事业的发展留出“余量”。