协同办公系统部署与研究

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【摘要】随着大学信息化的不断发展，越来越多的高校部署了协同办公系统（OA）。OA系统为大学校园行政办公提供了极大的方便。本文以徐州幼儿师范高等专科学校为例，介绍了协同办公系统的部署和应用，最后提出了其存在的问题及进一步的改进方向。

【关键词】信息化，协同办公，行政办公，部署

0引言

随着现代社会信息化进程的不断推进，大学行政办公逐渐转向信息化、无纸化。协同办公系统（以下简称OA系统）应运而生。OA系统的作用就是把传统的收发文流程、审批流程、请假流程等办公流程以工作流的形式在系统上进行传送。OA系统中的流程相对于传统办公流程的优势是明显的。首先OA办公提高了办公效率，以往需要行政人员到现场办理的很多审批流程都通过OA网络上的流程审批轻松完成。OA系统也节约了大量的纸张，节约了出差费用，真正实现了无纸化办公，远程网络审批的功能。

1 OA的部署

OA的部署是指将OA系统以及相应的数据库系统在服务器上安装。这里以徐州幼儿师范高等专科学校的OA为例，简单介绍一下OA部署的过程。我校引入了正方公司研发的协同办公系统（OA）。该OA系统是用Java开发的，数据库用Oracle，因此对硬件需求较高。我校服务器通过虚拟集成划分了若干个虚拟机，这样既节约了资源，又提高了单个虚拟机服务器的功能，我校用两台虚拟服务器部署OA办公系统，其中一台部署OA系统的Web端，另一台作为OA的数据库服务器。两台服务器之间做了相应的配置，使得Web服务器能够直接访问数据库服务器并调取相应的数据。

2 OA功能介绍

OA系统的功能众多，许多高校使用的功能不及OA功能的三分之一。限于篇幅，这里仅仅介绍OA几个最基础的功能。（1）通知公告：通知公告的功能是OA最基础的功能之一，普通用户通过通知公告来获取学校的相关通知和信息。者在公告时可以控制浏览公告的用户组。对于不适合大面积公开的信息可以通过选择具体浏览人群来控制浏览者浏览信息。（2）最新公文：在最新公文中显示的是尚未浏览的公文，公文一般是通过流程进行流通的，由公文发起者通过相关流程向校领导发送公文，校领导在接到公文后进行批示并转给相关部门负责人办理，办理完成后办公室秘书还可以对公文进行归档整理。（3）请假管理：请假也是流程的一种，是高校应用最为广泛的流程之一，请假者在请假时，首先要选择请假的类型，在我校设置的流程中，分成病假、事假、公假以及其他请假类型，同时根据请假的长短对流程的走向进行了进一步的设置，例如时间短的部门领导即可审批，长一些的由分管副校长审批，再长的就要由校长进行审批。审批完成后统一由人事处的工作人员进行归档整理。（4）报修管理：保修管理也是OA中应用最广的流程之一，由报修人填写保修内容，然后发送到后勤的一个负责调度的工作人员这里，然后由这位工作人员将发来的问题转发给具体的维修人员，维修人员维修后对流程进行结束处理，最后可以统计出维修的数量和资金。

3 OA 权限管理

严格地说，我校OA系统可以分成三种权限，分别是：授权中心（admin管理员）、被授权用户和普通用户。普通的用户只能查看OA系统的公告、公文等内容。可以在OA系统内发送邮件并接收邮件，查看个人日程、收发公文等等。而授权中心相当于OA的管理员，但是和传统的管理员不同，授权中心并不能直接使用OA的基本功能，而是专门给OA用户进行授权管理。可以给用户授予公告、会议申请、物品保修、相关统计等许多权限，方便相关的人员进行管理使用。

4 OA流程管理与设计

OA里最核心的功能就是流程的设计与管理。无论是公文的传送、请假的审批、保修的安排等等，几乎OA里面所有的办公过程都是通过工作流的运行来实现的。在我校部署的OA系统中，既有正方公司预先设置好的流程，也有后来根据学校具体需要自主设置的流程。流程的设置大大方便了相关事件的审批和办理，能够让起草者看到流程的走向，同时也可以让领导查看事件具体的办理情况，方便领导及时疏通关键环节，优化办事流程。

下面以设置请假审批流程为例，具体讲解一下设置工作流程的方法。首先用管理员（admin）的账号来登陆OA，然后点击“工作流设置”，在可用的工作流里面，已经将绝大部分的流程放入，这里我们要设置的是流程的走向。在流程里面选择请假，然后点击右边的新增按钮，出现了流程设置的对话框，对话框由4个选项卡组成，分别是“基本信息”、“节点信息”、“流向设置”和“条件设置”。在“基本信息”选项卡中需要填写流程的名称、发起范围、管理范围和流程的文字说明。在节点信息选项卡中，需要将流程中所以涉及到的节点增加到节点信息中，所有的节点均放在开始和结束的节点信息中。在节点信息中，还要进一步进行环节设置，将该节点所涉及到的用户一一录入，设置是否需要打印等任务。在流向设置的选项卡中，将上一步增加的节点按照数据流进行排列。条件设置的选项卡是用来设置数据流的条件。

5 OA系统的其他功能

OA系统还有很多其他功能，比如可以和运营商的平台绑定进行群发短信服务，可以通过授权中心给相关用户授权，授予他们群发短信的功能，在授权的同时可以限制其发送数量。另外在个人办公的板块中，有通讯录等功能、个人名品、个人日程等功能，这些功能极大地方便了用户办公。

6存在的问题与不足

我校从部署OA系统到现在已经有1年半的时间了，在各部门的使用过程中，也发现了许多问题，主要有以下几个：

（1）跨年的问题：在报修流程中，当出现跨年的问题时， 报修的请求会莫名其妙地丢失。例如2014年12月底报修的流程，而相关人员2015年初才批复的，这些流程无法显示在统计列表中，目前该问题尚未解决。

（2）关于界面复用的问题：目前OA中可以根据需要配置出许多流程，但是由于系统功能的限制，流程大多复用同一个界面，造成了和实际情况不符的问题。例如请假流程是系统设定好的一个界面，但是销假的流程同样复用这个界面，许多选项不符合实际情况，造成了使用者的困惑。

（3）关于打印的问题：流程的打印功能不够完善，只能打印出阅办意见，无法打印整个阅文流程，目前的改进办法是通过IE自带的打印功能来打印阅文单，然而打印的效果并不尽如人意。

（4）手机OA的问题：由于资金问题，尚未开发手机版的协同办公系统，使得在手机上浏览OA系统很不方便，今后要通过“微哨”平台来逐步解决手机OA掌上办公的问题。

针对这些问题，下一步将和正方软件公司协商逐步解决以上问题，争取让协同办公系统成为学校行政办公的得力助手。