浅谈信息数字化对高校档案管理的影响

开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇浅谈信息数字化对高校档案管理的影响范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！

摘 要：在实际的档案管理过程中，信息数字化的管理模式还存在着一定的问题，文章就高校档案管理信息数字化的问题进行分析，提出解决的对策，探究信息数字化对高校档案管理的影响。

关键词：信息数字化；高校档案管理；影响

1 前言

随着社会的发展与科技的进步，网络技术与计算机已经成为人们在生活生产中重要的工具，在高校的档案管理中，当前我国大部分高校还是通过传统的人工来对档案进行管理，这种管理模式办事的效率低、出错率却很高，并且浪费了大量的人力物力及财力，在此前提下，信息数字化档案管理模式就应运而生了，信息数字化档案管理模式在一定程度上减轻了档案管理者的工作量，但是对档案管理者也提出了新的要求，即要有一定的计算机操作能力与具备专业的档案管理知识，又要具有强烈的保密意识与责任心。

2 高校档案管理存在的问题

2.1 高校档案管理工作人员的素质不高

高校档案管理工作人员是高校档案管理最直接的接触着，要想使其做好管理工作，就必须不断的加强高校档案管理工作人员自身的素质，从而做好档案管理的工作。但是目前大部分高校档案管理工作人员的素质存在普遍不高的现象，这样不但对档案管理正常开展工作不利，同时还会对高校档案管理工作向标准化迈进产生阻碍。大部分的档案管理人员都以为档案管理工作在实际上只是简单的把档案搜集和整理，只有必要的时候才会拿出来参考及使用，这样的想法的大错特错的，同时倘若高校档案管理工作人员对档案的保密意识不高，也会严重影响的高校档案的安全性。

2.2 高校档案管理工作量大，工作效率低

高校档案管理是一项具有系统性、复杂性以及工作量较大的工作，要求管理高校档案的人员能够在短时间内快速的找出需要查阅的信息，但是目前大多数高校在档案管理过程中，还是依靠传统的纸质记录的模式来对档案进行归档整理，这样就使得工作人员的工作量巨大，并且工作的效率低。

2.3 高校档案的实体保管管理不当

当前大多高校的档案实体保管管理都不尽人意，主要是因为档案的实体大都是以纸质为主，随着时间的变化与季节的更替，纸质档案就的纸质就会变脆，所印刷的字迹也会逐渐老化变得模糊，同时还有潮湿天气与虫害的威胁以及人为因素造成的纸质档案保管残缺等，使得档案的实体保护得不到有效的管理，加上档案管理占地面积较大，使得管理的成本变得更高。

3 加强高校档案管理的对策

3.1 提高档案管理工作人员的素质

档案管理工作人员是在高校档案管理过程中直接的参与者，直接与档案接触，管理人员的素质高低很大程度上决定了档案管理工作的优劣，因此，在选择档案管理工作人员的时候，一定要全面加强管理人员的职业素质与管理水平，让他们深刻的认识到档案管理的重要性，同时加强档案管理人员的操作水平与理论知识，让他们具备有深厚的管理功底，提高档案管理工作人员的法律意识与责任意识，让他们了解档案管理的法律效力与责任意识，从而促进档案管理工作人员的档案管理责任意识与法律意识，提高档案管理工作人员的职业道德素质，让高校档案管理工作能够更加安全有效的进行。

3.2 引入信息数字化管理系统对档案进行管理

信息数字化管理系统与传统的档案管理模式相比，具有许多传统管理模式没有的特点，不但可以用电子档案的形式来储存大量的档案资料，还可以在急需的时候通过“关键词”就能把所需要的相关资料迅速的找出来，并且不用担心档案信息会被腐蚀或者破坏等，同时还要加强信息数字化档案管理模式的安全性，禁止管理档案的专用计算机与外来网络接触，避免遭到外来网络的侵入与偷窃，防止受到网络病毒的侵害。因此，引入信息数字化管理系统对档案进行管理，可以使得档案能够更加长久的保存。

4 信息数字化对高校档案管理的作用及影响

4.1 减轻档案管理工作的任务量，提高工作效率

高校档案管理的信息数字化可以通过利用计算机进行信息存储，具有高效方便性，让更多的档案信息都可以通过信息数字化的模式存储起来，节省大量的实际存储空间，同时保证档案信息的全面性与完整性，而纸质档案在长时间的保存与查阅过程中必然会受到不同程度的损坏，从而使得档案信息的保存质量受到影响。信息数字化还可以精简档案信息管理程序，减少信息传递与加工的时间，从而使得档案信息资料的管理失效性降低，保证的档案信息资料的完整，减轻档案管理工作人员的工作任务量，由于在传统的档案管理过程中主要是通过人工的方法来完成工作的，消耗的时间比较长，对档案信息的有效性也得不到保障，而通过信息数字化的档案储存就可以通过计算机的软件功能对档案进行快速存储，大大提高了档案信息管理的工作效率，同时，档案关系信息数字化还可以通过数据库与搜索信息的功能，进行快速准确的查询信息。

4.2 推动高校档案管理与校务工作中的公正化与清晰化建设

高校的档案管理信息数字化见着可以在高校校务管理的平台上设置相关的档案系统与公告栏，对学校的办学目的、招聘教师、招生条件以及就业准备等相关信息通过信息平台进行通知，让教师与学生能够快速便捷的了解校园的相关动态，及时做好相关的准备工作，了解相关的信息等，不但使得高校档案管理功能得到扩大化，还可以使得高校的校务工作与档案管理公正化与公开化，清晰化与透明化，让高校的档案管理工作得到更大的认可与支持，对提高高校档案管理共组的能力与水平起着重要的有利影响。

4.3 加快高校档案管理信息共享建设进程

由于现代社会的信息量不断的增加，信息范围不断的扩大，使得在现实社会中人们对信息共享的需求越来越强烈，而高校档案的信息数字化，不但可以使校内的档案资源实现共享，还可以把其他各个高校的档案资料进行系统的联系起来，加大各个高校之间的资源共享与互动，从而形成了全国范围的高校档案资源共享的服务平台与系统，最大程度上方便了教师与学生及科研人员的工作学习和需求，可以更大限度的实现资源的共享与节约。

5 结束语

信息数字化的档案管理模式就是把各种传统的档案实体进行信息数字化管理，从而方便快捷准确的提供档案资料信息资源，满足人们对档案的利用需求，在一定程度上大大的降低了管理的成本，提高了管理工作的工作效率，保证档案信息的准确性与安全性。因此，在进行高校档案管理工作的过程当中，要及时准确地找出档案管理存在的问题，提出科学有效的解决策略，通过信息数字化的档案管理模式来分析档案管理的重要性，以优选作为前提、以需求作为导向、以共享作为出发点，从而使得档案管理工作更加轻松的进行，加强对档案管理工作人员的工作技能与职业道德素质的培养，要保证档案管理工作人员具有较高的法律意识与责任意识，从而保证高校档案管理的安全性与稳定性，促进高校档案管理工作的健康发展。

参考文献

[1]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）.2010（04）.

[2]黄妮娜.信息化技术在高校档案管理的应用研究[J].长江大学学报（社会科学版）.2010（02）.

[3]方芳，马爱芝，李书锦.浅谈高校档案管理工作应注意的几个问题[J].文学界（理论版）.2010（10）.

作者简介

靳晓慧（1981-），女，汉族，河南新密人，学士，助理馆员，研究方向：档案管理，档案数字化。