浅谈OA系统的优缺点及改进建议
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摘 要：本文结合OA系统的概念以及建立方法，就该系统的优缺点进行论述，并对OA系统的开发和使用提出了一些建议。
关键词：办公自动化；OA系统；工作流；数据交互
The Advantages, Disadvantages and Improvement
Advice for OA System
HE Huimin
( Guangzhou Marine Engineeving Corporatinon, Guangzhou 510250 )
Abstract: According to the concept of OA System and building method, this paper analyzes the advantages and disadvantages of OA System and provides some suggestions for development and utilization of this system.
Key words: Office Automation; OA System; Workflow; Data Transfer
1 OA系统的概念
办公自动化系统（简称OA系统）是实现办公室内事务性业务自动化的工具，是通过采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以信息技术为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地对信息进行收集、整理、加工、存储和使用的办公系统[1]。
2 OA系统的建设
简单地说，OA系统实际上就是利用网络服务器及网络交换设备作为信息交互和共享的平台，通过OA系统，用户在客户端以工作流方式向服务器上传及下载数据信息，其它网络用户可以按授权获得数据共享、数据修改和数据利用等服务，从而将企业所有的数据和流程管理集成到一个平台上。OA系统是由办公人员、办公机构、办公例程、技术工具、办公信息和办公环境六要素组成的。办公人员是OA系统的主体和中心，主要包括由管理人员和决策人员构成的信息使用人员、办公业务人员和系统服务人员。办公机构是建立OA系统办公人员关系和设置使用权限的基本依据，办公机构的设置与各部门的办公职能有着直接的关系。办公例程是OA系统中的必要组成部分， OA系统工作流的建立就是以规范化的办公过程和办公程序为基础。技术工具是建设OA系统所需的技术、设备和手段，OA系统必须建立在以计算机通信网络为中心的现代信息技术和现代办公设备的基础上，目前OA系统的关键技术包括网络技术、Web技术、数据抽取和交换技术、信息安全策略和电子邮件处理技术等。办公信息是OA系统处理的对象，实现办公信息快速和高效的共享就是我们使用OA系统的一个重要目标。办公环境是OA系统支撑和制约的因素，即办公实体之外的外部办公环境，包括社会组织、上下级部门、服务与被服务的对象等[2]。
那么，OA系统是如何建设的呢？以我院的OA系统为例，分为操作界面管理和数据库管理等两大部分。首先我院采取的是B/S结构方式，虽然传统的C/S结构是解决OA系统中结构化数据库的最理想开发模式，并可实现复杂的工作流控制与安全性控制，但B/S结构则能很好地解决客户端维护难度大的问题。我院的OA系统以浏览器+Web服务器架构为基础，利用微软公司的.NET平台，通过局域网把数据库服务器和人机交互的客户终端机连接起来，实现功能层模块化设计和工作流程的固化，简化系统管理员对OA系统的管理和维护。通过在服务器端运行的aspx动态网页文件，提供多功能的用户界面实现用户与系统之间的交互。在后台方面，应用了数据抽取和交换技术，数据抽取程序提供数据抽取过程描述、任务管理、数据预处理与加载以及元数据导入/导出等功能。系统在数据处理、数据采集模块里，通过调用动态连接库，访问接口数据库，实现平台间数据的实时和批量传输。另外，通过帐号管理、密码策略、权限控制等方面，实现数据库安全性的访问控制。OA系统建立后，仍然需要开展系统后期维护和功能调整等后续工作，把OA系统逐步改进、完善为适应企业发展需求的办公辅助工具。因此，OA系统是一个复杂的动态系统，随着不断变化的办公环境而变化，从而发挥OA系统的最大作用。
3 OA系统的优势
OA系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台，使各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相对传统的工作方式，大大提高了办公效率，减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。
3.1 节省工作成本，利于文件传阅管理
与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题；而且，电子文件在OA系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。
3.2 方便检索查阅，促进信息共享
OA系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解全院的最新信息，有利于部门之间的沟通与合作。OA系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。
3.3 增强监控能力，提高行政管理水平
OA系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。
3.4 提高工作效率，打造优秀团队意识
OA系统的信息传递、日程安排等功能模块，极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，打造了凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块，更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动，员工之间互相取长补短，共同学习，共同进步，促进了业务水平的提高，增强了团队合作精神。
3.5 实现自动办公，构建科学管理模式
OA系统的使用，全面推进了办公自动化，借助先进计算机和网络信息技术，实现了高效、安全、规范地处理办公室内的事业性业务，大幅度提高工作效率和服务质量。同时，为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务，为科学决策提供了参考依据，从而构建一套科学的管理模式。
4 OA系统存在的问题
OA系统的建立为我院的日常行政事务工作提供了便利，提高了职工的工作效率，相对于传统的工作方式来说， OA系统的开发使用无疑是我院在行政管理和办公业务工作上的一次飞跃。但由于我院使用OA系统的时间不长，经验不足，目前OA系统仍存在着一些问题。
4.1 因保密问题无法实现OA系统的分布式办公功能
由于我院是军工单位，使用的计算机和信息系统不能连接互联网，因此无法充分利用OA系统，实现我院总部与分部以及与上下级单位的跨地域办公模式，不利于单位之间的沟通交流和信息采集。
4.2 OA系统没有充分与其他信息管理系统结合
目前我院使用的财务软件、人力资源管理系统、统计软件等没有与OA系统结合，不利于信息资源的集成，无法解决“信息孤岛”的问题。
5 对OA系统的一些建议
针对OA系统目前存在的问题，结合我院的实际工作，我对OA系统的开发和使用提出一些建议。
1）虚拟专用网络，即Virtual Private Network，简称VPN，简单理解为虚拟出来的企业内部专线。它可以通过特殊的加密的通讯协议在连接在Internet上的位于不同地方的两个或多个企业内部网之间建立一条专有的通讯线路。VPN的核心就是在利用公共网络建立虚拟私有网，它通过一个公用网络（通常是因特网）建立一个临时的、安全的连接，是一条穿过混乱的公用网络的安全、稳定的隧道。虚拟专用网是对企业公司分支机构、商业伙伴及供应商同公司的内部网建立可信的安全连接，并保证数据的安全传输，使用这条隧道可以对数据进行几倍加密达到安全使用互联网的目的。因此，VPN虚拟专用网络可以为我院提供安全的跨地域办公，与上下级单位建立专用网络桥梁，而其中的IPSec VPN能并为特殊人员解决家庭办公的安全性和保密性[3]。
2）OA系统和其它业务系统的结合、无缝集成主要体现在统一技术标准、理念上的集成，只有制定OA系统与其它业务系统统一接口，才能使各种系统更好地结合和对接。因此，我院需要与OA系统以及其它业务系统协商沟通，一方开放接口，另一方研发接口接入，把OA系统和其它业务系统融为一体，消除各自为政的信息孤岛。
6 结束语
随着单位改革和发展的不断深化，业务工作中面对的各种问题日益复杂，日常工作中处理的信息量不断增加，我们将面临更多的发展机遇和更加严峻的挑战。在日益激烈的市场竞争中能否为决策者提供科学、准确、及时、高效的服务，将成为衡量办公室工作效率和质量的重要标志。因此只有积极创新工作思路，促进行政管理科学化，通过应用OA系统，全面实现办公业务自动化，才能为科学发展提供强有力保障。
参考文献
[1] 杨鸿章, OA系统的应用和发展现状――以凯里学院为例[N].凯里学院学报, 2010
[2] 卫红春, 信息系统分析与设计[M].2003
[3] 罗兵, 浅谈虚拟专用网络[J].声学与电子工程，2004
作者简介：何慧敏（1983－）女，助理工程师，从事行政部门工程管理与信息管理工作
收稿日期：2011-09-27