关于新时期高校学生档案管理工作的思考

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摘 要： 新时期，随着“双向选择，自主择业”就业制度的确立和逐步完善，学生档案成为用人单位选拔人才的重要依据。它直接地影响学生的切身利益，影响档案凭证作用的有效发挥，对于进一步适应高校教育改革，满足社会对人才的需求具有重要意义。

关键词： 高校 学生档案管理工作 现状 建议

高校学生档案记录着大学生在校期间生活、学习及重要社会实践活动的真实情况，它既是学校考察录用、培养教育学生的第一手材料，又是国家选拔、任用人才的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。新时期“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业模式，对档案管理工作提出了新的要求。

一、新时期高校学生档案管理工作滞后的现状分析

1.归档内容不够全面。当前高校学生档案的归档内容，主要包括这几个方面：奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等思想政治方面的表现；入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩、授予学位证书等学籍管理方面的文件；入学学生体检表、毕业生体检表以及各种疾病史等有关于身体状况方面的情况；家庭政治、经济状况方面的少量材料等。新的就业形势下，真正能够反映一个学生各方面综合素质的材料还未进入归档的范围，比如专业特长、创造性、社会适应性、艺术修养等。这样极不利于用人单位对学生的全面考察和了解，严重地影响用人单位及时准确选拔、合理使用人才。

2.管理人员少，专业素质较低。高校档案管理队伍作为高校学生管理工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设在新时期并未得到应有的加强。高校学生档案管理队伍主要的弊病表现为：人手有限、缺乏应有的专业培训。据笔者抽样考察，很多高校并没有配备专职的学生档案管理人员，此项工作多由教务员、辅导员兼任。一些高校即使配备有专职的学生档案管理员，其数量也有限，根本不能与连年扩招的新形势下高校学生人数急剧增长的现状相适应。而且很多专职的学生档案管理人员，大多是高校引进人才优惠政策下安排工作的家属等，其之于档案管理方面的工作能力，专业积累都很缺乏。真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少，故很大程度上限制了档案资料的有序建设与有效利用。

3.现代化管理技术落后。档案是未来国家重要人力资源档案信息的基础，高校学生档案管理的现代化是社会发展的必然要求。随着近几年高校的不断扩招，高校学生档案材料数量有递增的趋势，而且呈现出存放时间长短不一、流动快、投寄单位多等特点。目前大多数高校档案管理部门的管理手段仍限于手工操作，即使辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务，未充分发挥计算机的管理效能，未能形成无纸化电子档案，落后的管理方式已越来越不适应现代化高等教育的快速发展。

4.管理体制有待完善。目前，很多高校学生档案仍然实行粗放式管理，将学生档案分散至各院系保管，到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生就业指导中心寄往用人单位。这样的管理体制不甚规范，转递学生档案材料归档把关、移交手续不严格，不按规定渠道转递，档案保密性难以得到保障，遗失现象时有发生。加之由于新时期就业形势的变化，大学生就业很难一步到位，这样一来，大量的毕业生档案需暂留母校，增加了档案管理工作的周期和难度。这些都对新时期档案管理体制提出了新的要求。

二、高校学生档案管理工作的对策性建议

1.完善高校学生档案管理体制。首先，加强对档案相关人员的宣传教育，加大宣传学生档案重要性的力度，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识。同时，与学生教育管理工作者密切配合，提高大学生对自身档案的正确认识，使他们做到准确、完整、规范地填写个人档案。要利用一切机会和可能，向学校各个部门做好宣传工作，要大力宣传《档案法》，积极树立档案观念，把高校全面推行素质教育和档案管理结合起来，向社会输送合格人才，让社会通过档案全面准确了解学生。

2.充实档案管理队伍，提高管理人员素质。根据学院的实际情况充实专职档案管理队伍，增强档案专业人员的责任感、使命感和业务素质，提高学生档案工作人员的待遇，使他们热爱档案工作，不断提高管理工作水平，充分发挥应有的作用。在此基础之上，更要引进和培养一批具有开拓创新意识、政治思想素质高、法制观念强、专业知识和外语水平过硬、计算机技术和信息处理能力强的复合型档案管理人才，使高校的学生档案管理工作真正做到集中、高效、快捷、准确，并能起到规范化、信息化、系统化的作用。

3.建立规范的档案材料的收集整理制度。新生入校时，管理人员要认真登记、整理、核实档案，仔细查看档案材料是否齐全。大学生毕业时，档案将转向社会，此时除了准确、及时地转递档案外，还应建立严格的转递手续制度，使每一份档案都有去处可查。其次，建立档案材料的收集补充、定期移交归档制度。明确归档材料的内容、标准、渠道和时间，确保档案内容的真实准确、全面系统，使学生档案管理工作规范、有序地进行。再次，学生档案要由专人管理、分门别类专柜存放，便于查找或补充。严格遵循档案借阅登记准则，防止损毁、丢失或造假。

4.利用高科技手段，提高档案管理层次。高校学生档案管理人员要遵循档案和档案管理工作的客观规律，充分利用新技术、新设备，力争采用以电子计算机为核心的现代技术，有计划地形成网络，有步骤、有程序地把学生档案分类存档，逐步实现学生档案管理的标准化、规范化。采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，对学生多项信息进行数字管理，并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理，实现学生档案的网上查阅和利用，为用人单位提供最简捷、最准确的毕业生档案信息，开辟基础教育、高校招生、人才培养过程和用人单位与高校档案管理工作之间的信息通道，搭建档案利用工作的信息平台，把电子档案和纸介档案合理地结合起来，收集各种形式的原始文件资料，丰富高校学生档案的形式和内容。

5.扩大学生档案材料收集范围，充实档案内容。从目前的高校学生档案来看，反映学生道德品质、进取精神、工作能力、管理能力、科研能力、学术水平的材料非常少。因此，学生档案管理人员要在现有档案材料收集范围的基础上，扩大收集范围，充实档案内容。全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。客观、公正、公平地收集、审查、整理有关材料，促使学生档案管理模式不断走向合理化；建立学生档案信息反馈制度，收集校内其他部门对学生档案和社会各界对毕业生档案的意见或建议，积极创新管理范式，提高学生档案的真实性和完整性。

总之，在新时期做好高校学生档案管理工作，使之适应当前素质教育的要求，更好地服务于高等教育的各项改革，是高等教育人才培养目标的需要，也是社会经济发展的需要。因而，学生档案管理工作要与时俱进，在不断完善改进中更好地发挥档案管理服务于人才、服务社会的作用。

参考文献：

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［2］侯丽丽.建立高校学生档案管理制度的分析［J］.兰台世界，2007，（10）.

［3］常欣.高校学生档案管理之我见［J］.忻州师范学院学报，2006.