职能型组织项目计划管理问题分析
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【摘要】职能型组织的项目计划管理存在的主要问题为：对项目计划编制的重要性认识不足，项目计划编制过程中各自为政，项目计划变更较为随意，项目计划检查易忽略计划完成质量。解决这些问题的措施有：组织专门的计划管理队伍，统一计划编制基础；计划编制应以项目管理部门为主，业务部门全程参与；严控项目计划变更，设定变更触发条件；项目管理部门与质量部门应联合开展计划检查工作。
【关键词】职能型组织；项目；计划管理
一、项目计划管理的概念
项目计划管理是根据项目的总体目标，合理编制的进度计划，并据以检查项目进度执行情况，发现实际执行情况与计划进度不一致时，及时分析原因并采取必要的措施，对原计划进行调整或修正的过程。目的是保证项目能在满足其时间约束条件的前提下，实现项目的总体目标。
二、职能型组织的特点
职能型组织是按照职能来组织部门分工，即把承担相同职能的管理或业务及其人员组合在一起，设置相应的部门和职务，其优点是：有清楚的上下级关系，管理层级明确，工作分工较为清晰，按职能专业组织开展工作，有利于提高专业技术能力。缺点是：职能部门利益的优先级较高，项目的跨部门沟通困难，项目问题逐级传递，一般不跨越层级，分层级的决策影响对问题的反应速度。职能型组织多用于中小型、产品品种比较单一的企业，一般分别设置管理类部门，如项目管理部门，以及各业务类部门，如生产部等。
三、职能型组织项目计划管理存在的问题
1、对项目计划编制的重要性认识不足职能型组织业务部门的主要业务开展情况及成果，与部门绩效等直接利益挂钩，因此其关注重点为其主要业务，通常会忽略项目计划的编制及管理情况，并认为项目计划编制是项目管理部门的工作职责而不加以重视。如表现在，安排刚入职的新人负责汇总或编制部门的项目计划，但因新人对部门主要业务的了解不够深入，对本部门与其它部门的业务联系不熟悉，对项目计划编制的方法及流程不知晓等，都会导致其编制出的项目计划存在与项目整体目标不符、输入输出关系不明确等问题。2、项目计划编制过程中各自为政，沟通不力在编制项目计划时，项目管理部门与业务部门的出发点和目标各不相同。项目管理部门更多考虑项目目标的最终实现，一般是根据项目规划及范围，综合项目进度要求、成本要求、质量要求等，编制保证项目成功的项目计划；业务部门更多从完成任务及部门考核结果达标的角度考虑，综合部门的人力资源投入、预算限制等，编制确保能够完成的项目计划。另外，因为项目管理部门与业务部门各自独立，跨部门沟通存在一定的困难，项目管理部门编制计划时，若没有与业务部门充分沟通，编制出的计划表面上看起来符合项目的目标及进度要求，但可能会因为忽略了业务部门可投入的资源情况，或因为对技术内容的了解不够深入等原因，导致业务部门在执行计划时遇到困难，影响计划执行，出现计划编制与执行“两张皮”的现象。业务部门编制计划时，若没有与项目管理部门充分沟通，编制出的计划相对保守，可能会偏离项目阶段目标，甚至影响项目总目标的实现。更有甚者，业务部门将上一年度已完成的任务重新包装后，列入本年度任务，以保证高的计划执行率。3、项目计划变更较为随意由于计划变更在项目推进过程中不可避免，故计划调整率一般较少纳入绩效考核。两相权衡之下，业务部门往往会因为计划完成率影响部门绩效考核结果，而追求较高的计划完成率，对于无法按时完成的计划，无论其原因是客观输入条件未达到状态、人力资源不足，还是主观懈怠等，业务部门均选择通过计划调整规避风险，且计划变更申请大多集中在计划节点到期前几天提出，严重影响了计划的严肃性，不利于项目整体目标的推进。4、项目计划检查易忽略计划完成质量计划检查是评估项目实际进度是否符合预期进度的一项重要手段，为避免计划检查时产生分歧，在编制计划时，即约定计划交付物的交付标准，以便于检查操作。计划检查一般通过核对计划完成形式是否符合计划中约定的交付标准来判定计划完成与否，其结果由计划完成率和调整率量化体现，其中计划完成率与部门的绩效考核直接挂钩。项目管理部门依其职责重点检查计划是否按期完成、交付物是否符合项目计划要求等，业务部门则多关注按期完成及计划执行率。但与项目目标密切相关的计划完成质量，在计划检查过程中容易因职能组织的部门分工而被忽略。
四、对职能型组织项目计划管理存在问题的解决措施
1、组织专门的计划管理队伍，统一计划编制基础
为了做好项目计划编制工作，除项目管理部门应设立项目计划主管外，业务部门也应指派专人负责部门的项目计划编制工作，并保持其稳定性，组成专门的项目计划编制团队。项目管理部门负责制定计划管理的流程和要求，并加强对计划管理团队的培训，以保证计划管理团队的人员以同一标准、同一流程开展工作，夯实计划编制基础，规范计划编制工作。同时，项目管理部门的计划主管，应全面了解业务部门的工作内容及交联关系，并在项目计划中准确体现各业务的输入输出关系。业务部门的计划编制人员作为项目计划编制工作在业务部门的延伸，对内负责传达项目要求，组织编制符合项目目标的计划，对外负责协调业务关联部门的输入输出要求，保证本部门的项目计划输入完整，输出及时。
2、计划编制应以项目管理部门为主，业务部门全程参与
为解决沟通不力问题，项目计划编制应采用项目管理部门为主，业务部门全程参与的形式开展。项目管理部门从总体上提出符合公司发展战略的项目目标，按照项目周期，分解至各年度，作为各业务部门编制年度计划的依据。在编制计划的过程中，应发挥项目编制团队的作用，保持项目管理部门与业务部门的密切沟通，业务部门的计划编制人员按照项目管理部门的要求，组织本部门计划编制工作，协调关联工作，并按节点提交计划初稿、修订稿及定稿等。项目管理部门应在各阶段设置检查节点，初稿阶段，检查业务部门计划编制的目标是否符合项目整体目标；修订稿阶段，检查业务部门的目标是否完全分解为可执行计划，以及各业部门间关联工作的分解是否正确可行，各业务部门的计划颗粒度是否协调。最终经过项目管理部门平衡，形成定稿，正式计划。
3、严控项目计划变更，设定变更触发条件
项目管理部门应明确规定计划变更的适用条件，若因输入条件不足、工作要求临时变更等客观原因导致的计划变更，可以申请变更，说明情况并经批准后实施；若因业务部门的任务安排失误、投入人员不足等主观原因导致的计划节点到期前的变更申请，一律不予采纳，且视作计划未完成。同时，若业务部门主动评估计划完成存在风险，并提前半月以上申请计划变更，则说明情况，经批准后，可予以变更。通过在计划变更上设定触发条件，能够使业务部门认识到计划的严肃性，认真分析项目需求，合理编制计划，充分评估计划执行风险，妥善安排工作。同时，为使项目计划更加适应客户要求和外界环境变化，项目管理部门可适时、主动地启动项目整体变更工作。如对于项目年度计划，项目管理部门可在年中时组织开展项目变更工作。各业务部门经过上半年计划执行情况分析，及对全年项目执行条件的评估，对年度计划完成情况已有基本预期，年度计划已不适用的，可允许其说明情况后变更。
4、项目管理部门与质量部门应联合开展计划检查工作
为保证项目计划检查的有效性，质量部门作为职能型组织中的任务质量管理主体，在计划检查过程中，应与项目管理部门共同开展工作。项目管理部门主要负责计划完成的及时性，及交付物是否符合交付标准，可视作形式上的符合性检查。质量部门应主要负责交付物的内容质量检查，检查其是否符合行业标准、是否符合项目要求的标准、是否符合作业指导书的流程要求等，可视作内容上的符合性检查。这种项目管理部门与质量部门联合检查的方式，能够加强组织对项目的管控，从形式和内容两方面保证计划完成符合项目整体要求，确保项目的正常开展。
五、结语
项目计划作为职能型组织项目管理工作的龙头，牵动了项目经费管理、合同管理、风险管理、人力资源管理等各个方面。一个好的项目计划，是项目成功的基础。因此职能型组织要更加合理科学地制定项目计划，提高计划管理水平，从而不断提升职能型组织的项目管理能力，促进组织的发展和成功。
【参考文献】
[1]卢茂清.工程项目计划管理浅析[J].才智,2015.10.
[2]鄢相璐.基于工程项目管理经验的科研项目计划管理适应性研究[J].经营管理者,2015.15.
作者：邵蕴辉 单位：上海飞机客户服务有限公司