浅谈公交企业采购业务的内部控制

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摘要：根据内部控制应用指引第7号—采购业务，针对公交企业的采购业务的行业特点，对存在的潜在风险及风险防范措施提出见解。

关键词：公交企业 采购业务 内部控制

公交企业主要以公共汽车以载体，将乘客从一地点运输到另一地点的点对点的运输服务，生产经营的消耗除人工成本、燃油、车辆损耗之外，主要是与车辆相关的汽车配件、保险服务、车辆保洁服务等等。由于采购业务涉及营运生产成本，又影响安全生产。因此，建立健全采购业务的内部控制是提高采购品质，降低采购成本，提升企业效益和防范采购业务风险有效途径。

一、采购的定义

采购是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。

二、公交企业采购业务的特点

（一）采购的业务与运输车辆相关联，具体很强的时效性。公交企业的零配件采购主要以现有的营运车辆的车型以基础进行选配，近年来，随着汽车工业的发展，车辆技术的进步很快，车辆更新换代的速度也很高，给配件采购工作带来一定的工作难度，对配件采购的时效性要求更高，车辆更新加快，导致库存配件经常因车型更新而淘汰。

（二）采购的品种繁多，技术性强，采购的品质影响到其他配件的使用寿命。安生行驶是公交企业运行的生命，安全行驶除了驾驶员的技术、及时车辆运行前检测外，还需要车辆各零部件的正常运转，此外，对同一汽车配件，尽管使用功能相同，但在品质与价格上差异很大，一般人员难于区分，因此，对采购有一定的技术要求。采购的配件品质不仅安全行驶，也影响其他配件的使用寿命，对以社会公众为服务对象的公交企业，关键配件的品质问题，还可能影响公共安全。

三、公交企业采购业务的主要风险

（一）采购计划失当，过量形成积压或车辆停驶。汽车配件具有很强的时效性，采购计划订过太少，可能导致车辆维修配件缺少而导致车辆停驶，影响车辆运行计划，但计划过量，可能导致配件淘汰报废损失。

（二）供应商选择不当，可能导致采购失败，影响营运生产的正常运行。汽配配件是技术要求很高的产品，对供应商的选择特别需要关注生产资质方面的核查，生产达不到相应的水平，就难于生产出质优的产品。

（三）采购方式不合理、招标范围太局限，可能导致购买价高质次的配件，增加经营成本。在配件采购中，如果需求部门或采购部门不对采购的配件进行归类集中，可能导致采购业务不集中，影响采购成本。在大额采购业务中，要充分考虑招标信息媒体的影响力和招标的成本效益原则，合理确定信息的媒体，以确保参与投标供商数量达到招标要求，形成一定的竞争，招标范围过于局限，可以导致项目采购无人应标，或出现围标现象。

（四）配件验收不规范，付款流程审批不严，可能导致配件损失、资金受损。在配件验收环节，质检部门如未按采购合同技术参数要求进行验收，配件又次充好，对付款环节的审核方面，由于配件的型号有几千种，如果不按合同价目进行认真审核，可能导致合同价格执行不到位，使企业遭受损失。

四、公交企业采购业务的风险防范措施

（一）健全采购管控职责与授权审批

根据公交企业采购业务的特点，明确采购的申请、审批、采购、验收、质量跟踪、付款等职责，确定归口管理工作部门及岗位职责，对不相容的职务进行适当的分离，对办理采购业务的人员实行定期的岗位轮换或强制休假制度，对各层级的授权审批权限进行合理的规划，对重要和技术性强的业务，应组织专业人士进行论证，并实行集体决策或联签制度，以确保与采购业务相关的的内部工作部门或高级管理人员能正确履行职责，保证采购业务公开、公平、公正。

（二）健全采购预算与计划，推行零库存管理

汽车配件使用单位要根据上年度的经营情况，本年度车辆营运计划及车况合理确定配件的采购预算，按照内部管理权限进行审批后，由采购部门根据采购量合理确定采购方式进行采购，同时，预算外采购应有明确的例外审批程序。随着现代物流业的发展，在企业仓储条件允许的情况下，对采购业务采用框架同合式的招标或采购，由中标单位将中标的配件直接运达企业指定的仓库，按使用单位实际消耗量在月底进行统计结算，使用单位不负担库存的成本，库存配件的所有权归供应商，从而使企业不用负担库存积压淘汰成本。

（三）建立供应商准入、考核、退出机制

要建立科学的供应商评估和准入制度，建立供应商的资信资料，对供应商的技术能力，产品质量建立相应的考核机制，如：质量、价格、交货及时性、供货条件及资信，是否通过产品汽车配件行业的ISO/TS16949认证，是否建立国家实验室或将产品送国家级实险室检验等等，技术方面的认证应作为供应商资质的技术门槛进行综合评价并建立信息档案，明确规范合格供应商入围应当具备的标准。在中标供货后，还要对上述事项进行跟踪并及时进行考核，并将考核结果，记录于供应商的档案，以供后续采购参考。同时，还要制定明确的供应商退出机制，如对于出现重大质量问题或多次质量问题的供应商要坚决退出，以确保供应商的质量，为采购价优质好看配件提供来源保障。

（四）健全采购方式、采购定价机制及合同管理制度

健全分类采购的相关规定，根据采购总量，制定各种批量水平的采购方式，减少人员因素干预采购方式。在定价机制方面，对达不到招标条件的配件，要根据市场信息及行情，合理确定配件采购的最高限价。对达到招标条件的，要建立健全大宗配件的公开招标制度，明确招标申请、审批、招标文件制作，发标，开标、评标等各业务流程。对招标后或采购后的采购合同管理，由于涉及到付款方式、付款条件、产品质量保证、服务等条款，涉及多个部门，在签订合同前，要组织相关部门对合同文本进行综合评审，确保合同不存在重大的遗漏，在合同签订后，要对合同的执行情况进行跟踪。此外，还应当定期根据市场调查信息，做好对采购的成本分析，评价采购成本的合理性与适当性。

（五）健全采购的验收制度

采购的验收工作主要由质量管理部门牵头，联合仓储、使用部门和采购部共同验收，对收到货物的数量与质量进行检验，在零库存管理的情况下，对进入储备仓库的配件验收环节是确保平配件品质的关键，验收主要针对配件的技术参数，进行核对，对配件的生产工艺进行检验，对重要的配件应借助专用设备进行试测验收，经验收合格的配件应进行适当的标记。在验收过程中出现异常，如配件与装箱单、订购型号不符合等相关情况，在履行相关的内部验收流程审批后，应及时与供应商沟通。

（六）健全会计信息系统控制

会计信息系统控制是采购业务控制的一个重要环节，涉及采购付款的管理、采购物资的数量、价格等重要信息。公交企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、与采购业务相关业务的情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录一致。

（七）加强采购业务内部控制系统的审计评价并及时完善

发挥内部审计机构在采购业务的事前、事中、事后的内部监督与服务功能，定期或不定期对采购的业务流程及授权审批进行实质测试，通过采购业务的内部控制的审计工作，及时发现采购业务存在的风险并选择适当的风险应付策略，不断完善采购业务的内部控制制度。

总之，公交企业采购业务的内部控制要随着公交行业的发展，采购方式的变革进行适时的完善，及时防范采购业务的风险。

参考文献：

[1]企业内部控制应用指引

[2]王金霞.强化物资采购合同风险管理的内部控制[J].科技信息，2012（29）

[3]郭占文.企业物资采购的内部控制研究[J].物流工程与管理，2009（9）