巧用宏实现Excel 2003电子表格奇偶页分别打印

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摘要:Excel 2003是功能非常强大的电子表格编辑软件,但常规设置中却没有分奇偶页打印的功能。该文通过宏以及添加VB代码来实现excel的正反打印,并且将其添加到常用工具栏中,从根本上解决了问题。

关键词:Excel2003;奇偶打印;宏

Using Macro to Excel 2003 Spreadsheets, Respectively Odd and Even Pages Print

CHEN Ying,SONG Rong

(Jiangxi V&T College of Communication, Nanchang 330013,China)

Abstracts: Excel 2003 is a powerful software program of electric sheets, but it can't print the odd page and even page respectively. The article will achieve this functiona by the application of Macro, and solve this problem by adding it to the toolbar Fundamentally.

Key words: excel 2003; double-sided printing; macro

Excel是微软公司出品的电子表格编辑软件,其功能强大,使用广泛,常用来记录包含海量数据的电子表格。但其打印设置中却存在一个缺憾,即不能像Word一样设置奇偶页分别打印。

这点非常令人头痛,因为有很多数据表格或书本,其排版方式都是正反打印的;另外从节约的角度出发,很多公司的表格都要求双面打印。但Excel偏偏没有这一功能!如果表格数据不多,只有几页,我们可以用手工的方法一面一面打印,另外也可以将表格粘贴到Word中,然后再进行双面打印。但这样效率都非常低,而且表格太大,粘贴到Word中往往无法编辑,容易死机。

有没有什么办法能够解决这个问题,答案是肯定的。常规的页面设置中无法实现,我们可以利用Excel提供的宏来实现奇偶打印,并且将该功能以自定义按钮的形式添加到工具栏中,这样可以一劳永逸实现真正的奇偶打印。下面介绍方法:

1 第一步:录制“个人宏工作簿”

1)打开Excel 2003,载入要打印的Excel文件,首先录制一个“个人宏工作簿”,后面的代码中要引用该宏。执行“工具-宏-录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,如图1所示。名称为“Macro1”,这里不做修改。然后选择将其保存在“个人宏工作簿”中,确定后返回。

2)开始录制动作,这里随便做一下编辑操作,然后按“录制”工具栏上的“停止录制”按钮,系统即可自动添加一“个人宏工作簿”。

1)执行“工具-宏-Visual Basic编辑器”命令,进入Visual Basic编辑状态,如图2所示。在左侧的“工程资源管理器”区域中,选中“VBAProject(PERNOSAL.XLS)”选项,右键单击,执行“插入-模块”命令,插入一个新模块1。

2)双击“模块1”,在右边的代码区域输入如下代码。

Sub macro 1()

On Error Resume Next

x = ExecuteExcel4Macro("Get.Document(50)")

For i = 1 To Int(x / 2) + 1

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1

Next i

MsgBox "请将打印出的纸张反向装入纸槽中", vbOKOnly, "打印偶数页"

For j = 1 To Int(x / 2) + 1

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * j, To:=2 * j

Next j

End Sub

输入完成后,关闭Visual Basic编辑窗口返回。

3 第三步:自定义“正反打印”按钮,并添加到常用工具栏中

1)执行“工具-自定义”命令,打开“自定义”对话框,如图3所示。

2)切换到“命令”标签下,在“类别”列表框中选中“宏”选项,然后将右侧“命令”下面的“自定义按钮”拖到外面的工具栏中,即可添加一个按钮。

3)不要关闭自定义“对话框”,右键单击刚添加的自定义按钮,在弹出的快捷菜单中选择“命名”,在右侧的方框中输入按钮名称,这里我们输入“双面打印”,并选中“总是用文字”复选框。如图4所示。

4)继续右击工具栏上刚才添加的“双面打印”按钮,在弹出的快捷菜单中,选择“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框。选中前面编辑的宏,确定,再关闭“自定义”对话框,返回Excel编辑状态。如图5所示。

4 第四步:测试打印

双面打印按钮制作完成,接下来我们验证双面打印功能是否能实现。启动Excel2003,打开需要双面打印的电子表格,设置好页面之后单击“双面打印”按钮,系统先将奇数页打印出来,然后立即弹出提示框,等待将纸放入打印槽中。如图6所示。

等所有奇数页打印完之后,将其全部反向装入打印机的纸槽中,按下“确定”按钮,即可将偶数页打印到另一面上,达到双面打印的目的。

注意:打印偶数页时,要将刚才打印过的奇数页全部反面理一遍,页码小的在上,否则顺序会全部颠倒。此外,还要将纸张压平,否则容易卡纸。

参考文献:

[1] Excel Home.Excel 实战技巧精粹[M].北京:人民邮电出版社,2007.

[2] 洪恩.用多媒体学Excel 2003[M].北京:北京洪恩,2005.