浅谈行政资源档案管理信息化
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现代信息技术的迅速发展和广泛运用，极大地丰富了政府信息公开载体、渠道和方式，使政府信息的标准化、规范化、电子化成为新形势下政府信息公开档案管理的发展趋势。政府信息资源的规范化、电子化管理有望列入新修订的《中华人民共和国政府信息公开条例》。所谓行政资源档案管理信息化，是指要结合当前行政资源档案管理的新情况、新原则和新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，以信息技术手段提高档案管理工作现代化水平，从而实现行政资源档案服务社会的目标。主要有“四大目标”：一是完善档案数字化设备并建设档案信息网络系统，实现信息的交换、传输和互通共享的目标；二是做好电子化档案信息的收集和整理工作，实现纸质文件转换为数据文件的目标；三是制定档案管理信息化标准，实现电子档案信息资源描述、标识、查询、交换、存储、网上传送和管理等要素规范化管理的目标；四是围绕政府及其行政机关权力运行全流程，依托“互联网+”，确保政府信息公开与服务标准化有机融合，真正让公众能看得到、易获取，实现政府信息服务社会效率最大化的目标。
二、推进行政资源档案管理信息化的紧迫性
随着政府信息主动公开范围的逐年扩大，政府信息资源从无到有，从重点领域信息公开到决策、执行、管理、服务和结果的“五公开”，公开的范围、公开的力度逐年扩大加深，信息更新的有效性、及时性都有了很大提高，给公众获取信息带来了很大的方便。比如，2015年6月，河北省邯郸市开通运营“市民网”，提供信息公开、投资审批、行政许可、公共服务、政民互动、县区政务六大板块服务，148项市本级行政许可审批事项和284项公共服务事项全部实现网上办理。市民通过电脑、智能手机、自助终端、热线、服务站等多种渠道，随时、随地、随需地享受政务、商业和便民等服务，包括查询空气质量、交通路况，甚至办事指南等实时信息，在线缴纳水、电、气、暖费用，在线预约办理事项时间、提交行政许可审批事项的申请材料等，市本级行政许可审批、公共事项办理也可实现100%协同办理。这一便民举措，受到了广大群众认可。
但通过近年来的运行情况来看，真正实现一站式办公服务，让群众“少跑腿，多办事”，还有很多问题要改进，主要表现在三个方面：一是行政资源档案信息管理分散凌乱，未实现聚合共享。信息孤岛较为普遍，信息化管理不到位，有些政府信息没有归入标准化的目录管理，或者没有规范的信息索引号、发文机关、发文日期、名称、文号等元数据。二是政府信息的平台不统一，不同平台之间的同类信息内容存在矛盾。有些平台内容不规范，有些栏目设置不一致，难以实现各级政府间对公开信息的聚合和共享，还存在难查找、找不全、不及时的问题。三是档案管理信息化软件的开发和应用滞后，信息系统的管理没有实现互通。各行政机关之间有各自的信息系统，每个信息系统都由自己的信息中心管理，完全是独立的体系。有些部门或地方政府的网站组合检索流于形式，有的不配置目录导航，有的无信息下载功能，给公众查寻带来不便。
对此，各级政府及其行政机关必须高度重视，切实增强对推进档案管理信息化的紧迫性，紧紧围绕全面推进政务公开这一目标，以互联网+政务服务为手段，积极推进数据共享，打通信息孤岛，转变政府职能，实现公开内容覆盖政务服务全过程、权力运行全流程，提升公开标准化、制度化、信息化的水平，最大程度利企便民。
三、实现行政资源档案管理信息化的新路径
（一）建立行政资源档案数据库，实现信息资源共享互通
积极运用现代信息技术，改造传统的载体手段和工作模式。一是建立完善数据库。加快电子底值蛋腹荨⒌缱诱务、档案网站和档案中心建设，实施政府数据资源清单管理，建设数据统一开放平台，完善平台服务功能，逐步形成国家、省、市、县四级资源共享的政务公开网络体系。二是做好软件开发应用。建立技术先进、功能完备的服务系统、检索系统和综合管理系统，进一步明确各领域“五公开”（决策、执行、管理、服务和结果的公开）的主体、内容、时限、方式等，实现管理与服务的高质量、程序化和标准化、高效率。三是推动信息资源共享。依托大数据，各地各部门数据库之间建立互动交流机制，尽快形成全国性的档案数据库，推动档案资源的互通共享、共建共用。
（二）编制信息共享目录，细化档案管理标准化建设
各级政府及其行政机关要按照机构分类、主题分类、服务对象和体裁分类标准，构建政府公开信息的分类体系并实现信息化。要制定符合本级政府网站建设的发展指引，明确栏目设置、功能定位、内容保障等要求。要全面梳理直接面向社会公众提供的具体信息事项，依据法定职能编制事项目录，实行政府信息、档案资源编码管理，做到每一个信息资源都具备生成日期、关键词、索引号、在线链接地址、文号、名称、内容概述、有效期、机构、信息分类等要素，形成行政资源档案信息化目录编排。
（三）做好对公开政府信息进行甄别工作
要在信息的收集、整理和归并分类上下功夫，对信息资源进行系统化、合理化、程序化归档。一是梳理好已公开的信息。依照已经编排好的档案信息共享目录，以仍然有效的政府信息为重点，做好网上公开、梳理、归并和清理工作。二是审核好拟公开的信息。依法依规明确不能公开、不予公开的范围，对公开后危及“三安全一稳定”（国家安全、经济安全、公共安全、社会稳定）等方面的事项，实行负面清单式管理，做到能公开的尽公开。三是清理好废止失效文件。针对落后社会发展、失去社会效益的电子化档案资源，及时进行清理并标注，清理结果向社会公开。
（四）正确处理档案信息化与网络安全之间的矛盾
2017年5月12日爆发的勒索病毒，使全球近100个国家，目前至少7.5万台计算机被感染，这对档案信息化建设敲响了警钟。我们在做好信息网络化的同时，也要做好网络安全工作，坚持信息化管理与网络安全统筹推进，在保守秘密和档案公开之间寻找平衡点，实现安全保密和方便利用的有机统一。一是做好信息公开保密审查工作。进一步规范公开信息的保密审查程序，凡涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的信息，加大保护力度，杜绝信息泄露。二是落实国家信息安全等级保护制度。开展等级测评、定级备案、等级保护，将安全责任明确到各系统，建立各方能够积极协同配合的机制，实现信息安全防范、检测、通报、响应和处置。三是提供信息安全技术保障。加强对统一身份认证、电子证照等关键环节和重要系统的实时监控，提高各系统、各平台的安全防御能力。对可能存在的安全漏洞积极查补，有容灾备份机制。
（作者单位：邯郸市人民政府办公厅）