浅谈医院基建档案的内容、作用、存在问题及对策

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摘 要：简述医院基建档案内容、作用和管理上存在的问题，提出了加强医院基建档案管理的对策。

关键词：医院 基建档案 管理

医院基建档案是指医院投资基建从开始到建成的所有资料，包括研究立项的会议记录、合同、图纸、图表、照片、录像等载体。这些都真实地记载了医院的建筑历史，客观地反映了各类建筑物、各种管线的建筑铺设情况，是医院档案的重要组成部分。

1.医院基建档案的内容与编排

医院基建档案内容可分为六大部分：（一）工程准备阶段文件；（二）监理文件；（三）施工文件；（四）工程竣工图纸；（五）工程竣工验收文件；（六）声像、缩微、电子档案。这六大部分档案的编排，要按照时间顺序进行。因为施工是按照规定顺序展开，施工步骤也有先有后，所以编排要按时间顺序为线索。

2.基建档案在医院建设中的作用

（1）凭证作用：基建档案是医院对固定资产管理的重要凭证，属于无形资产。它是医院各种建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录，反映了医院基本建设的历史沿革和现状，保存了医院建设的大量信息，真实地反映了医院基建的历史情况。

（2）参考作用：人们通过查阅基建档案，可以掌握历史材料，找出医院建设与发展的规律，在新建、扩建和再建等工程图纸的设计工作中可提供参考借鉴作用，从而提高工作绩效，避免重复建设与投资。

（3）重复利用：医院基建档案具备可以多次重复利用的档案特征，重复利用不仅可以加快速度，还可以节省人力物力，提高经济效益。

（4）增值作用：档案在各种社会经济活动中能够直接或间接地产生增值效益。医院基建档案在医院建设中产生的增值效果最直接最明显，通过利用原有档案，可以在新建、扩建、改建、再建和维修工程中使工程建设少走弯路，少耗人力、物力、财力。

3.当前医院基建档案管理中普遍存在的问题

（1）管理手段滞后：计算机、网络等高新技术的发展，加快了档案管理工作科技化的进程。然而，目前医院管理基建档案普遍仍为手工操作，收集整理不及时不规范；同时，档案管理人员不同程度存在着对基建档案业务不熟悉、管理不到位等问题，导致应归档的材料未归档，最终造成基建档案资料缺失，从而阻碍了医院的建设发展甚至带来人力物力的损耗。

（2）归档质量不高：基建资料、图纸、图片等在施工过程中随意存放，保管不善，造成磨损污染严重，还有些原始资料无经规范手续被多次涂改，造成档案收集归档不符合规范要求，质量不高。

（3）约束机制不严：在管理过程中缺乏有效严格的约束机制，管理人员职责不明，敷衍了事，导致档案管理工作不扎实，归档材料不全，尤其是重要文件如土地证、产权证以及设计、施工、竣工图纸等重要文件不全，这些都将给今后的基建管理工作带来十分被动的局面。

（4）查阅利用不便：一些档案人员对档案的来龙去脉不甚了解，对收集到的资料没有及时进行系统的整理分类，只是简单装订，随意放置，不能保持其成套性、准确性、系统性，给档案查阅利用带来极大的不便。

4.完善医院基建档案管理的对策

（1）强化施工方档案管理责任：因为基建档案材料形成的周期长、涉及面广、专业技术性强，所以必须对施工单位实施工程项目的全程运作过程进行约束，强化施工方档案管理责任。在工程建设项目完成后，不论是总承包还是分承包，都应按照《城建档案归档条例》及有关档案管理的要求，负责整理好所承包工程的基建文件材料，统一向医院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案。基建部门要把住文件材料形成的质量关，为今后办理建设项目竣工验收、产权登记，以及建筑物维修、改造、扩建、再建提供原始资料。

（2）提高医院档案管理部门科学化管理水平：①提高档案人员综合素质。从事基建档案管理人员，除要具备扎实的档案基础知识外，还应懂得基建方面的工作程序以及相关法规政策，不断提高自身素质，适应岗位需要，适应医院发展需要。②增强基建部门的责任意识：医院基建部门是进行基建规划的执行者，又是基建档案材料的形成者，应安排专人负责基建档案材料的收集归档工作。要明确基建档案人员岗位职责，强化基建档案归档意识，严格考核奖惩；医院档案综合管理部门要及时指导基建档案材料的收集归档工作，确保基建档案材料及时收集归档。③做好“三个同步”：下达工程计划任务与基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整理、编制、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交整套合格竣工图纸及材料的验收同步进行。对材料收集整理不及时、不完整、不准确、不符合归档要求的，都要及时进行督导和查漏补缺。工程竣工验收时，必须要有医院综合档案管理部门参加验收；如果竣工档案归档不全，医院综合档案管理部门不能草率验收，不能接收基建档案材料，有关部门也不能办理正式竣工验收手续。

（3）实现档案工作信息化网络化管理：当前，医院基建档案的管理工作，已步入从经验管理转向逐步采用先进技术管理的阶段。如果管理手段停滞不前，将不能有效保护及利用基建档案为医院服务，因此，医院领导及档案管理部门应开展医院档案信息化网络化的整体规划建设工作，使基建档案管理及利用更好地适应现代化医院发展建设的需要。

5.结论

医院基建档案是医院档案管理的重要组成部分，也是医院整体规划和管理的重要内容，是医院建设发展的真实历史记录和今后改建、扩建、再建工作的重要凭证和依据。强化基建档案管理工作的连续性、真实性、完整性、系统性，实施科学管理，具有重要的现实意义。