大话梁山信息化连载(9)

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网上审批宽宋江初减负 协同办公梁山再受困

说梁山信息化的曲曲折折，品企业信息化的酸甜苦辣

【上回说到，宋江积劳成疾住进了医院，在病床上宋江接受李师师的建议，决定在梁山推广协同办公系统。】

系统推广的第一件事情就是整理工作流，即梁山大小事务的审批流程，这一整理让宋江吓了一跳：原来梁山大大小小的事情都要经过宋江审批，小到一张请假条、几千元的付款，大到重大项目、重大工程的决策。经理们在拟好文件后，往往越过各级中、高层直接找到宋江，宋江大笔一挥，出现任何责任也全部成了宋江的了。

这种事情以前大家也反映过，每一次反映后梁山都要重新整理工作流，强调各级管理者的责任。但由于宋江和各级经理的工作习惯，遇到事情大家还会先给宋江打电话，只要宋江一讲话，流程就作废，因为大家都知道，在梁山天大地大不如宋江大。大家常挂在嘴边的一句话就是：“我们宋总说了……”宋江对此深恶痛绝又无可奈何。现在好了，协同办公系统将梁山的工作流程固化下来，每一个审批必须遵循流程规定，哪些事情该哪些人来做分得清清楚楚。在梁山，权力就意味着责任，协同办公系统启动后，没有一位经理可以躺在功劳薄上呼呼大睡，这可是宋江多年梦寐以求的。

同时，协同办公系统的应用提高了工作效率，让宋江彻底告别了“天空中的生涯”。现在宋江每天只用坐在梁山总部，东京、幽州各地分公司所有审批都会通过系统汇总到宋江面前，“秀才不出门，即知天下事”，光飞机票梁山每年就节省不少银两。

不过，一切并不像宋江设想的那么容易。梁山集团没有应用协同办公系统的习惯，刚开始一二周由于师师科技的人在大力培训，加上宋江“不用协同就下岗”的铁腕手段，大家上班记得进入协同办公系统。可随着系统运行稳定和师师科技服务人员的退出，大家慢慢又回到以前的工作习惯，很少人会注意到上班立即进入协同办公系统，特别是一些高管们，事情又多又杂，根本顾不得进入协同办公系统。于是一个简单的流程审批，往往花费比纸质文档更多的时间还审批不下来，起草者往往要一个一个人去催促审批。两周后梁山怨声载道，大家纷纷质疑：信息化是帮助我们提高工作效率还是防碍我们工作？

宋江无奈，在咨询李师师如何处理类似问题后，听从李师师的建议，出台了《信息化管理规范》，要求所有员工在公司上班必须登录协同办公系统，如果有超时流程没有审批，要扣绩效考核分数。随后又出台了《梁山集团绩效考核规范》，把绩效考核和信息化、薪资明确挂钩。同时，负责信息化的李逵每天拿出十二分精力放到协同办公系统上，天天监控每一个流程到哪儿了，是否已经超时，提醒和处罚相关超时审批人员。随着这些方案的出台，特别是鲁智深和武松因此流程拖延被惩罚，大家谨慎起来，逐渐养成了登录协同办公系统的习惯。

两个月后，大家终于养成了应用协同办公系统的习惯。发邮件沟通问题、走工作流审批逐渐成为大家的习惯，工作效率提高了，工作更加有序了。宋江正在欣喜的时候，李逵突然和卢俊义吵吵嚷嚷着找到了宋江。

宋江一问，原来两个人为了一份采购合同审批在争吵：李逵起草了一份重要的采购合同，要卢俊义审批，卢俊义一看这件事情自己不清楚，就前插了燕青审批，燕青一看该合同有许多条款写得不清，就打回给李逵重新起草。如此往复，李逵一连起草了三遍合同，卢俊义或者燕青不是这不满意就是那不同意，一份合同一直拖了将近一个月，李逵勃然大怒，拉着卢俊义来找宋江评理。宋江让李逵打开协同办公系统一看，审批流程往复走了近20多个起草审批环节，每个环节都是审批人详细的意见和说明，而且没有一个人审批超时。再仔细查了一下其他的合同审批，宋江发现此类事件非常之多，协同办公系统应用以前，都是纸质文档审批，每次审批大家当面沟通当面说明，现在协同办公系统应用后，大家是说的少，写的多。小事情工作效率是提高了，大事件工作效率反而下降，许多合同、付款审批都因此耽误了。梁山内部也是议论纷纷，一线人员说协同办公系统本是为了防止、明确各级责任，现在反而滋生了；管理人员讲有了协同办公系统后，员工很少找自己汇报工作说明问题，都在协同办公系统里面发邮件、发审批，自己只能批示“同意、不同意、批回”，形同木偶，权力没了，能力也发挥不出来。

欲知后事如何，且听下回分解。