关于高校档案管理信息化建设问题

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【摘要】文章讲述了高校档案管理的作用及信息化的内涵，通过分析档案管理信息化建设中存在的问题，笔者提出了一些改善意见。

【关键词】高校；档案管理；信息化

进入21世纪，高新技术、办公自动化的普及，深刻影响着传统档案管理的模式、方式和方法，高校档案管理必须顺应时代的发展要求，将档案管理当做重要工作去思考、去谋划、去创新。随着社会信息化不断更新，高校档案管理的信息技术化也提上了日程。那么如何用信息技术搞好档案的保存、检索、使用效率等问题是我们高校档案管理员面临的首要任务。

1 高校档案管理工作的重要作用

档案管理是一项纪录历史，传承文明，服务社会，造福人民的重要工作，同时也是政治性、机要性和服务性较强的工作。完善的高校档案管理工作不但能为高校办学决策提供支持性依据，同时也为校企合作奠定坚实的基础，主要表现为高校管理层了解办学的整体状况，对办学策略进行合适的调整提供准确、详实的依据。另一方面便于社会准确认定高校办学成果，对校企合作的推进起到积极的作用。在我国经济全面发展的历史背景下，只有不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，才能客观、全面、真实地反映高校整体发展状况和办学成果，做好档案管理工作。档案管理成果的重要性表现为：与高校办学管理的有机结合决定了该高校资源配置的取向和模式；决定着高校的商业版图和未来发展；同时还对实现该高校办学战略，不断提高管理效率具有深远影响。

2 高校档案管理信息化的内涵

档案管理信息化就是在档案管理过程当中，要求高校档案信息实现接受、传递、存储、提供利用的一体化，利用计算机和网络等技术手段对档案资源进行合理的配置、开发和利用，以实现档案信息的社会共享，提高档案信息的利用率和服务水平。高校档案管理信息化，就是充分利用计算机技术、数字化技术和网络技术等信息技术手段，对高校档案信息资源进行收集、管理和开发利用的过程，要求高校档案信息高度共享。其内涵：一是充分开发高校档案资源，以数字化技术为媒介，逐步实现高校档案信息资源数字化；二是应用计算机技术，实现高校档案业务管理活动自动化，在接受、传递、存储、浏览、著录、查询等方面的一体化管理；三是应用网络技术，实现高校档案信息资源共享，充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用；四是高校档案管理信息化是一个过程，它既是信息技术推广和应用过程，又是信息资源开发和利用过程，既是信息服务发展和壮大过程，也是信息活动扩大和强化的过程。

3 高校档案管理信息化建设中存在的主要问题

随着高校档案管理与服务水平在不断提高，高校档案管理工作取得了一定成绩，但档案管理实施过程中还存在一些问题，原因如下：

3.1传统方式已不适应现代信息社会快节奏、大容量的要求

随着社会的发展进步和知识经济时代的到来，对文件和信息的处理量有了大幅度增加。传统手工操作的档案管理体系，尽管在不断完善，不断发展，与时俱进，但从纸质档案的收集、归档、检索等方法上很难适应时代的要求。档案信息处理的时效性、灵活性和准确性无法满足工作的需求，信息共享程度低，从而导致档案信息处理的广度和深度与需求的差距越来越大。传统的档案管理方式已不适应现代信息社会快节奏、大容量的要求。作为档案管理部门，必须采取有效手段，真正做到高质量收集档案，高效率整理档案，及时提供信息服务。

3.2思想认识上的误区

当前，相当多的档案馆把大量精力放在数字化加工上，通过对历史档案的数字化加工，改变目前频繁进出库房借阅档案的劳顿之苦，而在一定程度上忽视了对正在形成的电子文件的收集和管理。此外，高校档案管理工作停留在建档、管档上，没把档案信息作为一种资源来认识和利用。

3.3资金、设备投入的偏低。当前高校档案管理现代化建设取得了显著成绩，信息化程度逐步提高。但大多数高校档案馆仍然存在技术设备落后和信息化程度偏低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，在档案信息储存和处理的数字化收集与传递的网络化过程中，还有许多具体问题需要解决。

3.4管理机制的不协调。受管理体制和运行机制的影响，高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。目前，还没有一个统一的组织机构来规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作。另外，有的学校对档案信息化建设的发展缺少周密的计划和强有力的组织，没有把档案信息化纳入学校整体的发展布局中，因此，往往在政策、资金、技术等方面缺乏支持力度。

4 四加强高校档案管理信息化建设的措施

随着我国高校档案管理的信息化，摆在我们面前的一个新的课题主要是如何进行科学化管理，不断提高高校档案管理工作水平。

4.1思想观念的创新

随着电子信息化的快速发展，档案管理与服务水平在不断的改进、提高，尽管档案管理工作人员素质与以前相比有了很大的提高，但是档案管理工作人员如果不审时度势，跟上时代的步伐，依然按照老的思维方式去开展工作，那么，档案管理工作就会受到严重冲击，档案工作人员的地位也将受到严重影响。档案工作人员必须彻底解放思想，改变固有的传统观念，以全新的思维模式，积极探索各种新型载体文件与档案管理的原则、方式、方法。

4.2加强基础设施建设

高校档案信息化的基础设施主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。因此，有必要建立一个统一的高校档案信息化网络，真正实现高校档案信息资源共享，充分发挥档案信息化的整体效益。

4.3加强档案信息资源建设

高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的关键。高校档案信息资源建设主要内容包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。要实施档案管理信息化，需要对现存的大量传统载体档案进行数字化处理。档案数字化是指应用先进的信息技术，将传统的各种载体形式的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

4.4加强安全保障体系建设

随着高校档案信息化建设的不断向前推进，档案信息的利用越来越广泛，信息安全问题愈显突出。要顺利实施高校档案管理信息化，必须建立和完善各类信息资源安全保障体系，采取有效的措施对档案信息进行安全维护。

4.5加强人才队伍建设

在高校档案管理信息化的过程中，档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是档案信息产品的设计者、生产者和操作者。因此，必须十分重视高校档案信息化专门人才的培养，以满足高校档案信息化建设的人才需求。高校档案信息化人才队伍建设可以通过对现有档案人员的教育与培训和人才引进等措施来实现。

总之，在档案信息化建设过程中，高校档案管理要以计算机管理为主，将人工管理与计算机管理结合起来，同时进行网上管理和传统管理方式并行等方式，大力保障电子档案的安全，促进高校档案的管理科学化。