试论高校教育中计算机信息化与档案管理的关系
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论文摘要:随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。把计算机信息化技术及现代化先进设备引入其中，深人进行信息开发，提高工作人员素质，努力使档案管理工作适应信息化时代下的高校教育要求。本文从四个方面讲述了计算机信息化时代的高校教育中，加快档案信息化管理工作，不仅可以使档案的管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为高校教育创造更大的社会效益。
论文关键词:档案信息化 信息人文管理
随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。在高校教育中，基本实现了信息化管理，因此，档案管理工作也面临着一系列的机遇和挑战，档案工作必须更新观念，重新定位，把计算机信息化技术及现代化先进设备引人其中，深人进行信息开发，提高工作人员素质，努力使档案管理工作适应信息化时代下的高校教育要求。
档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。档案管理学是一门社会管理科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，高校教育环境中的档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对高等教育的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。
档案信息化，在档案工作的历史上，我们以前强调较多的是档案内容与载体的统一，似乎二者是不可分离的，重在强调档案的原始凭证性。档案信息管理的提出大大深化了人们对档案作用的认识，档案载体与档案信息在一定时空下是可以分离的。所谓档案信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。如今，信息技术给档案工作带来了革命性变化，在高校信息化改革中，依据《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务是本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。
档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。由于缺乏资金以及掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，高校档案信息化建设也存在许多问题。要加快高校教育中档案管理的现代化、档案信息化，必须涅意以下几点:
1档案管理者的现代化
否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，为适应现代化、信息化管理的需要，在高校教育环境下更需要提高档案管理人员的现代化素质，随着现代信息技术的发展，各行各业都处干数字化信息社会的环境中，作为社会信息系统的档案部门也必然向信息化、数字化、网络化迈进，数字档案馆建设、档案信息资源数字化建设都迫切需要现代信息技术含量高的档案专业人才，档案部门的在职人员普遍都需要接受现代信良技术教育。只有努力把档案信息化建设作为高校教育中行政工作的一个重要内容，才能提高档案管理者工作水平和工作效率、提高服务质量。
2投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展
随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。档案管理现代化可以拓展高校档案工作的服务领域。现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的高校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现高校教育中档案的信息化建设。
3高校档案部门要不失时机地抓住机遇，积极主动、自觉地服务于高校的教学、科研工作，主动适应、不断从创新中求发展
档案信息化，就是一个网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的校园档案平台。它以计算机网络为核心技术支撑，以信息和知识资源的充分共享为手段，以培养与发展善干获取、加工、处理和利用信息与知识的教师、学生为主要目标，以校园成为整个社会知识、信息的创新与传播中枢为主要社会效应。信息化档案的预期效果表现为:校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流。学校的各面信息可以得到有效的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平;学校领导可以全面及时地了解全校的各方面的信息;各部门可以便捷交流，更协调地为教学科研服务;利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。能更好地利用学校的多种教学设备，实现软硬件共享。可以减少学校在硬件上的开支，更好地发挥各种教学设备的效益;学校教育教学资源和图书资料信息可以得到最充分的利用。例如开放相关文件、各种电子图书可以直接在网上浏览，随意下载，不用归还等。
最后，计算机技术、多煤体技术、网络技术等现代信息技术的应用无一不是实现档案信息化管理的重要标志，但欲实现档案信息化管理仅靠信息技术管理是不够的，信息人文管理仍是实现档案信息化管理的核心。所谓信息人文管理是从人与社会的角度对档案信息进行管理，其主要管理手段是档案法律、信息政策和弘扬档案信息文化。就档案信息化而言人文管理之所以在档案信息化管理中居主导地位，其原因:一是人是档案信息的产生者、组织者、利用者及档案信息的管理者与决策者，人在档案信息管理中起着决定性因素。二是信息技术只是信息管理的工具，它在档案信息化管理中虽是不可缺少的，但其作用不是万能的，有许多问题，诸如档案信息政策的制订，档案信息资源建设、档案信息的供给、档案信息的安全性与档案的原始凭证性等不是仅依靠信息技术所能解决的，仍需要人的参与。因此在推进档案信息社会化中，应当重视相应的信息法律、信息政策和信息文化的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现档案信息的流动性、共享性和价值性是不可想象的，只靠信息技术是难以实现档案信息社会化的目的的。
总之，在计算机信息化时代的高校教育中，加快档案信息化管理工作，不仅可以使档案的管理水平迈上一个新台阶，档案信息化更为高校教育创造更大的社会效益。