浅谈物流企业信息情报系统的建立

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摘要:文章从工作实践出发,对信息情报的收集架构、人员分工、传递方式及信息到情报的加工、提炼方法作了一些探索。

关键词:信息情报;架构与传递;人员分工;加工与提炼

中图分类号:F270文献标识码:A

文章编号:1009-2374 (2010)25-0189-02

0前言

从战场到商场,及时有效的情报系统的作用越来越重要,尤其是日趋激烈的商业竞争。知己知彼,方能百战百胜,很难想象在当今高主市场化的商业环境中,不依靠市场情报系统,企业的竞争力和生存能力如何得到保证?闭着眼睛打天下的时代早已经过去了,独霸天下垄断行业的黄金时代也早已一去不复返,现在绝大多数行业都是一群介入者,物流行业更是如此,起点低、门槛低,入行更是容易。目前众人抢饭吃的局面已经形成。在这个抢的过程中,企业一方面要保护好自己,一方面要不断地研究宏观环境和行业整体动态,一方面还得不断寻找竞争对手的弱点下手,这后两点就需要情报系统的有力支持。以前是大鱼吃小鱼,现在更多的是快鱼吃慢鱼。

1物流信息情报系统的作用

物流信息情报系统的作用,归纳起来体现在以下几方面:及时了解竞争对手的主动攻击计划,迅速反应,做好相关的保护和规避动作。及时了解行业发展变化动向,及时调整市场策略和战略部署。及时了解竞争对手在运价及线路的调整动向。及时了解政府部门及行业部门的最新动态,以及行业事故的影响情况。

目前许多大物流企业都意识到情报的作用,但企业规模越大信息情报传递的层级就越多,从基层至高层的信息要素衰减就更为明显,往往是决策层看不到及时有效的信息情报,而信息情报的收集提供者也体会不到“成就”的“利益回报”,所收集的情报信息对企业在整体市场战略部署的规划和应对措施上所起到的作用也很有限。那么如何改变这种状况,使信息得以筛选、归类、并及时有效的传递,笔者认为在信息收集的架构上、在收集方式上、在人员的安排使用上要深入研究,使之更为合理、有效。

2物流信息情报的收集架构和传递模式

首先,在情报信息系统的收集架构上有一个整体设计,对信息情报的收集人员有明确的分工。一是设置常设机构有目的地收集、筛选、整理市场中概念微弱、内容潜在的信息;二是专业性与广泛性相结合,各业务部门对口分层次收集来自于市场和和客户的直接与间接的信息;三是派专人参加行业协会的活动,及时了解政府部门、行业之间的最新动态、行业统计信息等。例如,在今年初佛汽物流的一家快递承运商不按规则办事,削弱了一些城市营业网点的服务。在业务部门了解情况后,他们交专职人员进行论证,在掌握信息情报的基础上果断地中止了与这家快递公司的合作,及时地避免了服务质量的下降甚至经济纠纷的产生。

其次,信息情报需要及时的内部传递和反馈,其价值体现在“及时和有效”上。在内部传递程序上更适合点对点的传送(就是情报的发现者直接传递到情报的需求者)。而许多物流企业,特别是规模大一点的物流企业,由各分支机构的基层人员进行定期收集,然后汇总报告,再总部相关人员进行分析整理,再汇报给决策层领导,一级报一级、按部就班,这样的架构就脱离了情报信息的及时性的基本要求。例如:2009年年初,受国际金融海啸的影响佛山一家电子企业在欧美国家的订单锐减,春节期间相关人员得知此客户的半成品将由原单一国外进口改为国内采购和进口并用,以及此客户东盟诸国的业务谈判进展顺利。在得知信息后,他们将信息直接传递给操作部门,尽早调整运输方式适应客户业务的变化,2009年度这家客户的配送差额不仅不因国际融海啸影响而减少,还较上一年度增幅达一成以上。

第三,在情报信息的筛选和整理上,不能只看表面的概念(如报纸、电视或网络报道、促销活动等)进行观察记录,而要有深入性地了解消息背后的内容(例如客户的经营策略、资金运转情况等),使普通信息上升为情报。例如2010年年初佛山的一家知名的网站传言,物流分公司正在合作的一家服装企业濒临破产。得到信息后,物流分公司领导层认为,此传言事关重大,必须掌握更深层次客户的经营情况,以便做出判断。他们派专人深入到镇街政府管理部门、客户的材料供应商、以及客户的生产部门、财务结算部门等,深入了解客户的生产经营情况、资金结算、客户订单等深层次的信息。在准确掌握信息情报的基础上确认“传言”是“造谣中伤”,他们的准确判断不仅密切了与这家客户业务的合作,而且还通过此客户找到了新的物流合作项目。

3情报的提炼步骤

物流的信息情报收集系统是一个较为特殊化的系统。随着网络的发展各路信息满天飞,但是如何将信息变为所需要的情报呢?笔者在实践中归纳成以下几个步骤:

3.1规划与定向

明确目标,包括三个基本问题:我们需要什么?为什么要知道这些?一旦知道,要做出什么决策、采取什么行动?例如20世纪60年代,中国大庆油田的位置、规模和加工能力是严格对外保密的,日本企业为了确定能否与中国做成石油设备的交易,迫切知道中国大庆油田的位置、规模和加工能力,并成立了专门小组由专职人员负责此项工作。

3.2信息搜集

这个步骤耗费时间和资源最多。这一阶段要解决的问题是:要搜集哪些信息?信息源在何处?用什么方法获取?1964年,日本经济情报部门从《人民日报》上看到题为:“大庆精神,大庆人”的报道,从而判断出:中国大庆油田确有其事。并以此为线索,开始全面从中国公开报刊上收集有关大庆的报道,覆盖的范围包括各个报刊杂志,除了重点关注的能源、勘测、冶炼机械等领域外,甚至包括了《中国画报》之类与石油能源毫不相关的资料。

在信息搜集中应该注意两点:一方面必须要保证信息的连续性;另一方面必须保证信息的系统性。很多信息,单独割裂来看似乎没有很强的联系,但是将他们收集集中起来观察,往往可以发现重要的线索。

3.3信息加工

从报刊、杂志、网络等公开渠道收集到的信息往往精度不高,有的甚至相互交错真伪难辨,因此需要一个初步鉴别、验证、整理、序化的步骤,要把从各方面搜集的信息置于竞争战略的考虑中,没有分析的信息对决策者来说价值不大。还是以日本人处理“大庆油田”的信息情报为例,日本经济情报人员发现,从东北开过来的油罐车上有很厚的一层土,从土的颜色和测量火车每百公里的降尘量中验证了“大庆油田在北满”的结论。

4物流信息情报人员的配置要“专”、“兼”相结合

在人员配置上要有专职与兼职相结合。信息情报大多数从公共渠道了解,所以专业人员要有一定的“敏锐性”,要能发现消息背后的内容。情报的提炼由专职人员去做,但物流信息瞬息万变、来路广泛又需要体现“全员参与”。信息情报的全面掌握也需要时间的积累。在日本人收集中国大庆油田的情报小组中,其中仅情报的收集前后就花费了6年时间。另一方面,情报的价值通常不是单独体现的。信息情报职能是否有效发挥作用,是与管理和运营问题交织在一起的。信息情报工作的有效性和组织效率、企业的决策流程密切相关联。有时候信息情报工作失效的症结在于企业决策机制中的信息、情报断路或短路。在“神经系统”不健全的情况下,信息情报的功效有限。因此,在人员配置上要有专职与兼职相结合 ,一方面收集提炼信息情报,一方面要参与企业管理决策,及时将信息情报传递给各级需求者。