关于加强数字化档案安全管理的有效策略
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【摘 要】随着社会经济的日益发展和互联网络的广泛应用，信息技术在社会生活中占据着不可替代的重要地位，这对档案的安全管理工作也提出了新的要求。数字化档案在其形成、共享利用和储藏的每个环节都存在着安全问题，因此我们要及时做好防范和应对策略。本文重点通过对数字档案的含义、本质以及规范管理及安全防范等方面分析研讨，希望能对未来的数字档案管理安全、妥善的发展提供参考。
【关键词】数字档案；安全管理；信息技术
随着21世纪科技的发展和时代的进步，网络技术的应用越来越广泛。在这样大的背景下，数字档案的管理问题尤为突出，它不仅关系到企业各项工作能否正常运转和进行，也关系到档案储藏的质量要求和寿命长断，如何保障数字档案的安全是一项新的巨大挑战。不管是国家企业还是个人单位都应该将数字档案的安全管理放到首要位置，建立确保档案安全的相应管理体系刻不容缓。
1.深入理解数字档案的内涵
现如今有关数字档案内涵的定义很广泛，并且大多数人都走进了数字档案就是电子档案的误区。这是由于当下的电子环境中对文件和档案的规定不规范，而且，电子文件并没有得到专门的法律保护，所以，在档案界，很多人还是将电子文件和电子档案混为一谈。
在我国，多数的档案学者对电子档案的定义也全然不同。例如：武汉大学的刘家真教授将电子档案认定为“电子档案与电子文件都是以既定的数字形式予以记录，并可为电子计算机处理”。人民大学的冯惠玲教授则认为“电子档案就是在指定的计算机系统当中产生并且主要在该计算机中使用的一种档案文件”。
然而，无论是“数字”还是“电子”，其表达的中心思想都是一致的，只是都有自己的内涵侧重点而已。总结归纳这两种说法，学者和专家们更倾向于“数字档案”。何为数字档案？它说的是利用现代技术而形成的，对国家和社会都是具有一定保存价值的，并且经过严格的归纳整理后，依赖于计算机保管，可以在网络上传输使用，以数字代码记录文字、图像、声音等不同形式的历史记录。这些数字资源日后将会成为网络环境中提供档案利用的主要材料。
2.数字化档案管理存在的主要问题
2.1安全意识问题
就目前而言，从事档案管理的工作人员在信息安全保障方面的安全意识还很薄弱。针对数字档案信息安全管理的重大突出问题，广大群众知道的并不是很多，有的人几乎毫无概念，他们在广泛使用、查询数字档案的同时丝毫没有意识到某一天这些现存的数字档案会消失不见。就算是有的档案从业人员也毫无察觉。不进行主动的保护探讨和研究，不采取科学有效的保护措施，这些都是造成数字档案在安全保障和理论实践中缺乏坚实基础的原因。
2.2技术革新问题
信息的发展，也会带来技术的飞跃，这也就促使数字档案在信息安全技术上存在了很多问题。尽管信息技术的快速发展解决了部分数字档案安全保障方面的问题，但是信息技术的日益发展也为数字档案信息的安全保障带来了一些新的问题。例如，数字签名、数字水印等都各有优势和短处，如何合理选择、如何完美搭配等诸如此类的问题都等待着进一步的解决。
2.3制度执行问题
现在我国的数字档案信息安全管理中还存在着许多问题有待解决。首要问题就是数字信息安全管理的水平远远落后于其他技术先进的发达国家。再有就是管理制度不够完善，尽管档案管理部门都拥有自己的管理制度，但有的纯粹就是为了应对检查，天马行空，不切实际。有的则是不管本企业、本单位是否适用就胡乱的相互抄袭。这样的数字化档案安全管理在执行起来是相当有难度的，甚至偏离了档案管理的轨道。
2.4无健全管理体系的问题
目前， 虽然数字化档案安全管理的工作得到了一定的认识和改革，但是在安全策略和风险管理水平上还是存在着很多问题。首先就是数字化档案的管理水平落后，止步不前，创新改革环节薄弱。其次，缺乏规范的日常操作，职责范围划分的不够明确，工作人员疏忽懈怠，混淆岗位工作内容，擅自修改软件程序等问题层出不穷。最后，也是最关键的一个方面，重要业务系统的计算机密码不定期进行更改设置，或者过于简单，这样很容易被非工作人员进入应用系统而随意篡改数据或者造成引发数据的流失。
2.5关于培养人才的问题
数字化档案安全管理的首要因素是人才的培养，这要求要建立数字化档案信息的管理保障体系，就要具备一些熟练掌握计算机知识的和熟悉档案管理业务的综合型人才，可是就目前而言，档案管理部门很难任用到这样的复合型人才。还有就是档案部门难以保留住专业人才，现有的档案管理人员大多数都素质水平较低，学习和创新意识薄弱，而且绝大多数的数字化信息档案的工作人员都没有接受过本部门专业的技术培训和指导，这也就导致了管理人员在工作上不够重视、相关工作做的不到位等问题的出现。同时，在实际的数字化档案安全管理保障体系的建设过程中，档案管理部门的工作人员对自己本职工作的观念上还存在着诸多盲区等待纠正。
3.加强数字化信息管理安全问题的防范策略及方法
3.1增强数字化信息档案管理人员的安全保护意识和工作能力
网络和数字化档案信息的安全保护，不只是少数网络管理人员的职责所在，它需要所有从事档案管理工作人员都要积极的参与进去，这是因为每个人都有可能无意中就将档案上的信息泄露出去，所以提高档案管理人员的安全防护意识就显得尤为重要了。与此同时，要竭尽所能的发挥出每个工作人员的内在潜质，不但要管理好实体档案的安全，还要保障数字化信息档案内容的真实可靠、完整充实。要经常完善安全教育化体系的同时积极普及防护知识，尤其是那些强调带有高密级风险的数字化信息档案，一定要增强档案管理人员的安全防护意识，做到防患于未然。
3.2完善相关的管理制度
无规矩不成方圆，制定并实施切实可靠的安全管理制度，在数字化档案安全管理方面有着举足轻重的作用。计算机及网络硬件设施是保障档案信息安全存储和传递的重要环节，要建立完善的管理制度，就要制定包括通讯设备、服务器、机房等网络上允许并支持档案管理机构的内部系统，还要求包括数字化信息档案管理系统运行的网络基础设施的定期维护等管理制度。要对这些设备的维护、制度的管理落实到相关负责人，责任人要做到恪尽职守，及时发现问题并提出解决办法。用规范的管理制度来约束档案安全管理的每一环节，在做到维护数字档案原始性、真实性的同时也让人们对数字化档案的管理有了信任，保证了数字化档案的规范管理。
3.3增强数字化档案管理的基础设施建设
保障数字化档案信息管理的物质基础是硬件设施的建设，一旦失去了完善的、优质的硬件设施保障，就会威胁到数字化信息档案的安全，这就要求在选择硬件设备时要严把质量关，标准的硬件设备可以减少由硬件故障而带来的一系列麻烦问题。
4.结语
综上所述，加强数字化档案管理的安全保障是一个持续的、全方位的动态过程，在互联网络信息系统被广泛应用的所有地点、所有时段、所有状态下都可能有不经意就泄露的情况。因此，数字化档案信息系统知识只是相对安全，没有绝对的保障，针对数字化档案管理方面层出不穷的问题，我们要时刻保持清醒、居安思危、警钟长鸣，不断更新技术，不断制度创新。只有这样才能逐步建立起完善的数字化档案管理安全保障体系，才能保证档案安全管理在正常的轨道上运行。 [科]