浅谈会计电算化信息系统的内部控制

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摘 要：简要分析了会计电算化内部控制的特点、风险、影响、必要性及其建立和完善。

关键词：会计电算化；企业内部控制；管理

企业内部控制是指企业为了保护其经济资源的安全与完整、保证会计信息的真实可靠，利用企业内部分工而产生的相互制约、相互联系的具有控制职能的方式、措施及程序。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实物的简称，随着电子计算机技术的发展和应用，会计电算化也在不断的朝更好的方向发展和更新中，这无疑给企业带来了巨大的效益。但同时也给内部控制带来了许多新的问题并面临新的挑战。

1 会计电算化内部控制的特点

在会计电算化系统中，内部控制的目标仍然是保护单位资产的安全和完整、提高单位的经营管理水平、并能及时向管理者或社会各界提供有用的并且真实可靠的会计信息。因此，许多手工会计核算系统内部控制的基本要求在会计电算化系统中仍然有效，但建立在会计电算化系统基础上的内部会计控制确实有其不同于手工会计系统的特点。

1.1 采用高新技术节约资源

会计电算化是将会计工作同计算机联结起来，用计算机代替人工来进行会计方面的工作。它运行速度快，工作效率高，并且它是用磁性材料来做载体，携带方便，这就大大节省了各种人力资源和物力资源。

1.2 没有行之有效的内部牵制网，不易查出相关责任

在作手工记帐的会计的环境下，企业的财会部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位。在这种情况下，不同岗位的人员各自有各自的工作，分工明显，彼此构成一个相互牵制的内部网，因而很少出现因为不小心所造成的错漏或个人品质原因而造成虚假行为。

2 会计电算化内部控制的风险

会计电算化实施后，会计业务处理的方式，会计信息载体等方面的变化，大大增加了会计内部控制的难度和复杂性，使内部控制的风险加大了

2.1 出现的差错会重复并有可能一直蔓延

会计电算化系统后原始凭证的数据都是集中自动处理的，而且数据可以转存、拷贝，复制.因此如果一张凭证上的数据错误或者说是操作人员录入错误，那么这个错误就会从一个环节蔓延至其他环节，导致报表失真直至整个系统数据失真，错误的严重性加大。

2.2 权责分明原则被忽视

手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离、职权不相容，也就是要权责分明原则。实行电算化后，因为计算机的自动化大大方便了我们的工作，也大大节省了许多人力，为些都使得这一原则的重要性下降甚至得不到遵循.操作的高度集中，许多岗位、手续可以合并到计算机统一进行，而这就有可能使一些不相容的职务得不到分离，降低了相互牵制的效力，增加了在没有批准的情况下对会计信息进行修改的可能性，从而使会计信息的准确性及安全性受到严重威胁，增大了作假的可能性。

2.3 对不合理的业务没有识别能力

尽管计算机做帐速度快也方便，精确度也高，但对不合理、不合逻辑以及非常规事件却缺乏综合判断和处理能力。非常规事件包括数量金额不合理、会计分期不正确等方面的问题。由于这类问题的存在，财务报告的准确性和可靠性就会降低，其完整性因而也会受到影响。

3 会计电算化对内部控制的影响

3.1 电算化后内部控制的方法主要通过软件实现

在手工记帐环境下，内部控制制度主要是通过会计人员的岗位分工和各种内部牵制制度，以及账、证、表的定期核对，来保证会计信息的正确性。实行电算化以后，原手工操作下的一些工作就可以舍去，由人工处理变成计算机自动生成了。

3.2 内部控制的难度加大

在手工记帐环境下，企业的经济业务发生均记录于各类纸质凭证上。纸质的原始凭证如果被修改，则很容易就能辨别出修改的痕迹，这也是传统纸质原始凭证的一个基本特征。但是，实行会计电算化以后原来记录在纸质上会计数据被直接记录在电脑上，是肉眼看不见的，容易被删除或篡改，而且由于在技术上对电子数据非法修改可以做到不留痕迹，这样就很难辨别哪一个才能反映真实的业务记录。

3.3 内部控制的范围扩大

手工记帐的内部控制主要针对经济业务或事项的发生。而会计电算化的内部控制则增加了新的控制措施。如计算机的安全控制、系统权限的设置控制、修改程序的控制等以及会计信息的安全保护、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

4 建设会计电算化内部控制的必要性

随着计算机的广泛应用，利用计算机进行的犯罪活动也有所增加.而被记录在计算机上的会计信息数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹， 未经授权的人员有可能通过计算机及网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。造成严重的危害和损失，这就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度。严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。

但是如果单位管理制度不健全，那么就给各种非法舞弊行为以可乘之机。如果企业一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。

5 会计电算化信息的内部控制建立和完善

5.1 人员分工的管理

会计人员的分工与组织应以工作高效、便于监控、能够达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生为主要目标。在具体的岗位设置上可以分为会计电化员、会计主管、出纳、稽核、会计档案管理等。

5.2 日常的操作管理

单位应制定详尽的操作规程，明确操作程序和注意事项，并形成一套电算化规章制度，如对进入机房内的人员进行严格审查；规定交接班手续和登记运行日志；规定数据备份及软盘专用以防病毒感染；规定不准在计算机上玩电脑游戏等等。对各级操作人员的权限加以划分。每个岗位只能按给予的权限进行工作，任何人不得越权工作。权限控制常采用设置口令来实行，从而保证系统的安全。

5.3 计算机系统的维护管理

系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。系统维护控制就是针对这些工作而实施的控制。系统维护包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要包括定期进行检查并做好记录；在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录。

5.4 会计信息的安全控制

会计信息的安全主要是两方面够成一是原始数据的安全。二是程序的安全。数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复与重建等，而数据的备份则是数据恢复与重建的基础，是一种常见的数据控制手段，程序的安全与否直接影响着系统的运行，程序的安全控制是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。

时代在前进，科技在发展。会计电算化后，从很大程度上改变了原手工会计下的内部会计控制的方式和内容。因此，会计电算化的内部控制方法需做相应的变化。我们要围绕企业自身的会计控制目标，结合电算化会计的特点，提出更高的控制要求，采取更好的控制方式，来构建一套较为完善的内部会计控制体系。