浅谈电子档案在疾控管理中的应用

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【摘　要】　本文通过对电子文件管理的现状、存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

【关键词】　电子文件 档案 管理

随着办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文以及图书、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等，都可用电子计算机进行管理，由此而产生电子文件。对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存，是档案信息化建设的一项重要内容。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步，运用计算机管理档案已迫在眉。

1　电子档案管理的现状

1.1　电子文件的优点

电子文件有重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，满足利用者一般需求。

1.2　多种类型数字化信息的档案化

随着信息化的发展，记录档案信息的载体日趋多样化，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据文件等，在管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成巨大的冲击，原有的档案管理模式已难以适应现代档案工作的发展要求。因此，实现档案管理的计算机化和档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源的社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提。

1.3　电子文件的收集范围

凡是在医院工作中形成的、真实反映本院各项工作活动情况并且有考察与利用价值的磁盘或光盘等化学磁性材料载体上的文件者是收集对象。其中包括：一是文体文件：主要是通过计算机文字处理形成的文字文件、表格文件等，重点是定稿电子文件和正式电子文件；二是图像文件：主要是通过数码相机拍摄的图像文件；三是影像文件：各种会议或重要活动通过视频设备并经计算机处理的动态图像文件；四是多媒体文件：运用多媒体技术形成的需要借助多媒体体现反映出来的文件。

1.4　电子文件的开发利用

合理运用声像档案，让其服务于医院中心工作，在医院建设发展中发挥应有的作用，这是档案管理的最终目的。

2　医院电子文件管理存在的问题

2.1　电子文件不能取代纸质文件

医院的电子文件只是纸质文件生成、运转过程中产生的一个附属品，没有完全独立存在的能力和价值，尚不能取代纸质文件的存在。

2.2　声像档案归档

声像档案多形成于宣传科，开展各项活动主要由宣传科负责拍摄。因此多数声像档案都还保存在宣传科，没有统一到综合档案室里保管，今后综合档案室的工作是积极和宣传科联系，及时将医院的声像档案归档。

2.3　及时了解医院信息

医院各科室有时也自行拍摄一些资料，比如临床科室开导的新业务、新技术，护理部、医务部等部门组织开展的一些活动等，其中不乏有保存价值的声像资料。如果不及时了解医院的信息情况，很容易遗漏这部份资料的归档。

2.4　由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案管理人员深入研究和探讨的重要课题

2.5　档案管理人员的知识有待提高

档案管理人员新技术知识贫乏，加强档案管理的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

3　医院电子文件管理的对策

3.1　加大投入，实现档案的现代化管理

用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

3.2　健全制度，明确责任

由于电子文件具有分散性，医院每个科室都有可能成为电子文件的形成者。因此必须建立医院档案管理员的网络。为防止重要资料的遗漏，在医院各科室设立一名资料管理员，及时上报各科的电子文件资料。

3.3　档案工作者必须更新思想观念，确立新的管理理念

传统的纸质档案都是在文件办结后在第二年的上半年收集资料归档。电子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原则，以功能完善的计算机管理系统和国家对电子文件管理的标准规范不依托，对各种类型的电子文件从其产生开始就实行档案化管理，将电子文件从产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁整个运动周期实行文档一体化管理模式。确保电子文件的真实性、完整性和有效性，保证电子文件长久保存和有效利用。

3.4　档案管理人员知识结构的变革迫在眉睫

档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。因此，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作者迎接信息技术革命最根本的对策。过去档案管理大多采用手工操作的方法，与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，因此档案管理人员要通过业务学习和技术培训，尽快地掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

3.5　电子文件归档份数

对于长久保存的电子文件，拷贝到耐久性的载体上，一式三套。封存保存一套，借阅一套，异地保存一套，并要定期进行复制，以防止信息损失，这样可以大大提高安全性和可靠性。

3.6　电子文件的保存对策

电子文件应存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备要求有控温、调湿、防水、防尘、防光、防盗、防鼠、防早、防雷电、防磨损、防强震、防病毒等措施，还要特别注意对电子档案进行定期检测和拷贝。

参考文献：

[1]王宁.医院档案现代化管理的途径[J].研究与探讨，2007（2）.

[2]杨薇.医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理，2006（6）.