如何提高高校院系办公室管理水平

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摘要：本文以为在新形势下，高校院系办公室要提高管理水平就必须从四个方面入手：明确职能，准确定位；健全制度，规范工作；办文办事，提高能力；办公信息化，高效管理。

关键词：高校院系 办公室 管理水平

随着经济的发展，社会的进步，我国高等教育事业进入了一个前所未有的发展时期，高校的整体发展以院系为基础，院系的发展离不开院系办公室的周到服务和协调管理。这对提高院系办公室的管理水平提出了新的要求。高等学校的院系办公室是在院长和分党委(党总支)的领导下，为全院教学、科研提供服务的行政办事机构，是联系学校的纽带，起着沟通上下、协调左右的中枢作用。它对上是接受落实机构，对下是布置、督促机构，对内是管理服务机构，对外是接待联络机构。在当前高等教育快速发展、高校教育改革不断深化的形势下，要求院系办公室的管理工作必须适应发展的新形势，服务上台阶，管理上水平，更好地发挥其在院系工作中的纽带和中枢作用，真正起到参谋、沟通、协调和服务的作用。因此，要做好院系办公室工作，必须从以下四个方面入手。

一、明确职能。准确定位

在高等学校中，院系办公室在履行教学、科研和后勤三大职能中起着重要的作用。因此正确认识院系办公室的地位和作用，对高校完善管理环节，更好地履行社会职能具有积极意义。现实中，部分高校在实际工作中存在着一种轻视院系办公室工作的观念，认为办公室仅仅是跑腿打杂的事务性工作，无足轻重，无关紧要，而办公室工作人员往往也因缺乏压力，形成得过且过、被动应付的心态，导致办公室职能不同程度地被削弱。

学校对院系办公室的定位必须有一个清醒的认识。办公室人员是院系党政领导的参谋和助手，是参与院务、管好事务、搞好服务的重要力量。办公室人员的素质和水平直接影响着院系工作的效率，关系着院系与学校部门的沟通和协调。要提高院系在教学、科研、服务社会等方面的综合实力，就必须加强院系办公室建设，切实提高院系办公室的管理服务水平。院系办公室的定位，从学校层面看，是高校管理的一个重要环节，既是学校部署的有关行政工作承接者、落实者，又是联系有关业务部门的桥梁纽带，通过院系办公室的的工作，推进学校各项行政工作的实施。因此，从学校大局看，院系办公室是推进学校行政工作的重要环节，必须将院系办公室建设纳入学校工作的重要议事日程，并切实采取有效措施，加大投入，加强对办公室干部的培养和管理，提高学校的整体管理水平。从院系工作层面看，院系办公室在日常工作中，主要有以下几种职能：第一，管理职能。这是办公室的主要职能，其管理工作主要是日常事务管理、教学管理、学生管理、文件档案管理、财务管理及房屋设备管理，等等。第二，助手职能。院系领导大部分是教学科研和行政双肩挑，又多是学科带头人，因此精力有限，院系领导进行的行政管理主要是通过办公室的管理职能来体现的。第三。信息沟通和反馈职能。由于办公室是沟通上下联系左右的枢纽，大量的信息交汇在办公室，因此信息沟通和反馈就成了院系办公室工作的一项基本职能。第四，服务职能。管理就是服务。院系办公室的特点决定了其服务必须是全方位的、多层次的、综合性的，既要为领导提供决策服务，又要为教师提供教学、科研服务，同时还要为学生提供学习、生活服务。职责明确，才能定位准确，定位准确，才能在工作上不缺位，不越位，才能提高工作的积极性和主动性。

二、健全制度，规范工作

院系办公室工作纷繁复杂，千头万绪，俗话说：“没有规矩，不成方圆。”如果没有一个长期的、稳定的、公平的力量来制约，全院师生员工便无章可依，无所适从，同时也会导致院系领导一事一议，院系政策朝令夕改，这将会导致全院系处于一种松散状态，失去应有的凝聚力。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化的管理。制度化管理其实质就是依法治校。实现制度化管理，有利于大家有章可循，人人按章办事，既规范了办公人员的行为，又提高了办公效率，而且减少了内耗，凸显了公平，同时又最大程度地避免了领导按照自己的主观意志来决策，确保领导管理行为的权威性。

办公室要根据相关政策规定，结合本院系的特点，建立一整套科学的内部管理制度，以此来规范院系的工作，引导全院系师生员工的行为。院系主要的规章制度应该涵盖教职工聘任与考核、专业技术职称评聘、科研项目管理、财务管理、办公室岗位职责、教职工福利制度、实验室及设备管理、会议室管理、办公用房管理、水电使用管理等，并在此基础上严格执行规章制度，加强督查，建立规范的运行机制，做到工作规范化、执行制度化。

三、办文办事。提高能力

办文、办会、办事是对办公室的主要职责的概括，院系办公室作为学校的一个基层综合管理部门，要进一步围绕学校的办学目标提高管理水平，首要的切入点是做到公文的规范化。公文是行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。加强公文的规范化，首先要规范公文的种类。《国家行政机关公文处理办法》将公文分为13类，不同的公文有不同的适用范围，院系办公室日常工作中用到的公文种类主要有以下几种：通知、通报、请示、报告、会议纪要等，在实际工作中办公室错用文种的情况时有发生。例如，将请示与报告混淆，或直接将请示报告合为一个文种，在一份公文中既请示工作又报告情况。报告是下级单位主动或应上级单位要求向上级单位汇报工作、反映情况的陈述性上行文，其中不得夹带请示事项；请示适用于向上级机关请求指示、批准。其次要规范发文格式。公文讲究格式是公文管理标准化和现代化的必然要求，也是公文合法性的保障。在实际审核工作中，办公室对每份公文的标题、主送单位、抄送单位、主题词等都要仔细斟酌。看标题是否包括发文单位、事由和文种，是否简要准确地概括了公文的主要内容，看主送单位、抄送单位是否准确。主题词的标注在高校文件管理别需要规范。如本科教学、研究生、财务、人事、综合等词目要非常明确具体。这样各部门使用起来就非常方便，也极大地方便了计算机对公文的存储和检索，能有效地推进高校信息化建设工作。

办事能力主要体现在，领悟上级精神准确，接人待物礼貌热情，沟通协调游刃有余，工作态度上认真踏实，工作作风上雷厉风行，落实任务上不打折扣。办公室人员只有不断学习锻炼，才能在提高自身综合素质的同时，提高办事能力。

四、办公信息化。管理高效率

人类社会正在由工业化时代向信息化时代迈进，互联网的迅猛发展和普及，对当今世界的科技、经济、文化以及人类生活的各个领域产生了巨大的影响，在信息化席卷全球的大背景下，高等学校更应该走在信息化的前列。我国高校信息化建设正在经历巨大变迁，在不到20年的时间里，从引入计算机(PC)开始，到建设初级校园局域网、中型百兆校园网，乃至大型千兆校园网和互联网数据中心(IDC)，高校信息化建设几乎每隔几年就会跨上一个新台阶。当前，高校信息化建设开始步入“万兆”校园网时代。

Internet技术的协议保证了跨地区的通信、信息交换非常容易，计算机以及网络技术在高校院系办公室中的应用，改变了原有的工作方式和理念，传统的办公模式发生了革命性的变化。过去“一张纸、一支笔”的工作模式不仅导致大量的重复劳动，造成了人力、物力的浪费，而且已远远不能胜任现代信息社会的高速、大量的双向信息交流。信息化管理当前主要应用于校园办公系统(OA)，校园办公系统通过校园网将学校通知、部门发文、会议安排、电子邮件、待办事宜、个人信息等内容及时传送至每个终端，不论师生员工是否在校，只要通过任何一部连接校园网的电脑终端，轻点鼠标，就能直接获取学校的各种文件，并可以将信息反馈到学校有关部门。OA系统缩短了管理者与被管理者的距离，加快了上情下达、下情上达的速度，实现了双向信息传递。同时改变了过去学校政策、文件精神由上而下的灌输式传送，师生员工由被动地接受管理转变为主动关心学校发展。在办公信息化建设中，院系办公室既是终端设备的维护者，又是使用的指导者，还是院系网站的管理者，因此，用好、管好、维护好院系的网站和网络终端，成为办公室人员必备的技能。只有熟练地使用、维护信息化办公设备，才能提高工作效率。当然管理的高效率，从根本上说还是要提高工作人员的整体素质。

如何以网络信息技术作为院系管理办公手段，提高行政效率，促进教学，科研的发展，以及新知识、新思想、新技术的传播，还有很多值得研究思考的问题。总之，极大地发挥网络信息技术在院系办公室管理工作中的作用是一个趋势，这里还有很多工作有待于不断探索和推进。

参考文献：

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