做好高校基建档案工作的思考
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摘 要 高校基建档案是档案综合管理工作的重要组成部分，它影响和决定着档案工作整体质量，它是高校未来发展、规划的可靠依据。目前，高校基建档案大量产生，还存在着规范管理问题。值得分析、研究。
关键词 高校 基建档案 规范管理
中图分类号：G717 文献标识码：A
Thinking on Doing Archives of University Infrastructure Well
TAO Yisheng
(Anqing Vocational & Technical College, Anqing, Anhui 246003)
Abstract Integrated file management is an important part of university infrastructure, it affects and determines the overall quality of archival work, which is the university for future development, planning and reliable basis. Currently, the university infrastructure, a large number of files generated, there is still a standard management. Which is worthy of analysis and research.
Key words college; infrastructure files; standard management
1 对高校基建档案的认识
高校基建档案是基建项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的记录。即基建项目建设的可行性研究和审批，以及建设用地、征迁、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、建设施工、监理及竣工验收全过程中形成的并经过鉴定、整理、归档的文字、图表、声像等形式的全部文件。是高校基建项目建设过程中的真实记录，它真实的记录和反映了基建项目建设和管理的全过程。
高校基建档案具有周期性、专业性、成套性、复杂性等特点。周期性，是指一个完整的建设工程项目要经过立项、招标、设计、施工、竣工验收、审计等阶段，这个过程形成的材料要经过主管机关、设计单位、施工单位、环保部门、消防部门、审计部门等许多部门，一个基建项目一般要经过几年时间才能完成。工程项目交付使用后，其使用时间长达十年或上百年。基建档案的形成和管理将伴随着建筑物、构筑物的存在而持续进行。专业性，基建档案是在基建活动中形成的，而基建活动伴随着一定的专业分工进行，不同的专业具有不同的技术内容和方法。所以基建工程过程中所产生的档案资料具有明显的专业性特点。成套性，基建工程项目经过的立项、招标、设计、施工、竣工验收、审计等阶段，是一个完整的系统工程，各阶段所形成的档案是一个有机联系的整体，它记载和反映了基建项目活动的全部，建设过程的完整性决定了基建档案具有很强的成套性。复杂性，基建档案的复杂性是由基建本身内容决定的，它包括地质、建筑、安装、给排水、环保、电信、消防等知识。有的较大基建项目有很多子项工程组成的，涉及到高校的方方面面，使基建档案的内容呈现复杂性。高校的基建档案，真实地记录和反映了基建项目建设和管理的全过程，是项目建设竣工后，使用维护、系统改造、设备维修的重要依据和条件，是工程质量责任追溯不可替代的重要凭证，也是学校界定产权关系的法律依据。同时也为学校校园整体规划和各种建筑物的新建、扩建、再建提供重要的参考资料。
2 高校基建档案管理的现状
2.1 对基建档案管理工作认识不足，缺乏大局意识
高校领导日常工作只重视教学、科研，对档案管理工作重视不够，业务主管部门及有关人员对搞好基建档案工作亦认识不足，以致档案工作没有和建设项目同步进行。他们认为，档案工作是档案管理部门的事，其目的是为了以后查阅使用，很多资料也许很难用到，不愿下大力气收集整理，认为费时费力没有必要。因此，在基建项目建设过程中形成的一些前期文件、设备资料等缺少收集保存意识；在平时工作中只图方便，也不注重对文件的准确性进行鉴定；有些高校档案人员，只是一般工作人员，说话的力度不够，只是反映情况而已，而一些项目负责人又认为资料管理是档案部门的要求，能够做到一般收集保管就完成了任务，对资料的管理与工程质量、工程进度的联系认识不足，造成档案员与形成档案材料的部门严重脱节，给档案的管理工作带来了一定的难度。
2.2 档案形成的过程管理不到位，缺少必要的监督检查
地方档案行政管理部门和高校档案部门对基建项目工程的各参建单位施工过程中形成的档案资料收集整理缺少检查，督促指导不到位，造成材料的收集与工程建设进度不能保持同步，大大滞后于工程进展。由于档案人员，尤其是档案管理部门的人员对基建工程专业技术要求和知识不了解，造成材料很难收集齐全和指导监督针对性不强。有些建设管理部门项目负责人对自身的管理职责不明确，对国家基建工程建设标准、规程要求掌握不足，对施工、监理单位资料不符合要求的不能及时查出、做出整改，或者是为了赶工期，对材料、设备实验报告把关不严，即使档案部门指出整改意见，也不能有效地落实到位，造成在工程结束后，工程资料返工整改，致使档案的原始性、真实性受到极大影响，不利于档案的整理保存和利用。
2.3 各高校资料管理水平不平衡，移交的档案材料不能达到档案管理要求
目前高校基建项目，除了部分高校有专职的档案人员对施工资料进行整理归档外，有些高校没有配备专职档案人员，档案人员业务素质也参差不齐，对文件材料的收集最多就是强调齐全完整，谈不上材料整理的准确性和规范性，达不到档案部门的要求，造成在竣工验收和移交材料时，往往需要高校和地方档案行政管理部门花费大量的时间进行核实、整理和补差，浪费人力和物力。高校档案人员，大部分没有从事过基建项目工程管理，没有这方面的理论知识和实践经验，这也是造成基建项目档案收集、整理水平不高的重要原因。
基建档案是高校档案资源的重要组成部分，是高校的宝贵财富，基建档案既是基建项目的历史记录，又是项目投入使用、维修、管理、改扩建等工作的重要依据，是项目建设的重要组成部分，是整个项目使用管理不可缺少的环节。
3.1 加强组织领导，增强档案意识
高校档案部门要加大宣传力度，认真学习宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》，在组织上取得相关部门和领导的支持配合。学校领导对档案的重视是强化档案管理意识的关键，也是做好基建档案工作的关键。
加强档案管理的组织领导，系统有序地开展档案材料的收集是做好基建档案的前提。档案管理部门要对计划开工的项目进行了解，在开工前对每项工程建立档案资料收集网络，明确各级资料管理员的职责和任务，对网络成员进行必要的业务培训。同时，还要定期检查督促各参建单位材料的整理情况，保证材料完整、准确、规范。
3.2 强化基建档案过程监管，保证档案工作与基建工程同步
基建项目档案管理中，要将文件的收集、整理、归档和项目档案的验收、项目的立项准备、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行。高校要保证基建项目档案的完整、准确，就必须注重平时的收集积累、科学合理地确定文件归档范围和保管期限。一个基建工程项目从工程立项开始，经过招标投标、施工方案、施工准备、开工报告、施工建设、设备安装、竣工验收等环节，以及工程监理、财务管理和预决算等文件，是建设单位、施工单位和监理单位对文件的形成、保管、收集、归档和移交的全部范围，也是高校档案部门监管的对象。监管要贯穿于整个基建项目的全过程，这样才能最大限度地保证工程项目材料的齐全完整和准确规范。
3.3 健全高校基建档案管理制度，确保材料整理科学规范
高校基建项目施工的周期比较长，期间会产生大量文件材料，且管理人员和档案员经常发生变动，因此必须要有一套比较完善的归档程序和整理规范，才能持续地做好基建档案工作。高校要根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合本建设项目的实际特点，制定出本校工程项目档案的归档制度、档案分类编号细则和整理标准，及时与设计单位、施工单位和监理单位进行技术交流。在整理过程中统一分类编号、统一整理标准，保证项目材料分类、整理归档的科学化和规范化。
3.4 全面提高档案人员的业务素质
档案人员的业务素质是做好基建项目档案工作的基本要求和关键。做好基建档案工作，不仅要具备档案方面的专业知识，还要具备工程建设和工程监理方面的相关知识，能够熟悉常规性设备、材料相关报告，积极配合基建部门做好档案的检查监督工作。所以，必须加强对专兼职档案人员的业务培训，学校要多安排他们参加一些专业培训、参观学习交流活动，尽快提高自身素质，成为合格的基建档案管理人员。