浅谈干部人事档案管理及材料快速归档
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【摘 要】档案的存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而也要看到：随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中。总之档案工作，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护集体和个人历史真实面貌服务；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件任重道远的工作。
企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招用的职工建立档案， 甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
一、干部人事档案管理存在的主要问题
管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：
（一）材料不齐全，手续不完备。
材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。
（二）档案材料失真，严肃性削弱。
真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。
三、加强干部人事档案管理工作的措施
新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：
（一）增强全民档案意识。
档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。
（二）增强职能部门的责任意识。
干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。
（三）要加强自身建设。
新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。
（四）尽快实现档案管理现代化。
信息化是加快实现档案管理科学化、现代化的必由之路。档案是一种信息产品，干部档案是人才信息资源库。合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，获得最佳效益，是管理的宗旨。随着人事制度改革的不断深入，传统的观念和陈旧的管理模式已越来越不能满足突飞猛进的信息化管理发展的要求，越来越不能适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。
总之，新形势下人事档案管理面临着人事档案管理的意识不足、档案使用效率低、人事档案公信力低以及从事人员配备不足的问题。为此，人事档案管理工作必须对档案管理制度进行完善，提高从事人员素专业素质，保证人事档案的真实性，完善人事档案管理的软硬件设置，使人事档案管理推向着现代化方向发展。