浅谈提升道路交通运输档案的利用
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【摘 要】档案信息资源的利用，是档案管理活动的出发点和落脚点，是档案作用和价值的主要体现。研究道路交通运输档案的有效利用，既是现代市场经济的需要，也是档案工作自身发展的需要。转变思想观念，提高档案利用服务意识；创新服务方式，提高档案利用率；运用现代信息技术手段，提高档案源开发利用水平；做好档案开发利用工作的建议。
【关键词】交通运输；档案；利用；信息化；利用率
信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案信息资源的利用，是档案管理活动的出发点和落脚点，是档案作用和价值的主要体现。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在广大档案工作者面前的一个具体问题。研究道路交通运输档案的有效利用，既是现代市场经济的需要，也是档案工作自身发展的需要。
一、转变思想观念，提高档案利用服务意识
提高档案利用服务意识是现代市场经济的需要，在经济飞速发展、科学技术日新月异的今天，档案作为一种特有的信息资源，在企业改革发展中具有不可替代的作用。档案工作管理人员要做好档案的利用服务，应牢固树立档案利用服务意识。档案利用服务意识的提高，首先要转变思想观念。转变思想观念，一是要转变企业档案管理长期以来形成的“重保管轻利用”的观念，把档案工作的管理由“以保管为主”转变到“以利用为主”，转变到保管与利用相结合的轨道上来；二是要牢固树立档案的作用和价值是体现在利用服务上的观念，正确认识档案利用工作在企业改革发展中的地位和作用，档案利用是档案工作的出发点和归宿点；三是要树立档案的经济价值观。将档案利用与道路交通运输创造经济效益和社会效益相结合，紧紧围绕服务的中心工作，开展好服务利用工作，为经济建设服务。
二、开发档案资源，为档案利用创造条件
档案管理者不仅是档案信息资源的守护者，更是档案信息资源的开发者、传播者。积极开发档案资源，为档案利用创造条件，首先要完整道路交通运输档案，否则会直接影响对档案的利用。档案管理者在收集开发道路交通运输档案时，要注重道路交通运输档案的成套性，确保档案的齐全完整。其次是对档案信息编研开发。主动进行档案的编研工作，不仅是开发利用档案资源的有效方式，也是提供服务，为经济建设提供服务的一种措施。档案工作者要积极了解和掌握用户的利用需求，通过对道路交通运输档案进行综合研究，编辑成具有较高经济价值和科技含量二次、三次档案信息文献，为道路交通运输档案的利用创造条件。
三、创新服务方式，提高档案利用率
档案利用是档案工作的根本目的和主要任务，是档案工作服务于企业的直接体现。要搞好档案的利用工作，在很大程度上取决于档案工作的服务水平。因此，搞好创新服务，对提高档案的利用具有十分重要的作用。
（一）变被动服务为主动服务。首先，道路交通运输档案人员要转变档案管理长期以来形成的“重保管、轻利用”的观念，把档案工作的管理，由“以保管为主”转变到“以利用为主”。其次，道路交通运输档案人员应该主动地适应利用者的需要，通过对道路交通运输档案资料利用的可能性进行分析和预测，以积极主动的服务方式实现档案利用的提高。
（二）参与服务和跟踪服务。道路交通运输档案人员要总结、归纳和分析各种数据的利用效果，从中发现问题，找出规律，做好追踪服务。追踪档案开发利用工作到底在哪些方面提供了服务，解决了什么问题，取得了哪些社会效益和经济效益，以及在开发利用工作中存在的薄弱环节和不足之处，进而为道路交通运输档案的进一步开发，促进道路交通运输档案的利用，提高档案利用率提供依据。
四、运用现代信息技术手段，提高档案源开发利用水平。
现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，它可以创造优越的条件，提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。档案部门要使计算机进入档案信息开发利用领域，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印机和简易印刷器械，实现档案信息开发利用全程现代化。
五、做好档案开发利用工作的几点建议
为充分发挥档案信息资源的重要作用，笔者认为应做好以下几个方面：
（一）全面提高档案人员的综合素质。作为信息时代的档案工作人员，一要有强烈的事业心、责任感和使命感，要有开拓进取的创新精神；二要熟练掌握现代信息技术和为公众提供方便快捷服务的技能；三要有良好的文化素养，要善于学习和吸收各种文化知识，使自己成为一名“杂家”。
（二）加强档案资源建设。俗话说“巧妇难为无米之炊”，搞信息化建设离不开先进的软硬件的支持。档案信息资源建设上，我们要坚持两手抓，一手抓档案资源的软件建设，一手抓硬件建设，两手都不能软，整合各种档案信息资源，提供规范化、标准化服务。
（三）要加大档案工作的服务创新力度。档案部门要根据不同时期的工作重点，加强与其他行业的联系，走出“孤独”，了解各行各业对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。