浅谈企业的人力资源管理外包

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摘要:人力资源管理外包是指企业把一些重复的、事务性的、不涉及企业机密的技能性培训工作、一般人才的物色工作、人事及福利工作等外包给从事该项业务的专业机构,而对其他一切涉及企业机密的职能依然由本企业内部的人力资源管理部门来完成和管理。文章基于此从企业实施人力资源管理外包的优势,企业实施人力资源管理外包应考虑的问题,企业实行人力资源外包的环境分析等方面进行了论述。

关键词:企业;人力资源管理外包;优势分析;环境分析

中图分类号:F240文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)07-0038-02

人力资源管理外包是帮助企业提高效率、赢得竞争优势的一种新型管理模式,近年来在世界范围内日益兴起。人力资源管理外包是指企业把一些重复的、事务性的、不涉及企业机密的技能性培训工作、一般人才的物色工作、人事及福利工作等外包给从事该项业务的专业机构,而对其他一切涉及企业机密的职能依然由本企业内部的人力资源管理部门来完成和管理。例如员工招聘、培训与教育、劳动关系、福利、工作分析与岗位描述、人力资源管理信息系统等都可以作为人力资源管理外包的内容。

一、企业实施人力资源管理外包的优势

(一)降低成本,节约时间,改善经营绩效

人力资源活动历来被作为重大的成本中心,由于人员的物色、面试、招聘、培训及考核等工作都需要较长的时间,企业会为此耗费大量的人力、物力和财力,如果企业能将这些作业性的人事管理工作外包给专业的公司来做,必然会降低管理成本,相对节约时间。而且,通过外包可以精简企业内部人力资源职能人员,以更好的成本效益为员工提供更满意的人力资源服务;同时,由于企业有效的人力资源管理工作,整个企业人力资源运营成本必然会降低。利用外包商虽然需要支付一定费用,但其往往能提供更好的服务质量,而成本也比雇佣或利用大批的人力资源职能人员去做这些工作所花费的要低。另外,对于企业而言,还可以消除或降低其所支付的直接薪酬福利费用,以及包括大量的电脑硬件、软件系统的投资费用以及办公费、管理费、培训费和发展费等。

(二)专注核心业务,提升企业竞争优势

在激烈竞争的市场环境下,企业受人、财、物等资源的限制,不可能在所有领域都具有竞争优势,也不可能对各业务领域给予同等关注,往往有所侧重,注重寻求自身与众不同的竞争优势。而人力资源管理作为企业非核心性资源,可以通过外包释放一部分资金、人力以及物力,重点支持企业核心业务的发展。通过人力资源管理外包,企业可以使人力资源管理人员从作业性、事务性工作中解放出来,把精力、时间用于思考战略需要、提高企业竞争力等方面问题,把自身的核心竞争力做大、做强。

(三)获取先进技术与服务,提升人力资源管理功能

由于专业的人力资源管理服务公司拥有经验丰富的人力资源专家、先进的人力资源管理程序和服务,并有着实施相关管理项目丰富的成功经验和失败教训,这使其可以专注于人力资源管理领域的最新管理实践,从而为企业提供更具前瞻性、专业的、高质量、快速度的服务。另外,通过外包企业可以接触并使用到外包服务商所提供的人力资源管理领域最新的技术和最先进的应用系统,如电子人力资源管理程序、相关应用软件和平台等,使企业能跟上时代的步伐,做到与时俱进。

(四)降低风险,增强企业应变能力

企业实施外包,一定程度上可以降低某些方面的风险。例如企业招聘时,若通过咨询公司,则不必花费太高的成本,就可以获得一个较好的管理人员,即使这个人不合适,咨询公司也有不可推卸的责任,所造成的损失不会由企业自己来承担。通过这种外包方式企业可以将一些特殊的或关键岗位的填补招聘工作外包给咨询公司,就可以在一定程度上降低招聘失败带来的人力资源投资风险。

(五)改善企业的组织结构,促进管理方式的变革和创新

通过外包,可以促进企业实施流程再造和精简机构,使企业组织结构向柔性化、扁平化发展,增加灵活性和应变能力。

二、企业实施人力资源管理外包应考虑的问题

1.企业实施人力资源管理外包,要慎重思考是否真正需要将人力资源的全部或者部分管理工作进行外包,看能否解决企业的实际问题,而不只是企业一种盲目的追赶管理时髦的行为。

2.企业决定进行人力资源外包后,对外包商的选择要遵循一定的考察评估的流程,要根据本企业的规模、企业文化,外包项目的具体要求去选择,要进行对比,要与外包商进行充分、深入的交流,选择一个好的人力资源外包商对于人力资源外包项目的成败非常关键。

3.人力资源管理外包项目的进行是否顺利,是否成功,企业员工对人力资源管理外包的认识与理解相当重要。因此,企业一定要首先通过加强对员工进行人力资源管理外包相关知识的培训,这样在外包项目进行过程中以便于员工能够更好的配合和执行。

4.企业将人力资源管理部分或者全部外包后,除了对员工的培训外,对于人力资源管理外包操作过程中的积极配合和参与,企业还需要进行大量的日常管理工作,经常与外包商进行协调和交流,这样才能充分保证人力资源外包项目的成功。

三、企业实行人力资源外包的环境分析

(一)企业要充分了解自身具备的基本条件

1.外部条件分析。企业进行人力资源管理外包应具备的外部条件,一种是来自于技术方面的,因为只有信息技术的广泛应用,主包企业和接受外包的专业公司之间才能进行信息的充分沟通与交流,才能节省交易费用和成本,从而提高效率。另一种是来自于经济方面的,在从事某一专业生产或服务的领域内,只有当技术成熟或比较成熟,并形成行业规模,互相竞争时,才可能使生产或服务成本降低,也只有当交易成本降低到企业可接受的范围内时,交易才可能形成。因此,只有当企业本身的人力资源管理体制比较完善且人力资源管理外包形成一定的行业规模时,交易双方才有可能实现双赢。

2.内部条件分析。对于要实行人力资源管理外包的企业,应该有充分的准备接受“变革”,这是企业进行人力资源管理外包应具备的内部条件。一方面从有形的角度来说,可能要涉及企业的流程重组或者是组织结构的重建,以适应新的生产或管理模式;另一方面,从无形的角度来说,可能要更新企业的理念,包括企业的宗旨、企业精神、员工的行为准则等,并与企业中未外包的部分整合成新的企业文化,从而适应时展的要求。

(二)企业要对自身条件进行充分分析与评估

1.分析自身条件,进行可行性研究。要明确企业进行人力资源管理外包的必要条件和可行性,并且根据目前外包市场上的技术和成本,结合自身的生产经营情况包括财务状况的分析,来判断该项业务外包的可行性。比如要将员工培训这一业务外包出去,则必须考虑外包公司本身的技术如何;接受其培训的员工是否满足本企业的需求;与企业自身培训相比,培训成本是否会降低等。

2.确定自身需要外包的业务领域。要明确企业人力资源管理需要外包的业务领域,保持自身的核心竞争优势。在确定需要外包的业务时,很重要的一点就是确定哪些业务可以外包,哪些不可以外包。换句话说,企业要找出自己的核心竞争能力,自己保留,而把那些属于非核心竞争能力或将来也不能形成核心竞争优势的业务外包出去。如:招聘等事务性工作可以外包,在一定程度上可减轻人力资源部门的运作费用,而且可以保证在短时间内,以更广的渠道找到合适的人才;培训可以外包,这样可以减少公司的培训方面的管理问题,还能保证培训的质量等。这些都是非核心业务,它们是可以进行外包的。而涉及核心竞争力的关键业务不能外包,如薪酬管理、核心技术部门等。专业技术人员是先进生产力的代表,也是公司竞争力的源泉。企业在核心竞争力的培育与发展过程中,要对人、物等要素进行整合,缺乏这一要素,特别是关键的技术人才是无法想象的,一旦把他们外包出去,不仅使公司失去竞争力,而且技术机密也容易泄露出去。

3.充分估计外包后可能引起的变化。采用业务外包,应该提前对外包给本企业相关部门带来的影响做好充分准备。比如将人力资源部门中人员招聘业务外包后,本部门中的招聘专员就面临失业或转岗的境地,如何安抚并安排好这些员工就成为企业急需解决的问题。另外,外包后企业的组织结构和管理方式很有可能发生一定程度的变革,如何制定新型的竞争战略与改革后的组织结构相匹配,也是企业不得不认真思考的问题。

(三)企业要拟定周密的外包计划,选择合适的外包服务商

在综合考虑企业内外因素并确定将哪些人力资源业务外包后,要拟定详细周密的业务外包计划书,包括进度安排、财务安排以及人员安排等。除此之外,选择合适的外包服务商是外包过程中非常重要的一环。外包商是否真正理解企业的需要,是否有足够的能力来解决企业所需解决的问题,其以前的业绩状况、目前的财务状况等能否支持这一业务等,这些相关因素将会不同程度地影响着企业实施外包业务的成功与否。

另外,目前我国人力资源管理外包行业还没有统一的服务收费标准,人才机构都是自行制定的价格,参照的价格都不一样。因此,对于大多数的企业,人力资源外包的收费是否会增加企业劳动成本,是否用得其所,也应该是企业多加考虑的问题。解决这些问题的办法除了要事先做深入的调查与核实外,还应该制定尽可能详细周密的外包协议,以此来规范和约束对方的行为。

企业须切记:企业一旦选择了将部分非核心人力资源管理工作外包后,就必须要对外包服务商建立一种有效的管理机制,避免企业内部人力资源管理与外包服务商的工作脱节。

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作者简介:刘锁红(1976-),男,甘肃镇原人,鲁银投资集团股份有限公司经济师,人力资源管理师,研究方向:人力资源管理。