科技资料论文：地质科技资料管制的构思透析

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作者：王英秀 袁桂琴 刘玲 单位：中国地质科学院地球物理地球化学勘查研究所

石旭东工作中存在的问题

目前，地质科技档案资料管理与服务方式、服务水平、服务效率，离实际工作的要求还有以下差距：观念落后、服务水平偏低地质档案资料系统，无论是管理部门，还是馆藏机构力量还相当薄弱，不能满足地质服务工作的需要。美国地调局仅地球资源与科学数据中心就拥有600名雇员从事数据处理和信息工作，英国地调局共800名员工，500名专业技术人员，其中有100人从事数据信息管理工作。数据处理人员分别占美国、英国地调局队伍总量的6．5％、12．5％。中国地质调查局系统专门从事资料信息工作的队伍约100人，从事数据信息工作的人员仅占队伍总量的1．5％，相比之下，我们的差距十分巨大。省级馆藏机构专门从事资料数据服务工作的人员也严重不足，结构急待优化。印度地调局第十个五年计划（2002－2007）信息传播经费占其总经费支出的11．82％，我们仅占3％。与旺盛的服务需求相比，当前存在着“新资料少、电子文档少、高质量资料少”的现象，图文地质资料数据库的建设进展缓慢，截至2007年底，全国平均只有30％左右的数据库资料。“重收藏、轻利用，重保管、轻开发”，服务方式和技术手段较落后，网络服务的信息量和质量低［2］。目前人们固有的思想意识，总是认为地质档案资料管理工作不是一线工作，导致资料管理与服务岗位人才匮乏，缺乏高学历的管理人才、地质和物化探专业人才、信息技术和外语专业人才、档案情报专业人才、管理宣传型综合人才。提供网络服务的信息服务设施欠缺，有些资料涉及保密问题，不能上网，降低了服务质量和水平。岗位技术含量较高、工作量较大，而工资待遇较低、职称较低。这种现状制约了地质档案资料社会化服务的开展，阻碍了其社会化服务的进程，降低了地质资料的利用率，削弱了地质资料所能产生的巨大社会效益。受人员数量和自身素质的限制，难以深入开展地质资料的综合研究；对需求调研不够；现有的成果不能向社会，加工处理等相关需求不能及时满足，服务水平较低，不能适应现代信息技术给资料工作带来的巨大变化。制作不规范汇交不及时资料汇交工作处于资料管理的最前沿，只有汇交顺畅，其他后续工作才能得以正常运转。汇交与制作不协调为了使馆藏资料得到更加系统地保管，更方便地提供服务而制定了相应的格式要求规范，所有资料必须符合馆藏要求。地质资料汇交格式，内容要符合相关的行业技术规范，形式上按照国家有关标准执行。先有汇交格式后有馆藏要求，汇交人和资料管理人应各司其职，汇交人负责提供全面的合格的资料，资料管理人负责将资料转换为符合馆藏要求的格式。馆藏要求要主动与汇交格式去接轨。资料汇交工作是地质资料工作的重要一环，是在最短周期内将最新的成果收集起来，经过整理、进行数据转化并提供社会服务。目前在资料汇交环节中，汇交与制作不协调问题较为突出［3］。现行的汇交要求中，电子文件大致可以分为源电子文件和存档电子文件两大类。其中源电子文件就是在生产环节所形成的原始文件，只要通过技术专家的审查，就满足汇交要求。而存档电子文件是为了资料管理而设置的另一种存在形式，属于馆藏要求。目前在资料汇交中，将存档文件的制作过程转移至资料汇交人，无形中给汇交人增加了许多负担。在转换的过程中由于多种原因所造成的问题也比较多，比如信息丢失、图元变形等，这也造成了当前资料制作环节、汇交环节和验收环节工作量较大。格式转化耗费了大量的精力，并造成资料在一定周期内不同程度的积压，导致众多后续环节的推进速度迟缓、效率低下，继而制约了下一步工作的全面开展［4］。专业技术问题增多按照地质资料管理条例，只有经过审查验收的资料才可以进行汇交，即汇交来的资料应是符合相关专业技术规范的。但在资料整理过程中，专业技术方面的问题呈现逐渐增多的趋势。较为典型的问题有：报告正文中的专业术语错误率增加、错字率增多；物理量符号不规范，有的写成斜体字母，字母大小写有误；重要地质信息存在错误或遗漏；附图中地质体用色不符合技术规范，色标有误，缺失图例，附图及标注分辨率低；附表表名表头不统一，编号不唯一，字体字号不统一；国界标注有误，四角范围坐标有误，比例尺有误；忽视版面设置，篇章节三级排序有误，插图插表字头朝向布局有误等等。此类问题本应由专家组审核出的内容却未能得到合理解决，已顺延至验收资料整理环节，从形式上说不属于资料管理的责任，不会直接影响汇交工作，但对于馆藏资料的质量将会产生深远的影响，对末端的服务环节所提品的品质会带来不利的影响。汇交意识淡薄按时高质量地汇交地质资料是法律赋于资料汇交人的责任和义务，必须遵守［5］。目前普遍存在消极汇交的现象，包括资料汇交人和资料管理人都存在此种思想。馆藏机构自身位置尴尬，对管理、服务中众多不合理现象不能做出及时处理，造成拖欠汇交，汇交的资料以次充好，可参考性低，没有按照国土资发2006［210］号文件及相关标准要求进行汇交、汇交内容不齐全①。深深地影响着馆藏资料的质量和社会地位。当时制作的纸质地质档案资料和汇交电子光盘，与现在汇交的要求相差甚远，作为资料管理与服务部门就只能被动接收，所接收的资料在内容和形式上都不能确保其质量，需要大量的反复修改，造成不必要的浪费。资料数字化、信息化程度不高地质资料工作尚未适应信息化技术的发展要求。长期以来，地质资料工作主要以纸质为主，有许多地质档案资料，没有制作电子文档，更有很多老地质档案资料，一直没有录入任何数据库，查询、检索以手工台账纸制卡片和简单电子表格为手段，使其难以查找，使用困难，开发利用能力不强［6］。随着电子文档汇交、图文扫描数字化和目录数据库建设等工作的开展，地质资料工作开始走向纸电同步、传统与现代相结合的馆藏模式。在这种结合与改变的过程中，由于资金、技术、人力等因素制约，相关技术及标准尚未建立，传统观念尚未改变，仅在某些工作环节实现了一定程度的信息化，尚未真正摆脱以手工作业为主的工作方式，导致地质资料标准化、数字化程度不高，致使地质资料工作基础业务信息化建设滞后。

工作建议

提高工作人员综合素质加强地质资料工作和地质资料产品的宣传力度，总理也多次要求提高地质资料的社会化服务水平。2000年12月25日总理指出：“现代技术装备、图书资料、调查成果要打破封锁，向全社会开放，提供公益服务”。2002年10月5日总理指示：“要让国家和社会更多地感知地质工作的多元服务及其效用。这就要加强公益性地质信息的披露，普及地学知识”。让全社会都要认识到地质科技档案资料工作的重要性，为资料社会化服务营造一个良好的外部环境。确立资料室为公益性事业单位的属性和地位，加大投入成本，提供稳定、充足、经常性的资金支持，配备国家有关标准规定数量的各类专业人才，从政策上给予支持，创造条件吸引人才。以人为本，加大人才培养力度，开展在职工作人员业务培训，努力提高工作人员的业务水平和工作积极性，使他们成为既精通地质和物化探专业、又懂信息技术和外语、能管理会宣传、还懂档案和保密知识、有强烈的责任心、有开拓创新精神的复合型人才，以适应地质档案资料社会化服务迅猛发展的需求。切实做好汇交工作地质大调查工作开展十多年来，形成了大量的地质科研成果，成果资料汇交任务繁重。我们要认真贯彻落实“国土资源部关于加强地质资料汇交管理的通知［国土资发（2010）32号］”文件精神，按要求严格执行地质资料汇交管理的相关工作。要做到与项目组及时沟通，增强服务意识、更新服务观念，及时为项目组提供宝贵的信息资料，指导、帮助项目组，按有关规定，严格做好地质档案资料的汇交工作。确保所有资料都能真实、高质量、完整地、美观大方地表达出来。纸质资料要用胶装或线缝，不能过厚，汇交的资料应为评审修改后的最终成果，所提交的成果报告的电子文件登记表、单位资质、审批文件、正文、附图、附表、附件等，内容要正确、齐全、清楚，与电子文档一致。加快标准化、数字化建设建立和健全各项制度，使地质资料工作有章可循［7］；建立资源共享、资料安全与保密、数据维护与管理相关规定，形成资料开发利用和服务的良性机制，提高资料服务的质量和水平；加快已有地质资料的数字化进程；新形成汇交的地质资料，必须按规定格式汇交电子文档、矢量化图件和各类数据体。尽快建立各类地学数据库和图文资料数据库，使地质资料管理法制化、馆藏设施标准化、查阅数字化、操作电脑化、信息传递网络化。推进地质资料信息服务集群化、产业化，做好地质资料开发利用，减少地质工作重复，提高地质工作效率，向社会提供形式多样、内容丰富的地质资料信息，为用户提供方便、快捷的地质资料信息查询方法，充分挖掘地质资料巨大的潜在价值，提高地质资料社会化服务水平，对促进国土资源管理和经济社会可持续发展具有重要意义［8］。增强地质科技人员归档意识地质科技工作人员，既是档案的利用者、受益者，同时也是档案的形成者、积累者、归档者。人们应当在享有利用档案权力的同时，应当履行与之相应的保护、传承档案的义务。《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的、应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。档案部门应该加强宣传工作，提高广大工作人员的形成意识、归档意识。有了这种意识，人们就不会将重要的文件底稿随意丢失，将有价值的文件从电脑中删除；有了这种意识，人们就不会将已经办理完毕的文件丢在一旁；有了这种意识，人们就不会将科研过程的关键技术诀窍等本应属于国家的档案据为己有。只有把我们在工作中形成的文稿、数据、记录积累起来，集中而科学的管理和运用，才能不断丰富和发挥作用。

结语

综上所述，地质档案资料汇交工作是地质资料工作的排头兵，是十分重要的一环，是“集群化、产业化”开展的基础。地质资料是地质工作者经过艰辛努力形成的劳动成果，也是国家财富的一部分。作为科研所的资料管理与服务人员，作为国家财富的保存者、守护者，资料馆的主人，肩负着收集、整理、保管、开发利用全所科研人员的劳动成果的艰巨任务，因此，应本着对历史负责的态度，要有强烈的事业心和高度的责任感；坚持原则、严守机密，努力钻研地质和物化探专业知识，钻研信息技术和档案资料管理知识；开展深层次的研究工作，全面提高综合素质，加快实现地质档案资料的标准化和数字化；深入挖掘地质档案资料的价值，提高地质档案资料的利用率，不断推进地质资料管理法制化、馆藏设施标准化、地质资料数字化、社会服务网络化建设，为我国的地质科研工作提供强大的基础资料支撑。