浅谈关于档案管理的要点分析
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摘 要：随着计算机技术与档案现代化管理的不断融合，所传达的档案信息越来越多元化，将以往纸质形式的储存方式做出了更为方便的调整。但在档案现代化管理中问题的出现是必不可少的，只有明确问题的所在，才能更好地完善现代化档案管理。本文主要对档案管理的要点及几点建议进行了分析探讨。
关键词：档案管理；存在问题；管理建议
中图分类号：G271文献标识码： A
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、文化、科学、技术、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、声像，图表等不同形式的历史记录。因此档案存在的作用和意义是重大的。随着我国现代社会经济技术的发展，档案管理也逐步备受关注起来。但历史、社会和人为因素使得档案管理与其他部门比较起来，存在着相对的滞后性。如何能适应新形势、寻找新出路，是档案工作者目前所面临的一个新课题。
一、我国档案管理行业目前存在的问题
1、档案作用未被重视、管理工作被忽视
档案的实际作用是不可忽视的。档案的作用有两方面。一是参考作用，二是凭证作用。对于一个具体单位或者个人档案的作用体现在以下几个方面。（1）档案是一个单位规范管理的基础。（2）档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反应。（3）档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。（4）档案是我们积累知识和传播知识的重要载体。（5）档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。（6）档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系获得发展最有利的工具。但是这些作用往往被单位的执行者忽视，没有发挥其作用。另外档案的管理工作也没有被重视，在企事业单位中很多人甚至一些领导者都认为档案管理工作就是抄抄写写的保管事物性质的工作，不是单位的重要工作。只要保证不丢失、不泄密，能查档就可以了。没有意识到档案管理工作的重要性和必要性。所以在对于档案信息化资源的开发和利用上不足，使档案的管理工作效率不高。
2、档案管理制度不完善、不健全
企事业单位中一般都有较为完善的管理体制，但是在档案管理这方面的还比较分散，缺乏一些信息资源的整体性。在档案管理的制度、职责、考核标准等还没有一套完整的、系统的、严格的管理模式。很多人认为档案管理部门是一个冷清的部门，不能给企业带来经济效益。对于它的管理不需要有太多的管理模式去约束它。致使在档案部门工作人员对自己工作怠慢，导致信息化与档案管理没能有效统一，使档案管理工作跟不上时展的需求，造成了档案在实际的工作中对于其他方面工作利用率不高。
3、档案管理人员缺乏档案职业的准入资格
所谓的职业准入资格是指从业人员进入某种职业领域时所具备的基本条件、程序以及要求。准入资格对于进入某种职业领域内起到一定的屏蔽作用。但是目前我国的企事业单位的档案部门没有制定这样的准入资格。现在有很多档案部门从业人员非专业出身，文化知识水平都不高，知识老化，知识面狭窄，思想理念和思想意识都相对落后。这样的从业人员很难适应日益发展的档案信息化的速度。管理水平的欠缺，知识档案在信息开发利用方面处于滞后状态。
三、加强档案现代化管理的建议
1、创建电子文件管理系统
在电子信息系统中，电子文件系统是一种特殊的类型，保存文件的各种特殊都需要考虑到。其中活动凭证的安全存储，它都需要及时的产生、跟踪和检索。从而保护那些具有利用价值的档案能受到良好的保护。创新电子文件管理系统一般需要注意以下几个问题：（1）在文件管理系统中该如何确保活动记录能有效的记录下来；（2）当电子信息系统完成事务活动时，活动记录的形成该如何确保；（3）电子记录的传送如果在超过规定的时间，该如何越过硬件和软件的管理继续工作；（4）电子文件作为一种可靠活动事务凭证其真实性和完整性该如何保证。（5）如何简化电子档案的搜索程序。只有在明白了上述需要注意的问题，才能实现电子文件管理系统设计功能的必然要求。首先，对文件管理系统的任务应负起相应的责任；提出具体的要求和承诺在文件形成机构方面；文件记录的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辩性；其次，对文件记录的保护；最重要的一点是保持文件记录的完整性不受损害，使其具有更改性和审计性。最后，文件记录的可用性；要做到活动凭证可以二次编辑和修改，可利用和检索。
2、更新档案管理思想意识
科学的档案管理理念对于现代的档案信息利用意义重大，现代档案管理工作开展面临了信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战，要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质，不断进行创新，以全新的观念迎接挑战，突破传统封闭思想束缚，从手工型向现代化管理形势转变。对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革，促进档案管理新技术的应用，全面提升工作效率。同时改革那些与档案现代化管理发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题，把档案管理工作提高到一个新的层次。
3、档案管理与科技有效结合，规范化和标准化档案管理
实现档案现代化管理的基础条件通过计算机技术的不断普及。电子档案的自动分类、编辑、统计等工作都可以通过计算机技术来有效地进行。文件、图像等数据的转化产生的电子数据，可通过扫描仪工作来进行整体，使计算机技术的使用效率大大提高。电子档案信息的网络化与共享化通过利用互联网所建立的贡献平台来实现。甚至不同地域的电子档案信息都可通过网络来进行汇总。在需要调取档案时，只需在相关的平台上对所需档案进行检索，相关档案信息便可得到。档案现代化管理的工作必须要标准化和规范化；这是一个较为漫长的过程，想要实现其标准化和规范化，不是一时之间就可完成的。如像管理人员的手工操作就可运用到档案管理的基础工作中。在进行此项工作时，档案部门所颁布的相关条例条规是档案工作人员必须给予严格参照的。对档案现代化管理有时不一定全权依靠档案局，相关部门也应该给予关照和帮助，从而使档案现代化管理可以更快更好的实现标准化和规范化。
4、提高管理队伍的素质
企业档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这就要求高度重视档案管理队伍素质的提高。一是培养敬业精神。敬业是创新精神的基础。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，不断进行档案工作的探索和创新。二是培养独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。
四、结束语
档案现代化管理是时代的需要，也是历史的必然结果。档案管理人员必须深刻认识到自身的职责，更新工作观念，在档案现代化管理当中最重要的检索工具就是计算机技术，应积极创造投入计算机管理新设备和技术，最大程度发挥计算机技术的功能。但也不能忽视传统的纸质档案形式，只有将两者有机的结合，使之发挥出更为有效的管理效果，更好地服务于社会。
参考文献
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