探讨电子公文的规范化使用与管理

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摘 要：随着科学技术的不断发展，办公中产生的公文也逐渐实现了电子化管理模式，但就当期电子公文使用与管理现状来看，其在实施管理工作的过程中仍然存在着某些不可忽视的问题，因而在此背景下，要求当代公文管理部门应依据当前工作开展中存在的问题来不断完善公文管理手段，继而形成规范化的公文管理方法。本文从当前电子公文使用与管理中存在的问题分析入手，并详细阐述了完善电子公文使用与管理规范性的措施。

关键词：电子公文；规范化；管理

公文管理水平间接的影响着单位的发展，因而在此背景下，要求各单位在发展的过程中应提高对其的重视程度，且应通过加密信息传递过程的方式来提高电子公文管理水平，且规范相关工作人员对其的使用行为，达到最佳的管理状态，并由此提高电子公文安全性。以下就是对电子公文的规范化使用与管理的详细阐述，望其能为当前单位的稳定发展提供有利的文字参考。

一、当前电子公文使用与管理中存在的问题

（一）缺乏安全保存环境

就当前电子公文管理现状来看，其在实施管理工作的过程中仍然存在着缺乏安全保存环境的问题。与传统公文管理形式相比，电子公文的独特性表现在其以虚拟载体的形式存在网络环境中，因而其存储过程中所产生的安全性问题即引起了人们的关注。但由于网络具备开放性等特点，因而在一定程度上影响到了电子公文管理的安全性。而安全问题发生的主要原因归咎于电子公文管理人员在实际工作开展过程中存在着使用行为不规范的问题，继而导致电子公文在不安全网络传输环境中出现公文信息泄露等现象。

（二）使用人员缺乏安全意识

在当前电子公文使用与管理中仍然存在着使用人员安全意识薄弱的问题，而导致其问题发生的原因主要归咎于其使用行为的不规范及公文管理部门对其使用安全性宣传力度不足。为此，公文管理部门在实施电子公文管理工作的过程中应定期安排电子公文使用人员参加专业化的培训，继而促使其在培训过程中能提高自身电子公文安全使用意识，且在实际使用过程中规范自身操作行为，避免信息泄露现象的发生影响到电子公文的真实性及完整性。

二、完善电子公文使用与管理规范性的对策

（一）防止传递过程中的改写

在电子公文管理中为了提高整体管理水平，要求单位在实施电子公文管理工作的过程中应采取相应措施防止传递过程中的改写，对于此，首先要求管理人员在实际工作开展过程中应将电子公文设置为“只读”状态，以此来避免相关工作人员在应用电子公文信息过程中不规范操作行为的发生影响到电子公文信息可信度。其次，在电子公文传递过程中应赋予用户读取信息权利，同时应禁止其对电子公文进行修改及复制等，继而避免电子公文信息遭到泄露。再次，为了确保电子公文信息的真实性及原始性，要求管理人员应对用户的信息进行核查，以此来避免电子公文管理网站遭到不法分子的攻击影响到整体管理水平。

（二）加密信息传递过程

在电子公文使用与管理过程中加密信息传递过程中也是非常有必要的，其可保障信息的完整性。电子公文应用已经涵盖政府部门、企事业单位之间办公、信息交流和面对公众的信息服务三大方面。因而在此背景下保障电子公文信息传输的原始性是至关重要的，为此，要求电子公文管理人员在实施管理工作的过程中应采用适宜的加密方法来对信息进行加密，由此避免在信息传递过程中出现信息泄露等相关问题。此外，在对信息传递进行加密的过程中要求管理人员在实际工作开展过程中应将数据、文件、口令及控制信息纳入到加密范围内，以此来保障公文信息加密性，且提高电子公文管理安全水平。另外，在电子公文信息加密过程中应强化对常规密码算法及公钥密码算法的应用，最终达到信息安全传递的目标[2]。

（三）完善电子公章保护措施

在电子公文使用与管理过程中对电子公章保护措施的实施提出了更高的要求，为此，要求用户在对电子公文进行使用前应利用电子签名技术来验证自身身份，继而再展开电子公文信息查阅行为，由此避免不法分子对电子公文内容进行篡改。其次，在电子公章使用过程中要求相关工作人员应为电子公章加盖专用密码，继而避免其遭到不法分子的违法使用影响到电子公文内容的保密性。此外，在电子公章使用过程中做好相应的日记记录也是非常重要的，其可全面了解到电子公章使用情况，且在出现电子公章使用错误行为时，及时对其展开纠正[3]。

三、公文管理部门如何实现有效管理

为了达到公文管理部门有效管理目标，要求其在开展管理工作的过程中应依据自身电子公文管理现状构建相应的管理机制及管理细则，继而促使管理人员在良好的制度环境能规范自身操作行为，达到有效管理状态。其次，公文管理部门在实施管理工作的过程中应构建相应的监督机构，继而对公文管理人员实施实时监督，最终达到良好的管理状态。此外，公文管理部门在实际工作开展过程中应充分发挥现代化科学技术功能，构建相应的信息反馈平台，就此推动公文管理部门朝着更为科学化的管理方向

发展。

四、结论

综上可知，当前电子公文使用及管理的过程中仍然存在着某些不可忽视的问题，但是由于其管理水平决定着电子公文传输系统信息传递的安全性，因而要求管理人员在实施管理工作的过程中应通过完善电子公章保护措施、加密信息传递过程及防止传递过程中的改写等途径来提高电子公文传输的安全性。此外，由于电子公文管理对管理人员管理管理水平提出了更高的要求，因而相关工作人员应必须提高自身安全管理意识。

参考文献：

[1]陈晖.基于工作流的高校电子公文流转系统设计与实现[J].电脑知识与技术，2014，34（15）：3528-3530.

[2]陈晓晖.电子文件中心：路在何方――电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究，2011，15（05）：57-65.

[3]陈晓晖.电子公文：能走多远――我国电子公文档案管理五大问题剖析[J].档案与建设，2012，14（08）：10-13.