浅议财务核算系统上线措施及对财务管理的提升

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中图分类号：F232 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2013）01-000-02

摘 要 在当前充分竞争的环境下，企业必须加强内部控制管理，其中财务信息化是内部控制的重要组成部分。我单位在实施金蝶EAS财务核算系统的过程中，克服重重困难，通过成立项目小组，落实任务责任，制定颁布信息化项目实施奖惩办法，循序渐进的推进方式，充分沟通等方式方法成功完成财务核算系统上线。通过财务核算系统上线，统一了会计科目，客户供应商等基础信息实现共享，内控相关管理制度和流程完成梳理，使我集团的财务管理得到了大的提升。

关键词 实施必要 问题 措施方法 改进提升

在充分竞争的经济环境中，要更好的生存和保持强劲的发展活力，很重要的一点就是要加强内部控制管理。2010年，财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合了《企业内部控制配套指引》，连同此前的《企业内部控制基本规范》，标志着适应我国企业实际情况、融合国际先进经验的中国企业内部控制规范体系基本建成。

一、我集团推行金蝶EAS财务信息系统的必要性和重要性

（一）从宏观角度来看

《企业内部控制配套指引》第18号明确要求各企业应建立信息化系统，借助信息化平台提升企业管理，提高管理效率。财务信息化是信息化建设中非常重要的部分，是各企业提升管理能力加强竞争的必要和有效手段。

（二）从集团管理来看

笔者所在集团财务软件已不能满足不断扩展的业务需要，各子公司的数据无法共享，有价值的信息获取难度加大，无法挖掘数据的潜在作用，在集团和子公司的信息方面产生了不对称，难以为企业决策提供数据依据；并且因为分子公司越来越多地域越来越广，集团管控依靠传统模式也力不从心，管理的难度加大了，各子公司粉饰报表的情况也时有发生，如何实时的监控各子公司的数据，如何对各子公司进行有力的监控，如何挖掘数据背后隐含的风险，是摆在集团管理层面前的一个难题。为了更好的内部控制和提升管理效率，充分配置优化资源，亟需更新目前的财务软件系统并提升管理效率。

集团高层最终决定借助信息化手段转变集团管控模式。通过调研、招标最终和金蝶公司签署了战略合作协议，购买金蝶EAS软件的财务核算、预算管理、合并报表、资金管理、费用管理、供应链系统、HR系统等模块。作为整个系统的第一阶段，财务核算首当其冲，集团各分子公司近80个帐套进入紧锣密鼓的上线之战。从召开财务信息化动员大会到财务核算系统成功上线，历时三个月，在实施的过程中也遇到了很多的问题，借助财务信息化的契机，对企业内控及管理也进行了一定的梳理提升和改进。

二、实施措施

（一）实施中遇到的问题及原因

上线过程之初也遇到了很多的问题：如：很多财务人员做事拖拉、负面情绪多、提交数据不准确不完整、资料不能在规定的时间节点提交、领导参与度不够、项目组各模块成员沟通不畅等。这一系列的表现，归根于大家对财务信息化这件事情的焦虑，究其原因，分析如下几点：

1.通过信息化，集团管控从分权到集权的管理，各子公司都要在信息化的框架下运作，这也许使得各子公司比较排斥的一个原因，导致执行力非常弱。

2.信息化工作无疑给各子公司财务人员增加了很多的工作量。

3.各子公司财务人员大部分是跟随公司一起成长起来的，有的工作了30多年了，资格老，年龄结构比较大，接受新事物的能力相对弱。

4.对新系统上线之后带来的益处还看不到，担心对目前的工作没有实质的帮助。

5.习惯的改变比较难，不愿承担风险。

（二）实施措施方法

如何激发各子公司财务人员的执行力、保证提供基础资料的及时完整准确，是项目成功的关键之一。如何让一个项目成功，用什么保障这个项目成功上线？我集团财务核算系统能快速顺利上线成功，我总结如下几方面：

1.选择成熟的财务软件供应商，具有优良的项目实施团队及后续服务团队。如何选择一家好的软件公司，也是项目成功的关键，在选择公司时，我们着重从：公司实力，以往项目经验，项目实施人员的构成及项目经验和财务知识，实施团队的沟通表达能力、成本效益等方面进行考虑。

金蝶方的财务核算实施团队经验丰富，借助他们的实施方法给我们的项目实施提供引导，并根据项目进度设定严谨的时间节点，让大家在实施的过程中具有紧迫感。

2.成立了集团信息化财务项目领导小组。集团财务领导亲自挂帅，并且在实施的过程中领导持续的支持关注，并给予充分的时间保证，贯穿其中。并选择财务团队中的责任感强的业务骨干作为关键用户。

3.良好的沟通表达能力非常重要。项目实施中，实施人员具有非常良好的沟通表达能力，在给大家培训时，思路清晰，引导大家循序渐进的学习新的软件系统。

我方关键用户沟通能力非常强，耐心疏导大家的情绪并及时给大家解决问题。根据大家工作地点分散的情况，成立小范围项目团队，指定接受能力较强的年轻财务人员作为某一区域小团队关键用户，对其他财务人员进行指导帮助，很及时的让每一个财务人员都完成任务。

充分顺畅的沟通，自上而下，自下而上，扁平化的沟通，让每一个人对每一项任务指令都理解透彻，防止重复劳动。并在问题喷发比较多和集中的时候适时的召集会议解决问题。

4.制定并实施信息化项目奖惩办法。当时实施上线的时间是年底预算编制的时间，预算、信息化、日常账务处理交织在一起，大家抵触情绪严重，及时制定可量化可执行的奖惩措施，及时的鼓励，是保证执行力的必要手段。

集团及时制定颁布了《信息化项目实施奖惩办法的通知》奖励形式主要分通报表扬、现金奖励、补贴等途径，如：（1）加班补贴；（2）任务完成补贴；（3）工作效率及质量奖励；（4）合理化建议及团队建设奖；（5）专项奖；（6）项目阶段性成功奖励；（7）项目上线成功奖励。对每一个奖项都制定了非常明确的要求和金额。有奖励就有处罚，公司遵循“有功必奖，有过必罚”的奖罚原则。处罚形式主要分通报批评、罚款等形式。

落实责任。一项任务交由一个人从头至尾的跟踪指导直至最终定稿导入系统，责任落实到具体的一人，防止大家推诿责任，加强责任感。

5.循序渐进的推进方式。由调查问卷，再到收集整理基础资料，之后进行科目初始化数据整理，最后集中初始化和培训，项目成功上线，一步一步，非常扎实。

6.提交数据质量的好坏是财务信息化成败的关键。近80家帐套的数据， 2天时间就顺利完成初始化。这得益于项目收集数据的准确性和完整性。

7.每周例会制度。项目组成员每周五下午定时碰头开会，会议可以非常简短，主要进行总结、计划、风险分析，防止信息不对称，及时发现和防控风险点，使项目顺利进展。

8.滚动制作执行完成情况项目看板。项目组将通过项目看板的形式，对项目的进程进行管理，及时根据任务要求，公布各项目成员工作完成情况、项目整体时间节点控制情况、项目工作进展及完成情况，通过看板进行项目过程控制，把任务完成情况透明化，让大家及时了解每个人的工作进度，达到互相促进的目的。

9.对财务人员进行办公软件等电脑的基础应用培训。

三、金蝶EAS财务核算系统对财务管理的提升和改进要点

整理数据的过程，也是一个对财务管理进行梳理和改进提升的过程，并不是单纯的把原来系统里东西原封不动的般到新的财务系统这么简单。

我们借助这次更新财务系统进行了改进：

1.统一会计科目。集团财务梳理科目体系，征求各子公司意见，制定了一套规范的科目体系和使用解释并召集会议对科目进行详细的讲解。这样一套涉及工业、商业、房产、生物、高新技术等需求的科目体系非常庞大，之后在系统里边，进行科目体系分配的时候，对各种不同的需求进行了区别分配。如有新增，则需要提交集团财务，进行统一增加和分配。

2.对客户资料、供应商资料、物料、金融机构、组织及职员信息等基础数据和基础信息进行统一管理，并制定统一的编码规则。

各子公司提交基础数据和信息，集团财务进行删除重复项的操作，之后导入金蝶系统，资源共享，集团财务设置专门的信息化财务岗位，之后如果有新增，需要根据模版和流程报送集团财务，进行统一增加。

3.制定统一的报表和内部管理报表模版。制定统一模版，方便了分析，满足各部门的需要。

4.借助功能强大的多维度的辅助核算功能。原系统中，财务人员把很多内容挂在科目上，导致科目非常的冗余。这次金蝶系统尽量采用辅助核算的方式实现多维度的核算要求，比如“应收账款”的辅助核算可以是三个维度：客户+部门+销售员。

5.依托财务信息化的实施，梳理和修订集团相关财务制度和流程。在实施信息化的过程中，我们修改出具了：集团及各分子公司财务管理权限审批制度、全面预算管理制度、财务人员集中管理和委派制度、收支两条线资金管理制度等一系列的管理制度。

综上所述，财务信息化对集团的管理思想、管理方式、管理手段都带来了新的变革。信息共享，实时监控，并防范风险，避免因信息不流畅而出现的决策失误，提高了会计信息的价值，全面提升了集团财务管理水平。

参考文献：

[1]企业内部控制基本规范.

[2]东北财经大学出版社.企业风险管理-整合框架（美COSO制定）.