如何加强工程档案齐全性\完整性与系统性
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摘要：工程档案是指在工程建设过程中形成的原始的、图物相符的具有保存价值的真实记录和实际反映，记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程。只有在每一阶段完成各自职责范围内的归档资料的收集、整理与归档，才能确保工程档案齐全性、完整性与系统性，才能为以后工程的运行、维护与扩建提供正确的信息资源，为本单位及社会的经济建设节约大量的人力、物力与财力，推动社会更快发展。
关键词：工程档案 齐全性 完整性 系统性
中图分类号：E271文献标识码： A
随着社会经济的快速发展，城市建设的步伐也越来越快。新工程项目建设、旧工程项目改造、扩建等越来越多，可每当要查阅相关的档案时却找不到想要的事实依据，这就给新工程的建设带来不少麻烦。如我们水务公司主要业务是城市供水、污水处理及水利防洪工程建设、运行与维护。承担的建设项目，有好多是市政重点工程项目，工程的验收必须要先进行档案专项验收。结合多年来的工作实际，目前工程档案中存在问题较多的是前期资料收集不全；施工、监理资料质量不保证，浮于应付建设单位；竣工图编制不真实、不全面；验收材料不完整。致使工程档案不齐全、不完整、不系统，给新工程的建设、旧工程改造、旧设备更新带来很大的麻烦，工作带来被动。
一、目前工程档案存在问题主要表现在以下几个方面：
（1）工程前期归档材料收集不齐全。
有些工程项目建设持续时间较长，如我们的污水处理一期工程，从1998年开始项目调研，1999年12月项目批复，到2003年4月开始试运行，时间跨度约5年，其中涉及单位多，部门广，由于多种原因，致使有的资料无法收集全，造成工程归档材料不齐全、不完整。如工程前期资料，由于项目刚组建时先由环保局负责，成立污水处理指挥部，后来再成立嘉兴市联合污水处理有限公司，着手污水处理的建设工作，其中，在人员的变更时没有及时移交相关的档案材料，导致有些材料就不知去哪儿了，造成各种需要归档的原始记录无从找起，给后来的工作带来很大不便。现在公司进行金融改革，要补办一些产权证明，查找一些原始的记录与相关证件，却找不出来，有些还得从新再补办，给后来的工作带来很大的麻烦。
（2）施工、监理单位的归档材料不完整，质量不保证。
相当多的施工单位在工程建设中档案管理明显滞后于项目建设的进程，项目已竣工验收了，施工资料还拿不出来，更不要说整理了。到了不得不移交时，才肯花精力、花时间去做，而做出来的资料不完整，质量不保证，因为有的资料是为了做资料而做资料的，并不是当时工程建设的真实记录，失去档案的原始价值，只是为了应付建设单位。况且，有些档案材料书写不规范，缺少日期，各单位的签字盖单等，材料质保单收集不全，甚至有些就根本与实物对应不起来。这样就缺少归档资料的齐全性、完整性与真实性，不再是真实地反映建设的全貌，失去档案的原始价值。为以后的事实依据查找带来不可补救的局面。
（3）竣工图的编制不完整，标识不统一。
按照国家的有关规定，建设项目的竣工图应准确、清楚，修改到位，能真实反映项目竣工时的实际情况。但有的建设项目，设计变更在竣工图上没有修改到位并注明修改的依据；未在变更的依据性文件上注明被修改的图号；修改方法不参照有关标准，标识不统一；还有由于变更执行程序的不规范，没有事实依据，只是口头的说明，极易导致竣工图误差和失真。如我们单位不论是供水管线还是污水管线，工程建设完成后，地面一复耕，全成了地下管线。时间一长，难免会出问题。去年我们就出现了污水管子突然破裂，大量的污水横溢，此时，时间就是一切，赶快查找竣工图，摸清当时地下管线的情况，拿出切实有效的抢救方案，把损失降到最小。由于当时竣工图的编制比较完善，经过工人的两天两夜的抢修，污水管线恢复正常，由此可见竣工图的准确性是何等重要。
（4）竣工验收阶段资料不齐全。
到了工程竣工验收阶段，工程建设已基本结束，这时很容易遗漏这阶段形成的资料，如工程整改材料、竣工验收的各方汇报材料、工程质量的检查报告、验收原始文件等。还有各项专项验收，如环保、职业卫生、档案、消防。建设单位的档案专职人员要及时收集，以确保工程档案的齐全性与完整性。
（5）特种载体的档案材料缺少。
特别是隐蔽工程，大多数是没有照片。工程的开工、建设或竣工过程的照片、影像资料很少，甚至没有，不能直观反映工程建设项目的实际情况。
二、针对以上存在的问题采取相应的解决办法
1、各级领导重视，把档案工作作为工程建设管理的一项重要内容来抓。
首先，各参建单位把档案工作列入年度计划及工程技术人员的岗位职责、目标考核中，具体责任到人。其次建设单位在工程项目招标、投标和与各参加建设单位签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交竣工档案的各项要求及档案移交经济责任制考核措施。包括移交档案的内容范围、质量、数量、时间要求等。各参建单位根据要求相应做好各阶段形成的归档资料收集、整理、移交工作，等工程结束时经过系统整理后移交建设单位。建设单位根据工程档案形成的自然规律，把各单位的档案进行系统性整理，确保工程档案的齐全性、完整性与系统性。
2、健全制度，实施规范化管理。
建设单位根据工程的实际情况制定切实可行的工程档案归档制度、归档范围及归档要求，指导与督促施工、监理单位及时做好归档资料的收集、整理。把档案管理工作纳入工程建设管理体系中，实现工程建设与建档工作同步推进，从重视每一阶段、每一道程序、每一环节，每一个形成材料的节点上，使每一个工程项目的材料的形成、积累、整理、归档等始终处于受控状态。建立档案人员与工程建设人员的定期交流制度，建立良好的沟通与合作关系，能够尽快地主动融入工程建设工作中，从而更好地开展档案工作指导提供有利的条件。施工单位要健全施工资料管理制度，配备专人负责施工资料的归档工作，加强业务培训，提高专业知识和工作责任心。项目监理人员对施工资料要及时核查，签认并督促施工单位做好各阶段的材料归档工作，同时要做好监理的档案材料。
3、加强特殊载体档案的收集。
监理单位要做好工程建设的照片收集，如隐蔽工程，当工程建设完成时，如有问题，要查找问题的原因所在，只是凭纸质的资料，很难让人信服，如有当时照片为证，那就很有说服力，事实清楚。建设单位与要做好相关的照片、录音、影像等资料的收集，这是工程建设最直接的一个真实反映。
4、做好归档资料的移交、审核工作。
建设单位对每一份归档材料要认真审查，技术数据是否可靠，签字手续是否完备等，保证归档材料的齐全与完整，才能办好档案的移交接收手续，保证工程档案的质量。
总之，保证工程档案的齐全性、完整性与系统性，使工程档案管理达到标准化、规范化、现代化要求。必须加强工程档案的管理，从领导的重视、制度的建设、档案人员的管理，采取行之有效的措施，才能做好工程档案的管理，才能提供完整可靠的档案资料，使档案的价值得到真正的体现。
参考文献：
1：范巧燕. 企业档案管理――电力企业创新研究 北京 经济管理出版社 2007
2：吴永志. 谈新形势下科研单位基建档案的归档工作 浙江档案 2009年第3期
3：《建设工程项目管理规范》 GB/T-50326-2006