浅谈如何降低民办高校教学物资的采购成本

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［摘 要］降低民办高校教学物资采购成本是提高高校资金利用率的有效方法之一。高校教学物资采购具有较强的专业性要求,降低教学物资采购就要联系高校教学的实际,建立必要的规章制度,采取集权采购,从而有效地降低采购成本。

［关键词］民办高校；采购成本；集中采购

［中图分类号］F252 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2010）49-0132-02

1 完善教学物资采购制度与采购组织,降低采购成本

健全民办高校采购管理体制是高校实行集中采购的基础。通过建立采购管理规章制度建立来规范教学采购的操作方式和程序,增加采购工作透明度,防止暗箱操作,保证公开、公平、公正竞争。目前一般民办高等院校都设置了内部控制制度,但这并不意味着在实际工作中一定能达到预期的控制目的,往往设置制度是一回事,而执行制度又是另外一回事,并且存在制度的不完善,这就要求不仅要对内控制度是否健全进行评价,重要的是对内控制度是否有效进行评价,对设备采购从立项、计划金额、合同签订、验收建账、付款全过程实行有效的监督,对程序和操作方式进行严格有效的监督约束和评审；同时,学校应制定设备物资采购的政策性文件及相关的配套实施细则。

民办高校采购部门组织结构是指高校采购部门计划、协调和控制政府采购业务活动的整体框架。设置合理的组织结构,有助于建立良好的内部控制环境。通常包括：确定组织单位的形式和性质,确认相关的管理职能和报告关系。为每个组织单位内部划分责任权限制定办法。

2 教学部门人员参与采购方案制定及采购监督

教学物资采购方案,一般来说是根据学院的教学总体规划、教学大纲的具体要求以及学院教学的实际需要综合考量后提出来的,后由教务处、财务处、后勤处、设备管理处等部门调研论证后再去组织实施。在制定具体采购方案时,使用部门作为最终用户必须参与,从技术角度提出具体详尽的技术数据供决策层参考并对其负责。这样才能有效地避免随意采购、盲目开支的弊病发生,从而使购买的教学设备与实际需要相匹配、与长远建设相协调,杜绝或减少因采购失误所带来的种种损失。

3 教学物资以集中采购为主,降低采购成本

民办高校自身的特殊性和采购物资的急需性,决定了物资采购应从实际出发,具体情况具体分析,加强各部门的协调,实行集中采购与分散采购相结合、招投标与非招投标方式相结合,积极稳妥地推进教学物资采购工作。这样既可以发挥集中采购单位和各使用单位的积极性,又可能发挥集中采购的优势。

在高校教学物资采购实际操作中,按照不同的情况采取不同的采购方式：对通用性强,技术指标相对简单的仪器设备,如办公用品、计算机、打印机、复印机、传真机、汽车、空调等,有一定采购量但不是急需的科研仪器应直接交由学校集中采购,为学校节约资金。

实践证明,实行集中采购是降低采购成本的有效方法之一。进行集中采购,这里有两层含义：一是集中需求量。供应部门将各学院在一定时间内的需求具有共性的物资进行整合,比如，办公用品的采购,力求达到供货商的最小批量要求或将较小批量整合成较大批量,以求争取到更优惠的价格；二是集中向某个教学物资供货商采购。这种方案更适用于产品较齐全的分销商采购。由于分销商的经营模式较生产厂家更为灵活,他们往往较多的产品线,而其要求的最小订货量也较生产厂家更低,因此在很多时候向一两家产品线较全的商集中采购是小批量采购的一种上佳选择。

在物资采购过程中,将各全校的需求集中起来,采购部门便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。规格标准化后,可取得供应商标准品的优惠价格,库存量可以相对降低。费用的支出也会因采购统一作业而减少,采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。

4 建立严格的采购招标制度,降低采购成本

民办高校也可与公办高校一样,实行采购招标制度。规范招标采购过程,充分调研,事先提出教学物资采购的条件和要求,邀请众多供应商参加投标,然后由学校按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择采购对象,以最科学的方法选择最合适的供应商。

民办高校的物资采购也具有采购金额大、集中、品种多,专业性强的特点,多数采购适合使用招标采购的方式。做好教学物资采购招标工作,公开选择合理的供应商,对节约采购成本有重要的意义。

5 重视采购结果验收,及时反馈采购效果

高校教学物资采购,不仅要把重点放在“采”的过程上,更要放在“购”的结果反馈方面。教学物资采购从制订采购计划、组织采购活动,一直到采购结果验收完毕是一套完整的管理过程,每个环节都环环相扣,紧密衔接,只有每个环节都做好了,才能最终取得一个好的结果。在目前的高校采购管理过程中,履约验收却是采购过程中的薄弱环节。

有针对性地成立验收小组,由采购人、质量检测机构人员、供应商、申请采购部门使用教师组成,另外如有必要,还可以邀请纪检部门代表参加验收。

一是要检查采购合同的履约情况,看其是否符合既定约定(包括合同中的交货时间、货物数量、交货方式等)；二是验收所采购产品(尤其是大型教学设备、精密仪器)的质量,即检查其技术指标、规格型号是否符合采购要求以及供应商的承诺。为再次的采购做好铺垫和准备。

验收是采购不可或缺的一项工作,而且是对整个教学物资采购行为最后把关的一个重要环节,如果在这个环节上发生差错,必然会给整个采购行为带来不可挽回的损失。而且,验收环节也是容易发生腐败行为的一个环节。所以,必须建立起严格的验收制度,规范验收人员的行为,反馈采购的结果与不足,提高采购效率。

参考文献：

［1］沈小静,谭广魁,唐长虹.采购管理［M］.北京：中国物资出版社,2003.

［2］游栋明.我国高校实施政府采购制度存在的问题与对策［J］.中国教学纵横,2004(3)：141-142.

［3］田伟福.高校集中采购的时间与探索［J］.广州大学学报,2003(5)：46-47.

［作者简介］霍丽娟,女,山西阳泉人,学士,武汉商贸职业学院物流学院助教,研究方向：物流管理。