Excel输入智能化实时汇总自动化
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本文可以学到
在excel中实现相互关联的多
级下拉列表
通过数据透视表进行数据实时分类汇总
我们在利用Excel制作表格时，常需要在上下列单元格之间输入关联的词组，如上下级关联的单位名称、账务中的一、二、三级会计科目、采购部门的供应单位与供应品种、价格等。我通过多次实践，摸索出了一套行之有效的数据分类归纳汇总处理的独特方法，一次输入，即选即填，再通过数据透视表完成自动汇总表。输入数据后，在数据透视表中右击，选择“刷新”，即可完成现时的分类汇总数据，减轻了大量的工作。本文以Excel 2003为例。
关联输入智能化
首先搭好框架。打开新建工作簿，保存为“智能公司内部经费结算”，将工作表标签Sheet1、Sheet2、Sheet3分别重新命名为“单位名称”、“明细表”、“汇总表”。通过图1的设计构成A1～A15、B1～G15、H1～T15的一、二、三级单位智能数据输入来源框，并将一、二、三级单位用菜单“格式”中工具“边框”功能，加上彩色粗线框。A3～T3不输入任何值，主要是在“明细表”选择输入时下拉框第一项是空格，第二项始终是第一个单位名称或姓名。
接下来为“明细表”定义下拉列表框取值范围。光标选择A2单元格，进入“插入名称定义”，在“在当前工作簿中的名称（W）”下，看到自动填入“科室车间”，再将光标移至“引用位置（R）”下已自动填入“=单位名称!$A$2”，单击，去掉“=单位名称!$A$2”再将光标移向A4按住左击不放拖动至A15。这时“引用位置（R）”下自动填入“=单位名称!$A$4:$A$15”（见图2），确定，即完成一级单位“定义名称”，二、三级单位方法相同。
打开工作表标签“明细表”，A1填入“公司内部耗用品经费明细表”，A3～G5分别填入“年、月、日、车间部门、班组科室、经办人、耗用品金额”，光标指向列A，选择A列，选择“数据数据有效性”，“设置允许（A）”下将“任何值”更改选择为“序列”，“来源（S）”下填入“2008,2009,2010,2011,2012”（逗号为英语状态）。此时选择A4单元格右边显现倒三角图标。指向倒三角图标出现下拉框，选择“2008”A4单元格即填入“2008”（见图3），B、C列中“月、日”操作相同。
选择D列，“序列”的“来源（S）”选择“插入名称粘贴”，“粘贴名称”选择“车间部门”，“数据有效性来源（S）”下自动填入“=车间部门”（见图4），确定后，出现“源目前包含错误。是否继续？”对话框，点“是”。此时整个D列任意单元格都可选择输入。E、F列“班组科室、经办人”中数据有效性设置操作除“数据有效性来源（S）”下分别为“=INDIRECT(D1)” 和“=INDIRECT(E1)”外，其他操作相似。
现在来定义数据透视表选定区域范围，建立数据透视表。
选择“插入名称定义”，在“在当前工作簿中的名称（W）”下填入“汇总表”，在“引用位置（R）”下填入“=明细表!$A$3:$G$10000”，确定。打开工作表标签“汇总表”，选择B6，打开“数据-数据透视表和透视图(P)”对话框，点“下一步”，在“选定区域(R):”下输入框内输入“汇总表”，确定，下一步，完成。
再将“数据透视表字段列表”中“年、月”、“车间部门、班组科室”、“经办人”、“耗用品金额”分别拖入“页/行/列字段/数据项”对应的方位（见图6）。
数据透视表中年、月分别选择为“2008”和“3”，在数据透视表数据区中右击后，选择“数据透视表向导”，单击“布局”，双击“数据(D)”框内的“计数项:耗用品金额”，“汇总方式”选择“求和”，进入“源字段名称”，把“计数项:耗用品”修改为“耗用”（见图7），确定。再将“耗用品金额”所在列设定为“货币”格式。选定B1～E2区域单元格合并居中，输入“公司内部耗用品经费汇总表”，设定字体大小、颜色并加粗。进入“工具选项选项”，把网格线前方框中“√”去掉。一张内部三级单位分类归纳汇总核算的“公司内部耗用品经费汇总表”就一目了然了（见图8）。
后记：
我用Excel做了好几年的会计账，汇集了好多应用技巧。一问二看三练，主要功夫在练上，其中也遇到不少难解之处，一个难题，冥思苦想几天、十几天、甚至半年一年，解决了一个个难解之题，内心深处别提有多高兴，傍人是难以体会的。数据透视表是Excel中的精华，我用到了此精华所带来的好处而一发不可收，希望我在文中提供的方案能给大家带来帮助。